Você sabe como gerenciar os Recursos Humanos da sua empresa? Aprenda já!!

Você sabia que Gerenciar os Recursos Humanos de uma empresa pode ser muito mais simples do que você imagina? E esse método pode alavancar os resultados dos projetos da sua empresa? Este artigo serve para te ajudar a descomplicar essa ideia e acabar com todas as suas dúvidas!

Mas vamos começar do início! Então o que seria gerenciamento de recursos humanos?

Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

A equipe é composta por pessoas com funções e responsabilidades atribuídas com foco no término do projeto.

O gerenciamento está atribuído ao processo de planejamento de um projeto. Nesta etapa são definidos os planos de ações, mapeamento de riscos, gerenciamento de recursos, insumos, gastos, e toda a parte mais estratégica do projeto.

Processos do gerenciamento dos recursos humanos no seu projeto

Os processos são essenciais em qualquer projeto que você esteja trabalhando, no caso do gerenciamento dos recursos humanos não seria diferente, neste caso os principais processos são:

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Processos do Gerenciamento de Recursos Humanos no Projeto / Fonte: Escritório do Projeto

Planejar o gerenciamento dos Recursos Humanos: Identificar e documentar as funções, responsabilidades, competências necessárias e relações hierárquicas, criar o plano de gerenciamento de RH.

Mobilizar a equipe do projeto: Obter os recursos humanos necessários para o projeto.

Desenvolver a equipe do projeto: Melhorar as competências e interação dos membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto.

Gerenciar a equipe do projeto: Acompanhar o desempenho da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e coordenar mudanças para melhorar o desempenho do projeto.

Ainda segundo o Guia PMBOK, podemos separar o gerenciamento dos recursos humanos em Entradas, Ferramentas e Saídas do Processo da seguinte forma:

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Etapas do Processo de Gerenciamento dos Recursos Humanos / Fonte: Escritório do Projeto

Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: é o documento que descreve como o projeto deverá ser executado, controlado, monitorado e encerrado.

O processo para planejar o gerenciamento dos recursos humanos irá utilizar algumas informações do plano de gerenciamento do projeto, dentre elas:

  • Como será mantida a integridade das linhas de base;
  • Necessidades e métodos de comunicação entre as partes interessadas;
  • Como o trabalho será executado para atingir os objetivos do projeto;
  • Como as mudanças serão monitoradas e controladas peloplano de gerenciamento de mudanças;

 

  • Requisitos de recursos das atividades: os requisitos de recursos das atividades identificam o tipo e a quantidade de recursos necessários para execução de uma determinada atividade, podendo ocorrer a agregação para obter-se a quantidade de recursos estimados para o pacote de trabalho. O nível de detalhamento pode variar de projeto para projeto, bem como de organização para organização.

 

  • Fatores ambientais da empresa:é o conjunto de fatores, internos ou externos, que possam exercer influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequentemente, sobre o modo como o projeto será gerenciado. Neles estão inclusos:

 

  • Cultura da organização;
  • Recursos humanos existentes;
  • Política de administração de pessoas;
  • Condições do mercado de trabalho.

 

  • Ativos de processos organizacionais:são processos, procedimentos, planos e bases de conhecimento que uma organização possui e que podem influenciar no meio como o gerenciamento de projeto será executado, ou seja, os ativos de processos organizacionais que poderão influenciar como será realizado o gerenciamento dos recursos humanos incluem:

 

  • Modelos de organogramas;
  • Modelo de descrição de cargos;
  • Lições aprendidas sobre estrutura organizacionais que funcionaram em outros projetos;

Ferramentas e Técnicas:

  • Organogramas e descrições de cargos:projetos são, basicamente, uma estrutura sequenciada de atividades com início e fim definidos, justamente por isto é fundamental que os envolvidos saibam, claramente, quais são seus papéis e responsabilidades junto ao projeto. Para lidar com este assunto, o processo planejar o gerenciamento dos recursos humanos se vale da utilização de formatos para auxiliar na organização do projeto. Basicamente os formatos utilizados para documentação de papéis e responsabilidades se resumem aos tipos: hierárquicos, matriciais e em formato de texto.

 

  • Gráficos hierárquicos: os organogramas tradicionais são utilizados para apresentação de posições e relações em um formato gráfico de cima para baixo.

Um bom exemplo é a EAP, que tem o objetivo de mostrar como as entregas do projeto são desdobradas em pacotes de trabalho. Este tipo de visão torna muito mais fácil a compreensão por parte dos envolvidos, muito pela facilidade de visualização. Há também a EAO (Estrutura Analítica Organizacional) que nada mais é do que uma EAP acrescida dos departamentos, unidades ou equipes existentes, atreladas as atividades ou pacotes de trabalho.

  • Gráficos matriciais:   uma matriz de responsabilidade tem o objetivo de apresentar os recursos do projeto que estão alocados para cada atividade, ou seja, o formato matricial mostra todas as atividades associadas à um profissional, bem como todos os profissionais associados à uma atividade. O melhor e mais conhecido exemplo de gráfico matricial é a Matriz RACI, que traz diversos benefícios, como maior clareza e facilidade de entendimento dos envolvidos na tarefa.

 

  • Formato de texto: trata-se de listas ou formulários que fornecem informações detalhadas, como, por exemplo, responsabilidade, autoridades, competências, qualificações e outras. O valor deste formato é, justamente, a possibilidade de detalhamento elevado.

Seguem abaixo os exemplos dos dois primeiros itens:

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Exemplo de Estrutura Analítica Organizacional / Fonte: Link Sinergia
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Exemplo de Matriz RACI / Fonte: Link Sinergia

 

  • Networking: assim como em qualquer outra atividade da organização, o networking é a interação formal ou informal com os outros profissionais da organização, departamento ou ambiente profissional. O networking beneficia o gerenciamento do projeto por auxiliar no entendimento dos fatores políticos e interpessoais que possam afetar a eficácia do gerenciamento dos recursos humanos. Networking pode ser realizado em diversas atividades, como, por exemplo, almoços, reuniões, apresentações, conversas informais e outras.

 

  • Teoria organizacional: a teoria organizacional que se aplica ao gerenciamento de projetos pode beneficiar o gerente de projetos por meio de informações sobre a forma como pessoas, equipes e unidades organizacionais se comportam. A aplicação eficaz de temas comuns à teoria organizacional como, por exemplo, gerenciamento do tempo, gerenciamento dos custos e outros, podem auxiliar o processo planejar o gerenciamento dos recursos humanos, tornando este mais eficaz.

 

  • Opinião especializada:  trata-se da utilização de conhecimentos de profissionais, grupos e organizações que possuem alta capacitação, conhecimentos, experiência ou treinamentos na área em questão. Um gerente de projetos com experiência pode ser considerado como uma opinião especializada. Essa opinião pode ser usada para:

 

  • Analisar papéis requeridos para o projeto;
  • Determinar relacionamentos hierárquicos necessários;
  • Listar os requisitos preliminares de habilidades necessárias;
  • Identificar riscos associados ao plano de mobilização, retenção e liberação de pessoal.

 

  • Reuniões: podem tornar o processo planejar o gerenciamento dos recursos humanos menos extenso e mais eficaz, por meio do entendimento de opiniões, colaboração entre as partes, compartilhamento de experiência e outros.

Saídas:

  • Plano de gerenciamento dos recursos humanos: é parte integrante do plano de gerenciamento do projeto, e tem o objetivo de orientar o gerente do projeto e a equipe de gerenciamento do projeto sobre como os recursos humanos do projeto devem ser definidos, mobilizados, gerenciados e, após o termino do projeto ou fase, como os recursos humanos serão liberados. O plano de gerenciamento dos recursos humanos inclui diversos itens, dentre eles:
  • Papel: trata-se de da definição da função que será designada pelos profissionais, como, por exemplo, engenheiro civil, analista de sistemas, desenvolvedor e outros.
  • Autoridade: trata-se da definição do nível de autoridade que cada membro da equipe de projeto possuirá, como, por exemplo, quem poderá aceitar as entregas do projeto, quem poderá aprovar mudanças e outros.
  • Responsabilidade: trata-se das obrigações que os profissionais terão de executar para concluir as atividades do projeto.
  • Competência: trata-se do nível de conhecimento necessário para que os profissionais possam executar as atividades definidas para o projeto. A definição do nível de competência necessário é fundamental para o sucesso do projeto, pois a indefinição desta informação poderá prejudicar o projeto, podendo causar atrasos, retrabalho e outros.
  • Organograma do projeto: o organograma do projeto é a explicação gráfica dos membros do projeto e da hierarquia existente. Segundo o PMBOK® este item pode ser formal ou informal, mais ou menos detalhado, dependendo da complexidade do projeto.
  • Plano de gerenciamento do pessoal: considerado uma parte do plano de gerenciamento dos recursos humanos, o plano de gerenciamento do pessoal contempla as informações sobre quando e como os membros do projeto serão mobilizados, ou seja, quando irão assumir seus papéis e responsabilidades, bem como informa sobre quanto tempo os seus serviços serão necessários. Diversas informações são contempladas no plano de gerenciamento do pessoal, dentre elas:
    • Mobilização de pessoal
    • Calendário dos recursos
    • Plano de liberação do pessoal
    • Necessidades de treinamento
    • Reconhecimentos e recompensas
    • Conformidade
    • Segurança

 

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Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos no Projeto / Fonte: Shutterstock

Trazendo para uma ideia mais palpável e que faça parte do cotidiano, você deve estar se perguntando, “Mas como irei aplicar esse gerenciamento de recursos humanos na prática?”. Bom, para isso vou citar um exemplo de uma empresa em que eu trabalhei. A

empresa iria implementar o software SAP em todos os computadores visando um aumento de produtividade, visto que os sistemas internos demoravam praticamente o dobro de tempo que o SAP leva em seus processos.

Para isso, o gerente de projetos foi encarregado de planejar todo o projeto e garantir o máximo de eficiência na sua gestão. Neste caso o gerenciamento de recursos humanos foi aplicado em diversas ocasiões, como:

  • Criação de descrições de cargos para todos os funcionários do projeto
  • Recrutamento de profissionais capacitados em gestão do SAP para atuar neste projeto
  • Criação de um organograma especifico para o projeto, a fim de definir de forma clara e ágil a hierarquia do projeto
  • Capacitação dos responsáveis pelo projeto
  • Mapeamento dos fatores ambientais da empresa e dos requisitos de recursos para o projeto

E através de um plano de gerenciamento de recursos humanos bem elaborado e executado, o projeto transcorreu de forma correta, dentro do prazo e com a minimização dos riscos existentes.

Viu só como é simples? Um bom plano de gerenciamento de recursos humanos pode ser o fator determinante para o sucesso ou não dos projetos da sua empresa.

Seguindo essas etapas a sua empresa estará pronta para executar projetos com um excelente gerenciamento dos recursos humanos de forma a otimizar os custos e a produção do projeto.

Referências Bibliográficas:

ARANHA, Frederico – Vamos Planejar? #13: Gerenciamento dos Recursos Humanos – 2015 – linhttps://www.profissionaisti.com.br/2015/04/vamos-planejar-13-gerenciamento-dos-recursos-humanos/ – Acesso em: 18 nov. 2017

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), 4th edition. Pensilvania: PMI, 2013

SCHEER, Sergio. Gerenciamento de Recursos Humanos e Gerenciamento de Comunicações . 48. Gerenciamento de Projetos – DCC UFPR, Paraná.

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