Como definir, validar e controlar o escopo de um projeto? Conheça mais afundo como funciona, quais as etapas, e porque é importante planejar o gerenciamento do escopo de um projeto.

Ao começarmos um projeto do zero, devemos elaborar um escopo, documento que nos guiará ao longo do projeto definindo todos os requisitos do projeto, são estes, objetivos, tarefas, prazos, entregas e custos que norteiam o projeto, porém para que o escopo seja bem definido e preciso, devemos planejar o gerenciamento do escopo.

O Planejamento é uma das etapas iniciais do projeto. Dessa forma, podemos dizer que o planejamento é como se fosse uma maneira de direcionar o projeto, isto é, consolidar um conjunto de objetivos e alinhar todo o trabalho necessário para alcança-lo.

O escopo não ajuda somente nas etapas preliminares do projeto, mas também no andamento do mesmo, monitorando o andamento e progresso do projeto e também pode sofrer ajustes decorrentes de mudanças e imprevistos que possam ocorrer ao longo do projeto. Entretanto, é muito importante ressaltar que todos os projetos objetivam alcançar algo e para que isso aconteça devemos ter todos os acontecimentos e imprevistos refletidos em nosso escopo de modo que se possa garantir a viabilidade do projeto, evitando a “curva fora da linha” do projeto. Para que isso seja feito da melhor forma, devemos planejar o gerenciamento do escopo, pois a principal vantagem desse processo é de fornecer orientação e direção sobre como o escopo será gerenciado durante todo o projeto.

O processo de Gerenciamento do Escopo subdivide-se em seis essenciais processos que são: planejar o gerenciamento, coletar informações, definir o escopo, criar a EAP, validar o escopo e controla-lo. O gerenciamento do escopo do projeto se faz necessário, pois é ele que garantirá a realização do trabalho a ser feito e como o mesmo deve ser realizado, evitando trabalhos que não estejam dentro do planejamento.

O fluxo do processo de planejar o gerenciamento consiste em:

WhatsApp Image 2017-10-31 at 20.13.51

Figura 1: Fluxo do processo – Entradas, técnicas, ferramentas e saídas. Fonte: <http://linksinergia.com.br/2015/01/12/gerenciamento-de-projetos-baseados-no-pmbok-gerenciamento-do-escopo-do-projeto-parte-2/>

 

As entradas do projeto são:

  • Plano de gerenciamento do projeto: Também conhecido como plano de projeto, é um documento que descreve como serão elaborados, controlados, monitorados, executados e encerrados todos os planos auxiliares que norteiam o projeto, com o intuito de direcionar a equipe para direção certa. O plano de gerenciamento do projeto integra todos os planos de gerenciamentos auxiliares do planejamento, são estes:
  1. Quais os processos serão aplicados a cada fase do ciclo de vida do projeto;
  2. Resultados das adequações feitas pela equipe de gerenciamento do projeto;
  3. Como será a realização do trabalho para alcançar os objetivos;
  4. Nível de implementação de cada processo;
  5. Como serão utilizados os processos para gerenciar o projeto, inclusive a interação e dependência mutua desses processos, e as entradas e saídas que são essenciais;
  6. Plano de gerenciamento de mudanças, ou seja, como serão controladas e monitoradas as mudanças do projeto;
  7. Plano de gerenciamento de configuração, ou seja, como será realizado o gerenciamento da configuração;
  8. Necessidades técnicas para a comunicação entre as partes interessadas;
  9. Revisões do gerenciamento do conteúdo, abrangência e melhor momento para facilitar o tratamento de questões em aberto e decisões pendentes.

 

  • Termo de abertura do projeto (TAP): Trata-se do documento emitido pelo responsável do projeto ou patrocinador que autoriza a execução do projeto, além de atribuir um responsável para o mesmo.
  • Fatores ambientais da empresa: Analisa todos os fatores internos e externos do projeto, identificando quais podem causar restrições, influencia e causar modificações no projeto.
  • Ativos de processos organizacionais: procedimentos, processos, politicas e bases de conhecimento da organização que poderão ser utilizadas no projeto, servindo de informação valiosa e construtiva para o mesmo.

 

 

Ferramentas e técnicas:

  • Opinião especializada: trata-se da utilização de conhecimento de profissionais, pessoas envolvidas no projeto, grupos e organizações, altamente capacitados para o plano de gerenciamento do escopo.
  • Reuniões: encontros realizados periodicamente entre gerentes do projeto e equipes com a finalidade de planejar o gerenciamento do escopo, assim como para outros processos que estão envolvidos no projeto também.

 

A última etapa do “planejar” o gerenciamento do projeto são as saídas, que consiste em duas etapas, estas são:

  • Planejar o gerenciamento do escopo, que estabelece como será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado o escopo. Esta etapa contempla 5 processos que também são indispensáveis, dentre eles:
  1. Detalhamento específico do escopo do projeto;
  2. Viabilização da criação da EAP a partir da validação detalhada do escopo;
  3. Aprovação da EAP;
  4. Processo de como serão obtidas as entregas formais do projeto;
  5. Como serão tratadas mudanças no escopo do projeto;
  •  O plano de gerenciamento de requisitos busca estabelecer o processo de priorização de requisitos, sejam estes, serviços ou produtos, e também estabelecer como as atividades dos requisitos serão planejadas, monitoradas e relatadas.

 

Esse método é muito utilizado, principalmente, em indústrias, pois todos nós sabemos que por traz dos produtos, temos todo um processo de fabricação e consumo de matéria prima. Para que tudo seja feito da maneira correta, é indispensável que a empresa tenha um bom planejamento para a fabricação de um determinado produto, ou seja, tenha total controle sobre a quantidade de matéria prima que será utilizada no processo e as técnicas e ferramentas que serão utilizadas para a confecção de um produto futuro.

 

Por fim, voltando à etapa inicial de um projeto, que consiste em elaborar o escopo do mesmo, deve-se ter em mente sua importância e aplicação em um projeto. O projeto, na maioria das vezes, se guia a partir do escopo, por isso é indispensável que haja um bom planejamento para gerenciar o escopo, porém para que isso ocorra todas as equipes envolvidas no projeto devem estar engajadas com o assunto e contribuir para o gerenciamento do escopo, seja relatando imprevistos no projeto que possam afetar o cronograma, falhas operacionais, atrasos na entrega de materiais, como também aspectos positivos, visando sempre proporcionar às partes envolvidas no projeto o correto andamento do projeto evitando falhas decorrentes da imprecisão do escopo.

 

Referências Bibliográficas

CURRI, Patrícia. Planejamento da Redação Nota 1000 (Esquema Exclusivo). Disponível em: <http://redacaodapati.com.br/redacao-nota-1000-planejamento/ Acessado em outubro de 2017.

DUARTE, Daniel Teran. Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento do Escopo do Projeto – Parte 2. Disponível em: <http://linksinergia.com.br/2015/01/12/gerenciamento-de-projetos-baseados-no-pmbok-gerenciamento-do-escopo-do-projeto-parte-2/> Acessado em outubro de 2017.

MACEDO, Diego. Grupos de processos de gerenciamento de projeto. Disponível em:  <http://www.diegomacedo.com.br/grupos-de-processos-de-gerenciamento-de-projetos/> Acessado em outubro de 2017.

TORRES, Lutieri. O gerenciamento do escopo do projeto. Disponível em: <https://www.devmedia.com.br/o-gerenciamento-do-escopo-do-projeto/28418> Acessado em outubro de 2017.

Anúncios