O que é “Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas”? O que são Partes Interessadas? Descubra ao longo deste post como esse processo é realizado e por que ele é importante.

O processo escolhido para este post foi “Planejar o gerenciamento das partes interessadas”. Como todo processo do Project Management Book of Knowledge (PMBoK), que é o guia de boas práticas do grupo americano Project Management Institute (PMI), ele possui um Grupo de Processos e uma Área de Conhecimento.

O Ciclo de Vida do Gerenciemento de Projetos é dividido em 5 Grupos de Processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento. O Grupo de Processos deste processo é o Planejamento, que tem como objetivo “refinar o planejamento feito na Iniciação com o nível de detalhe necessário” (MONTES).

Já as Áreas de Conhecimento são: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas. É importante salientar que esta última área só foi adicionada na 5ª edição do PMBoK, mas isso não significa que ela é menos importante que as outras. A área de conhecimento deste processo é o Gerenciamento das partes interessadas, ou apenas, Partes Interessadas (Stakeholders). As partes interessadas são todas aquelas pessoas que estão envolvidas com o projeto, direta ou indiretamente.

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Figura 1 – Todos são partes interessadas. Fonte: Lambert Consulting Group

Nesta área são realizadas as tarefas de análise de expectativas das partes, desenvolvimento de estratégias para o desenvolvimento do engajamento das partes, além de comunicação contínua e gerenciamento de interesses conflitantes. Os processos que fazem parte desta área são:

  1. Identificar as partes interessadas
  2. Planejar o gerenciamento das partes interessadas;
  3. Gerenciar o engajamento das partes interessadas;
  4. Controlar o engajamento das partes interessadas.

O processo “Planejar o gerenciamento das partes interessadas” tem como objetivo desenvolver estratégias para envolver e engajar as partes interessadas ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, gerenciando suas expectativas e cumprindo os objetivos do projeto. É criado um relacionamento entre equipe e partes interessadas e é desenvolvido um plano de interação com as partes para que elas apoiem os interesses do projeto, que pode se modificar ao longo do projeto caso o nível de envolvimento e os envolvidos mudem.

Entradas:

  1. Plano de gerenciamento do projeto – documento que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado;
  2. Registro das partes interessadas – informações necessárias para engajar as partes interessadas;
  3. Fatores ambientais da empresa – cultura, estrutura e governança organizacional, infraestrutura da empresa, ambiente da organização, etc.;
  4. Ativos de processos organizacionais – planos, processos, políticas, procedimentos e as bases de conhecimento específicas da organização e por ela usadas, como lições aprendidas e informações históricas.
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Figura 2 – Todas as informações das partes são utilizadas para o plano. Fonte: Program Success

Ferramentas e técnicas:

  1. Opinião especializada – para a criação do plano é necessário buscar a opinião e o conhecimento especializado de pessoas com treinamento ou visão dos relacionamentos dentro da organização. Podem ser realizadas consultas ou painéis;
  2. Reuniões – realizadas entre os especialistas e a equipe, traz informações para a preparação do plano de gerenciamento;
  3. Técnicas analíticas – processo no qual é verificado o engajamento das partes (desinformado, resistente, neutro, dá apoio ou lidera), podendo ser documentado através de uma “matriz de avaliação do engajamento das partes interessadas”.
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Figura 3 – O uso de reuniões e de opiniões especializadas fazem parte do processo. Fonte: Sustainable Convos

Saídas:

  1. Plano de gerenciamento das partes interessadas – mostra as estratégias necessárias para o engajamento das partes, podendo ser formal ou informal, estruturado ou detalhado. Fornece algumas informações como: níveis de engajamento, informações a serem distribuídas e intervalo de tempo para a distribuição, impacto da mudança nas partes, etc.;
  2. Atualizações nos documentos do projeto – atualização de informações coletadas no processo que podem atualizar o cronograma e o registro das partes interessadas;

É possível exemplificar a utilização do processo para um projeto de negócio próprio. Eduardo Montes no blog Escritório de Projetos dá o seguinte exemplo simulado:

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Exemplo de um plano de gerenciamento das partes interessadas – Empresa Cubo Mágico. Fonte: Eduardo Montes (adaptado)

Desta forma, é possível observar a importância das partes relacionadas para o bom planejamento de um projeto. Por exemplo, no caso citado anteriormente, seu sucesso está ligado ao cumprimento das expectativas das partes interessadas, principalmente daquelas com alto grau de importância. Portanto, é necessário fazer o bom planejamento para poder lidar com essas expectativas, para que as partes relacionadas estejam satisfeitas com o andamento e consequente conclusão do projeto.

 

Referências Bibliográficas:

ÁREAS de Conhecimento segundo o PMBoK. Disponível em: <https://www.devmedia.com.br/areas-de-conhecimento-segundo-o-pmbok/27129&gt;. Acesso em: 14 nov. 2017.

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das partes interessadas. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-partes-interessadas-do-projeto&gt;. Acesso em: 30 out. 2017.

_______________. Grupo de Processos de Planejamento. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/grupo-de-processos-de-planejamento&gt;. Acesso em: 14 nov. 2017.

Project Management Institute. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®). 5. ed. Saraiva, 2014. 496 p

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