Usar uma matriz de priorização é uma técnica comprovada para tomar decisões difíceis de forma objetiva. A abordagem objetiva e estruturada pode ser útil para alcançar o consenso, equilibrar as necessidades do departamento e seus clientes e partes interessadas.

O que é matriz de priorização?

Uma matriz de priorização é uma ferramenta simples que fornece uma maneira de classificar um conjunto diversificado de itens em uma ordem de importância. Também identifica sua importância relativa ao derivar uma valor numérico para a prioridade de cada item.

A matriz fornece um meio para classificar projetos (ou solicitações de projetos) com base em critérios que são determinados a ser importantes. Isso permite que um departamento veja claramente quais os projetos são os mais importantes para se concentrar primeiro e quais, se houver, poderiam ser postos em espera ou descontinuado.

Benefícios da matriz de priorização

Uma matriz de priorização suporta a tomada de decisões estruturada nas seguintes formas:

  • Ajuda a priorizar questões complexas ou pouco claras quando existem vários critérios para determinar a importância.
  • Fornece um método rápido e fácil, ainda que consistente, para avaliar opções.
  • Tira parte da emoção do processo.
  • Quantifica a decisão com classificações numéricas.
  • É adaptável para muitas necessidades de definição de prioridades (projetos, serviços, pessoal, etc).
  • Quando usado com um grupo de pessoas, facilita chegar a um acordo sobre prioridades e questões-chave.
  • Estabelece uma plataforma para conversas sobre o que é importante.

Criando e usando uma matriz de priorização

Cada departamento determina seus próprios critérios únicos e relaciona esses critérios com base em valores, direção estratégica, objetivos organizacionais, recursos disponíveis, e assim por diante. Os projetos são então marcados e priorizados com base nos critérios. Uma vez que os projetos são priorizados e essas prioridades são revistas e discutidas, o departamento pode avaliar os resultados para determinar financiamento e alocação de recursos para os projetos de maior prioridade. Um passo final envolve avaliar como e quando (ou se) financiar os projetos de menor prioridade em o futuro se / quando mais recursos estiverem disponíveis.

Criar e usar uma matriz de priorização envolve cinco etapas simples:

1. Determine seus critérios e escala de classificação

Existem dois componentes envolvidos na avaliação dos projetos na sua lista de “o que fazer”: critérios para avaliar a importância e uma escala de classificação.

O primeiro passo é determinar os fatores que você usará para avaliar a importância de
cada projeto. Escolha fatores que claramente diferenciem os projetos importantes dos sem importância, estes são seus critérios. Um grupo de critérios de 6-12 é típico. Exemplos de critérios podem incluir se o projeto é ou não um mandato, o valor que ele traz para o cliente, etc.

Então, para cada um de seus critérios, estabeleça uma escala de classificação a ser usada para avaliar o quanto um projeto específico satisfaz esse critério. Para garantir o uso consistente da classificação escala, forneça alguns detalhes para definir como os critérios devem ser aplicados.

2. Determine seus critérios e escala de classificação

Coloque seus critérios em ordem decrescente de importância e atribua um peso. Observe que quando um projeto é marcado, a classificação numérica do projeto é dada para um determinado critério e é multiplicada pelo peso dos critérios para criar um placar de prioridade.

3. Crie a matriz

Liste seus critérios na coluna da esquerda e o peso e nomes dos projetos em potencial
no topo.

4. Trabalhar em equipes para fazer o placas dos projetos

Revise cada projeto e avalie o projeto em cada um dos critérios. Em seguida, multiplique a classificação para cada critério pelo seu peso e registro do valor ponderado. Depois de avaliar o projeto em todos os critérios, somar os valores ponderados para determinar a pontuação total do projeto.

Se os números dos participantes permitirem, é útil trabalhar em equipes e providenciar para cada projeto a ser avaliado por equipes diferentes. Os benefícios desta abordagem incluem:

  • Trabalhar em equipes pode produzir resultados mais objetivos, uma vez que diferentes perspectivas podem ser consideradas durante o processo de classificação.
  • Quando há muitos projetos a serem avaliados, dividindo-os entre várias equipes pode acelerar a tarefa.
  • Insights sobre como claramente seus critérios são definidos e como a objetividade da classificação da escala aplicada pode ser obtida se cada projeto for marcado por duas equipes.

É sempre uma boa ideia passar pelo processo com os grupos e seus respectivos projetos para ajudar a estabelecer um entendimento comum do processo e garantir uma boa compreensão dos critérios e seu significado. Certifique-se de fornecer também recursos e links (para seu plano estratégico, prioridades do campus, etc.) para habilitar o time membros para fazer uma avaliação informada.

5. Discutir resultados e priorizar sua lista

Depois que os projetos foram marcados, é hora de ter uma discussão geral para comparar a nota dos resultados e desenvolver uma lista principal de projetos priorizados que todos concordam. Nota-se que as pontuações são uma excelente maneira de começar as discussões, ainda assim permitem espaço para ajuste conforme necessário. Lembre-se de que a priorização da matriz em si é apenas uma ferramenta, e as pessoas que pontuam projetos estão usando seus melhores julgamentos. Após a revisão, todo o grupo pode decidir que um projeto precisa se mover para cima ou para baixo em prioridade, apesar da pontuação recebida. Esses tipos de ajustes são esperados para ajudar a afinar a lista de prioridades. Como passo final, um departamento pode decidir estabelecer agrupamentos de projetos com base em cortes naturais na pontuação, por exemplo alta, média e baixa prioridade.
Certifique-se de vetar os resultados com outros na organização, bem como clientes e
stakeholders.

 

Referências Bibliográficas:

hhttps://blog.contaazul.com/matriz-gut-rice-e-outras-formas-de-priorizar-tarefas-e-projetosttp://www.dadosefatos.turismo.gov.br/estat%C3%ADsticas-e-indicadores/desembarques-internacionais.html – acesso em 18/11/2017

http://www.dadosefatos.turismo.gov.br/estat%C3%ADsticas-e-indicadores/desembarques-domesticos.html – acesso em 15/11/2017

https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/24/a-matriz-basico-como-ferramenta-de-priorizacao-de-projetos/http://www.dadosefatos.turismo.gov.br/sondagens-conjunturais/sondagem-do-consumidor-inten%C3%A7%C3%A3o-de-viagem.html – acesso em 19/11/2017

 

 

 

 

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