Ao falarmos de lições aprendidas destacamos o processo de melhoria contínua dentro de um projeto, a base para alcançarmos o nível de performance desejado dentro de um projeto sendo este o alicerce para o aperfeiçoamento contínuo está inserida nesta ferramenta de lições aprendidas.Nesse artigo irá ser destrinchado a importância da adoção deste excelente hábito uma vez que este bem é pouco adotado  nas organizações principalmente pela falta de tempo e ainda a baixa preocupação em documentar o aprendizado.Diante deste cenário, o processo da gestão de lições aprendidas surge como uma importante ferramente eficaz para estimular a interação entre organizações e projeto.

As lições aprendidas surgem dentro de uma necessidade de gerenciar todo o conhecimento obtido em um projeto seja este conhecimento negativo ou positivo.Trata-se do compartilhamento e aprendizado de tudo que envolve uma gestão de projetos.As reuniões de encerramento de projetos dificilmente ocorrem,assim como uma discussão abordando tudo que foi aprendido sobre projetos que foram encerrados.

É importante destacar que todos os projetos até mesmo aqueles que apresentam um alto nível de sucesso têm ricas lições que podem ser aprendidas.É necessário uma gestão eficiente de todo este conhecimento,pois sem esta visão,as empresas estão desperdiçando informações vitais para futuros projetos em toda a empresa.Além de descrever toda lição aprendida é necessário a organização deste tipo de informação em forma de categoria deste modo afirmando os impactos das lições bem como fornecendo recomendações para os gerentes de projeto que certamente irão utilizá-las no futuro. Os projetos podem apresentar fracassos durante todo o ciclo de vida portanto é importante que ocorra registros contínuos durante todo o projeto.

 

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Figura1. Método de lições aprendidas 

Fonte:http://www.radardeprojetos.com.br/2016/02/processo-ideal-para-licoes-aprendidas.html

Para entender a aprendizagem com as lições aprendidas é necessário:

  • Estudar decisões tomadas no passado e verificar se podem ser reutilizá-las;
  • Analisar os erros cometidos no passado afim de evitar que ocorram novamente;
  • Compartilhar o conhecimento,permitindo que outros possam aprender;
  • Converter o conhecimento em planos de ação.

É fundamental apontar quais lições aprendidas foram utilizadas no projeto.Esta ação mostra que as lições são aplicadas de forma consistente por outros projetos similares.Muitas empresas não possuem as ferramentas necessárias para colher e organizar informações importante durante todas as fases do projeto,dificultando desta forma toda a gestão de conhecimento.

Para que esta ferramenta seja utilizada com eficiência é necessário um processo bem estruturado e disciplinado onde os indivíduos sejam responsáveis pela coleta e organização das informações.Isso geralmente está  relacionado  a uma mudança cultural ou organizacional, e dificilmente acontece na maioria das organizações.Se a gerência de projetos não tem interesse em aprender com cada erro,é improvável que a organização esteja disposta a admitir erros.

O modo como o registro das lições aprendidas é feito varia entre inúmeros projetos e empresas , independente de qual metodologia a organização adota para fazer este registro é importante ressaltar que deve ser feito  de forma simples e objetiva,citando a atividade,a situação,as ações corretivas e preventivas.

Por que realizar uma sessão de Lições Aprendidas?

Nessa descrição iremos crias os seguintes cenários:

Cenário 1: Seu projeto foi um fracasso. A equipe de projeto o despreza, o cliente
não quer ver você mais  e a sua gerência está decepcionada com o seu
desempenho em função do atraso e do estouro do orçamento ocorrido. A última
coisa que você quer fazer e dar uma oportunidade para que todos eles o critiquem,
mais uma vez.

Cenário 2: Seu projeto terminou bem. A equipe continua unida, apesar das faíscas
que ocorreram. Você ainda possui uma relação razoável com o cliente e apesar, de
terminado um pouco acima do estimado, a gerência está satisfeita com os resultados. Provavelmente, você poderá lembrar este projeto como um exemplo
bastante satisfatório. Portanto, por que arriscar através das Lições Aprendidas este
status ao permitir que as pessoas lembrem aquilo que poderia ter sido realizado
melhor?

Cenário 3: O projeto foi um sucesso retumbante. A equipe de projeto o admira, o
cliente o adora e você foi lançado pela sua gerência como candidato ao melhor
gestor do ano. Por que então ainda está preocupado em descobrir o que as
pessoas pensam sobre você?

A conclusão que chegamos com esses cenários acima é de que independente do resultado final do projeto devemos encerrar cada etapa do ciclo de vida do projeto e avaliar cada situação independente do cenário presente perante o gerente de projetos.

Ao elaborar um projeto, é imprescindível entender como e por que surgem as necessidades de sua criação; isso ajudará a esclarecer suas metas e o escopo do projeto. Heldman (2005) apresenta seis possíveis necessidades ou demandas que impulsionam a criação de um projeto:

  • Necessidade da empresa: melhorar a eficiência, reduzir custos ou utilizar recursos de forma eficiente tornam-se motivos comuns para solicitar a criação de um novo projeto;
  • Demanda do mercado: as necessidades de mercado podem gerar solicitações de um novo projeto, em consequência de mudança na economia, nos ciclos de oferta e procura e assim por diante;
  • Solicitação do cliente: as solicitações podem gerar uma série de projetos novos. Essas solicitações podem vir tanto de clientes internos como externos;
  • Exigência jurídica: os projetos motivados por exigência jurídica surgem por tantos motivos quanto as leis;
  • Avanço tecnológico: vivemos numa era de avanços tecnológicos que parecem surgir quase da noite para o dia. Avanços de softwares para aparelhos portáteis podem gerar um projeto que vise criar e apresentar uma nova linha de serviços para clientes e empresas que desfrutam desses serviços;
  • Necessidade social: projetos motivados por necessidades sociais podem vir de clientes ou cidadãos interessados no assunto.

 

É explicitado no fragmento acima necessidades que impulsionam a criação de um projeto e é base em cada situação que as lições aprendidas necessitam ser estruturadas dentro de um contexto  de organização sustentável.

Enfim,essa proposta de estudo conclui que o gerenciamento de mudança de perspectiva durante a elaboração de um projeto será de forma contante ou seja,será necessário  uma equipe competente e preparada para elaborar uma gestão de impactos causados pelas mudanças que poderão surgir.

A elaboração de um projeto será bem-sucedida a partir da construção de um trabalho com uma equipe motivada e integrada com todos os processos que compõem o ciclo de vida do projeto.

 

Referências Bibliográficas:

MENDES, João Ricardo Barroca. Gerenciamento de projetos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014.

POSSI, Marcus. Gerenciamento de Projetos. Guia do Profissional v. 3: Fundamentos Técnicos. Rio de Janeiro: Brasport, 2006.

http://educacaopublica.cederj.edu.br/revista/artigos/licoes-aprendidas-durante-elaboracao-de-projetos-para-educacao-a-distancia-em-orgaos-publicos

http://educacaopublica.cederj.edu.br/revista/artigos/licoes-aprendidas-durante-elaboracao-de-projetos-para-educacao-a-distancia-em-orgaos-publicos-– Acesso em 17/11/2017

http://www.revistagep.org/ojs/index.php/gep/article/view/172– Acesso em 20/11/2017

http://metodoconsultoria.com/webftp/diretorio/Artigos/Guia_Licoes_Aprendidas_Projetos_v2.pdf– Acesso em 21/11/2017

https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/blog-gestao-de-projetos/a-importancia-de-documentar-as-licoes-aprendidas-no-projeto– Acesso em 18/11/2017

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