Apesar do que parece, iniciar um projeto não se trata apenas de começar as atividades. O processo de iniciação se trata da formalização da existência daquele projeto e possui diversas especificações a serem cumpridas.

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK®) é um conjunto de práticas em gerenciamento de projetos. Nele, podemos verificar uma divisão dos processos de gerenciamento em cinco grandes grupos de processos de gerenciamento que são: Processos de Iniciação, Processos de Planejamento, Processos de Execução, Processos de Monitoramento e Controle e Processos de Encerramento, conforme Figura 1.

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Figura 1 – Grupos de Processos de Gerenciamento / Fonte: https://www.profissionaisti.com.br/2014/09/voce-conhece-o-guia-pmbok/

 

Cada um dos 47 processos mapeados no guia PMBOK são divididos nesses 5 grupos de processo, como visto na Figura 2. No Processo de Iniciação identificam-se dois processos, no processo de Planejamento temos 20 processos, no processo de execução temos oito processos, no controle temos 10 processos e no encerramento temos dois processos.

Além dos grupos de processos, o PMBOK define 10 áreas de conhecimento (Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicações, Riscos, Aquisições e Partes Interessadas), que são definidas por por seus requisitos de conhecimentos e descrita em termos dos processos que a compõem, suas práticas, entradas, saídas, ferramentas e técnicas.

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Figura 2 – Processos de Gerenciamento de um Projeto / Fonte: https://www.profissionaisti.com.br/2014/09/voce-conhece-o-guia-pmbok/

O Grupo de Processos de Iniciação possui os processos que definem um novo projeto ou uma nova fase, através da obtenção da autorização para iniciar o projeto ou a fase. A iniciação nada mais é que a formalização da existência do projeto. Se o projeto é dividido em fases cada um dos processos do grupo de iniciação é revisitado em cada uma das fases, ou seja, abordamos novamente os processos de iniciação. Neste grupo de processos o escopo inicial é definido e os recursos financeiros iniciais são comprometidos. Além disso, os processos deste grupo também ajudam a decidir se o projeto deve ser continuado, adiado ou interrompido.

O grupo de processos iniciação é composto por dois processos: Desenvolvimento de termo de abertura e Identificação das Partes Interessadas.

Desenvolvimento de termo de abertura: o Termo de Abertura é o documento que formaliza o início do projeto e dá a autoridade necessária ao gerente de projetos. Ele deve ser desenvolvido preferencialmente pelo próprio gerente do projeto e é composto por diversas atividades de outras áreas de conhecimento como:

  • Identificar as entregas chaves;
  • Identificar riscos de alto nível, premissas e restrições;
  • Analisar benefícios e alinhá-los com as partes interessadas e com o negócio;
  • Levantar de forma macro o cronograma e o orçamento do projeto de modo a avaliar a viabilidade do projeto;

O termo de abertura deve conter:

  • Gerente de Projeto e sua equipe;
  • Data de início do projeto e suas dependências;
  • Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente;
  • Justificativa do projeto;
  • Cronograma e Orçamento resumido.

Esse grupo possui previamente estabelecidas Entradas necessárias, Ferramentas de Transformação e as Saídas esperadas.

Entradas:

  • Especificação do trabalho do projeto
  • Business Case
  • Acordos
  • Fatores Ambientais da Empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas:

  • Opinião Especializada
  • Técnicas de facilitação

Saídas:

  • Termo de abertura do projeto

A área de conhecimento utilizada para realização desta etapa do projeto é o Gerenciamento da Integração, que tem sob sua responsabilidade os processos que integra, elementos do gerenciamento de projeto, definindo os diversos elementos necessários ao gerenciamento de um projeto.

 

Identificação das Partes Interessadas: é o processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto. Descobrir as partes interessadas e escutá-las de forma efetiva no início, trará um maior comprometimento, maior clareza de requisitos e objetivos e consequentemente, menos mudanças no decorrer do projeto.
O gerente do projeto deverá encontrar um ponto ideal entre os interesses de cada stakeholder, gerenciando possíveis conflitos e minimizando as resistências, o que implicará em uma maior probabilidade de aceitação das entregas.

No caso desse processo, as entradas, ferramentas e saídas são:

Entradas:

  • Termo de abertura do projeto
  • Documentos de aquisição
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas:

  • Análise de partes interessadas
  • Opinião Especializada
  • Reuniões

Saídas:

  • Registro das partes interessadas

A área de conhecimento necessária para o desenvolvimento desse processo é o Gerenciamento das Partes Interessadas, que define todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto. Também se concentra na comunicação contínua com as partes interessadas para entender suas necessidades e expectativas relacionadas ao projeto.

Apesar do que fica entendido em um primeiro momento, o fase “iniciação” não trata somente de iniciar as atividades do projeto. É nessa etapa que  ficam estabelecidos os caminhos por onde o processo vai passar, os objetivos e restrições, as partes interessadas e a estratégia. Por isso, é uma das etapas de maior importância, já que através da formalização, na iniciação, se torna possível garantir e medir o sucesso da execução do projeto.

 

Referências Bibliográficas:

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5ª. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013.

http://www.devmedia.com.br/grupos-de-processos-segundo-o-pmbok/27106 acessado em novembro de 2017

https://escritoriodeprojetos.com.br/templates-de-iniciacao acessado em novembro de 2017

https://www.profissionaisti.com.br/2014/09/voce-conhece-o-guia-pmbok/ acessado em novembro de 2017

http://www.devmedia.com.br/areas-de-conhecimento-segundo-o-pmbok/27129 acessado em novembro de 2017

 

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