Este processo do PMBOK® nos mostra como é importante acompanhar o escopo do projeto e/ou do produto. Ao se deparar com a necessidade de mudar o que já foi definido, como se deve proceder? Como saber se essas mudanças são mesmo importante? Ao Controlar o escopo você será capaz de lidar com estas situações sem alterar a qualidade final do produto.

O Gerenciamento de Escopo do Projeto de acordo com o PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) está dividido em seis processos, sendo eles: Planejar o Gerenciamento de escopo; Coletar requisitos; Definir escopo; Criar EAP; Validar escopo e Controlar Escopo. Dentre esses processos vamos entender mais sobre como Controlar o escopo. Definir o escopo é uma etapa fundamental e controlar o que foi definido garante uma menor probabilidade de falhas no projeto. Algumas mudanças no escopo são inevitáveis, desde que acordadas pelo cliente e pela equipe técnica, há um meio de fazê-las darem certo.

Citando o PMBOK® vemos que:

“No contexto do projeto, o termo escopo pode se referir ao:
Escopo do produto: As características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado; e/ou
Escopo do projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. O termo escopo do projeto às vezes é visto como incluindo o escopo do produto.”

Através do controle de escopo, monitoramos não só o escopo do produto a fim de garantir a execução do que foi planejado no início do projeto, como também qualquer mudança necessária. No decorrer do projeto é comum surgir mudanças, sejam elas a pedido do cliente e/ou por necessidade do projeto. Durante este processo analisamos e registramos todas as solicitações de mudanças e seus impactos.

A alteração no escopo pode afetar diversas áreas, tais como: o custo; o cronograma; a qualidade e o tamanho do projeto. Controlando o andamento do escopo, podemos analisar as mudanças de modo a garantir um replanejamento e atualização das áreas que foram impactadas.

Ao Controlar o escopo evitamos também que algumas ocorrências prejudiquem o resultado final do produto. Existe dois termos muito conhecidos nesse meio e que atrapalham o andamento do projeto.  Os chamados Scope Creep e Gold Plating afetam o escopo e podem comprometer a qualidade, o custo, o prazo e o orçamento.

  • Scope Creep: O cliente decide acrescentar novas coisas ao escopo já finalizado. Essas mudanças não são registradas e não entram no processo de Controlar o escopo.
  • Gold Plating: A equipe ou o gerente do projeto faz acréscimos ao escopo visando impressionar o cliente. Essas mudanças não foram solicitadas pelo cliente durante a definição do escopo.

Controlar as mudanças que ocorrem no escopo significa monitorar seus efeitos em todas as áreas e etapas do projeto. Através do diagrama do Fluxo de Dados a seguir, verificamos como as informações e atualizações do Gerenciamento do escopo estão organizadas.

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Figura 1 – Diagrama do Fluxo de Dados do processo Controlar o escopo/ Fonte: GUIA PMBOK® 5ª edição

Como em qualquer processo, Controlar o Escopo também possui seu ciclo de transformação. Obtemos assim, informações e atualizações que permitem que as modificações no escopo não atrapalhem a evolução do projeto.

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Figura 2 – Input, process & output/ Fonte: https://makecode.microbit.org/courses/csintro/algorithms/unplugged

Segundo o Guia PMBOK®, dentro deste processo temos Entradas, Ferramentas e Saídas, como mostrado na figura abaixo:

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Figura 3 – Controlar o escopo: Entradas, Ferramentas e técnicas e Saídas/ Fonte: GUIA PMBOK® 5ª edição


Entradas

  1. Plano de Gerenciamento de Projeto:
    • Linha de base do Escopo: Verifica se a mudança é necessária.
    • Plano de Gerenciamento de Escopo: Determina como projeto será monitorado e controlado.
    • Plano de Gerenciamento das Mudanças: Define como gerenciar as mudanças do projeto.
    • Plano de Gerenciamento da configuração: Define quais itens fazem parte da configuração e o processo que controla as mudanças.
    • Plano de Gerenciamento dos requisitos: Verifica de que forma os requisitos serão analisados, documentados e gerenciados.
  2. Documentação dos Requisitos:

A documentação dos requisitos atende a necessidade do projeto e das partes interessadas. Os requisitos devem ser adequados, consistentes, sem erros e sem ambiguidade.

  1. Matriz de Rastreabilidade dos requisitos:

A matriz de rastreabilidade dos requisitos serve para garantir que os requisitos obedeçam aos objetivos do projeto, além de rastrear as mudanças que acontecem e o impacto que causam.

  1. Dados de desempenho do trabalho:

Através das observações feitas durante o projeto, são gerados dados que ajudam nas futuras tomadas de decisão.

  1. Ativos de Processos organizacionais:

Os ativos de processos organizacionais incluem informações das organizações envolvidas e que podem contribuir para o andamento do projeto. Os ativos podem ser agrupados em duas categorias:

  • Processos e Procedimentos;
  • Base de conhecimento corporativo.

Ferramentas e Técnicas

Análise de Variação: Através da Análise de Verificação é possível acompanhar o grau de modificações do projeto. O grau de variação entre o real e o planejado influencia nas tomada de decisões.

Saídas

  1. Informações sobre o desempenho do trabalho:

As informações sobre o desempenho do trabalho fornecem relatórios para tomada de decisões com base no desempenho do escopo em comparação à linha de base do escopo.

  1. Solicitações de mudança:

É comum haver solicitações de mudança durante o projeto e isso ocorre depois de uma análise do desempenho do escopo. Essas solicitações podem servir para corrigir, prevenir ou aprimorar o escopo.

  1. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto:

Atualiza a linha de base do escopo informada nas entradas do processo com relação ao plano de gerenciamento.

  1. Atualizações nos documentos do projeto:

Os documentos do projeto são atualizados. Podem estar incluído a Documentação dos requisitos e a Matriz de rastreabilidade dos requisitos.

Controlar o Escopo garante que tudo que foi planejado antecipadamente durante a definição do escopo e acordado com o cliente, seja executado corretamente. Ao final, o cliente deve receber exatamente aquilo que foi combinado. É comum ocorrer mudanças em um projeto, mas isso não deve afetar a qualidade final do produto a ser entregue. A origem destas mudanças pode ser tanto devido à necessidade do cliente, quanto à necessidade do projeto. Controlando o escopo, monitoramos os efeitos destas mudanças no projeto e em todas as suas áreas. Seguindo o processo de Controlar o Escopo, o gerente e a equipe vai diminuir a probabilidade de falhas e estará mais perto de garantir a satisfação do cliente.

 

Referências Bibliográficas

MONTES, Eduardo. Plano de gerenciamento do projeto. Escritório de Projetos. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-do-projeto&gt; acessado em novembro de 2017

Um guia do conhecimento em gerenciamento de projectos (Guia PMBOK®) = A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide). [s.l.]: Project Management Institute, 2008.

PMPBRAINSS. Entenda a área de ESCOPO do PMBOK em tempo recorde. YouTube. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=9zkVaRUHZcc> acessado em novembro de 2017

PMPBRAINSS. Qual a diferença entre Gold Plating e Scope Creep – Decifrando o PMBOK #010 | Andriele Ribeiro. YouTube. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=bufqTEs2pKQ> acessado em novembro de 2017

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