Para que serve o Processo de Controlar Aquisições? Como averiguar se o que está no contrato está sendo posto em pratica? Neste post iremos descrever especificamente as etapas desse processo e a sua importância dentro de um Projeto.

O PMBOK®(Project Management Body of Knowledge) divide o Gerenciamento de Aquisições de um projeto em diferentes processos assim como vemos no Gerenciamento do Ciclo de Vida de um Projeto. Os processos pertencentes ao Gerenciamento de Aquisições são: Planejar o Gerenciamento das Aquisições; Conduzir as Aquisições; Controlar as Aquisições e Encerrar as Aquisições. O processo de Controle das Aquisições, garante que tudo que esta sendo realizado na Condução das Aquisições, está de acordo com o Planejamento das Aquisições.

O QUE SIGNIFICA CONTROLAR AS AQUISIÇÕES?

Controlar as aquisições é o processo de gerenciamento de aquisições, monitoramento do desempenho do fornecedor  e realizações de mudanças e correções nos contratos, conforme necessário. Essa revisão do desempenho pode ser usada como uma medida da competência do fornecedor para realizar trabalhos similares em projetos futuros ou caso seja necessário confirmar que um fornecedor não está cumprindo as obrigações contratuais.

Dentre os objetivos do Controle de Aquisições, podemos citar alguns fundamentais, tais como: Orientar e gerenciar a execução do projeto autorizando o trabalho do fornecedor no momento adequado ao projeto, controlar a qualidade verificando a adequação do produto do fornecedor, controlar os riscos e realizar o controle integrado de mudanças para garantir que as mesmas sejam adequadas ao projeto e que todos os envolvidos estejam cientes.

Um fator importante do controle de aquisições, é que comprador e fornecedor devem estar sempre administrando o contrato para garantir que ambos cumpram suas obrigações contratuais de acordo com os termos do acordo legal e assegurar que seus próprios direitos legais sejam protegidos.

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Figura 1 – Ciclo de Processos / Brunno Vieira dos Passos Simões (2017)

Todo processo passa por uma transformação. Controlar Aquisições não e diferente e por isso vamos apresentar agora o ciclo de transformação pelo qual o Controle de Aquisições passa.

ENTRADAS

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Figura 2 – Imagem adaptada/ Fonte: Guia PMBOK 5ª Edição

O Plano de gerenciamento do projeto é a primeira e principal entrada de informação para o processo de controle de aquisições. Nele, encontramos a descrição detalhada de como os processos de aquisição serão gerenciados, desde o desenvolvimento dos documentos de aquisição ate o fechamento do contrato.

Os Documentos de aquisição são usados para solicitar propostas dos fornecedores em potencial. Neles estão contidos os registros completos de apoio para administração dos processos de aquisição, desde adjudicações de contratos e especificações de trabalho.

Outra entrada de informação importante no processo de Controle de Aquisição, são os Acordos e entendimento entre as partes, incluindo nisso, os direitos e deveres de cada parte.

Todas as mudanças que sejam relativas às aquisições são documentadas por escrito e aprovadas antes de enfim serem implementadas. Essas solicitações aprovadas são entradas do processo de controle de aquisição. Dentre as Solicitações de Mudanças Aprovadas podemos definir modificações nos termos e condições do contrato, que incluem a especificação do trabalho da aquisição, definição de preços e descrição dos produtos, serviços ou resultados a serem fornecidos.

Os relatórios de desempenho do fornecedor também são informações importantes para se Controlar Aquisições. Podemos dividir em duas partes, sendo a primeira parte referente às Documentações Técnicas que são desenvolvidas pelo próprio fornecedor junto com informações que estão de acordo com os termos do contrato, e a segunda parte, referente às Informações de Desempenho de Trabalho, que indicam os resultados que foram concluídos e os que não foram.

Por último, nas entradas adicionamos os Dados de Desempenho do Trabalho que são informações que incluem a verificação dos padrões de qualidade estão sendo cumpridos, todos os custos incorridos ou comprometidos, e a identificação das faturas do fornecedor que foram pagas.

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

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Figura 3 – Imagem adaptada/ Fonte: Guia PMBOK 5ª Edição

O processo por onde modificamos as aquisições é definido pelo Sistema de Controle de Mudanças. Nele estão inclusos documentos, sistemas de acompanhamento, procedimentos de resolução de disputas e níveis de aprovação necessários para se autorizar uma mudança.

Uma forma encontrada pelo comprador para se quantificar a capacidade, ou a falta dela, do fornecedor para executar o trabalho, é fazendo a Analise de Desempenho das Aquisições. O objetivo dela é identificar os êxitos e fracassos do desempenho, o progresso em relação as especificações e o possível não cumprimento do contrato. É uma forma do fornecedor entregar o escopo e a qualidade do projeto, dentro dos custos e do cronograma, em comparação com o contrato.

Conforme especificado em contrato, durante o processo de execução do projeto, Inspeções e Auditorias podem ser podem ser solicitadas pelo comprador, apoiados pelo fornecedor para verificar a conformidade nos processos de trabalho ou nos resultados do fornecedor. Caso seja autorizado por contrato, algumas equipes de inspeção e auditoria podem conter membros da equipe de aquisições do comprador.

Como o objetivo é sempre controlar o processo de Aquisição, é comum vermos relatórios diversos que expõem a desenvoltura do trabalho do fornecedor. Os relatórios de desempenho dão à gerencia, informações importantes com relação à eficácia do fornecedor em comparação ao acordado em contrato. Os dados de desempenho e os relatórios dados pelo fornecedor são avaliados e comparados aos requisitos do contrato.

No final de cada serviço completado pelos fornecedores, uma pessoa autorizada da equipe do projeto verifica e se certifica se as entregas foram satisfatórias de acordo com os termos do contrato. A partir desse momento o pagamento aos fornecedores, é autorizado e feito através de um sistema de contas a pagar do comprador. Todos os pagamentos são documentados em concordância ao contrato.

Como qualquer relacionamento, a relação entre comprador e fornecedor nem sempre é as mil maravilhas. Há momentos em que as modificações contratuais solicitadas nem sempre são aceitas pela outra parte. Essas mudanças contestadas são as chamadas reivindicações. É de extrema importância que haja uma Administração dessas Reivindicações e por isso elas são documentadas, processadas, monitoradas e gerenciadas durante todo o ciclo de vida do contrato. A solução através de uma negociação é o preferencial, mas no caso da persistência no impasse, deverá ser tratado através de métodos alternativos de resolução de disputas previstos em contrato.

Todos os registros e documentações feitas durante o projeto, são gerenciadas pelo gerente de projeto e para isso, ele usa um Sistema de Gerenciamento de Registros. Esse Sistema consiste em um conjunto de processos, funções de controle relacionadas e ferramentas de automação e possuem um arquivo recuperável de documentos e correspondências contratuais.

SAÍDAS

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Figura 4 – Imagem adaptada/ Fonte: Guia PMBOK 5ª Edição

As Informações sobre o Desempenho do Trabalho nos fornece uma base para identificar problemas encontrados durante o projeto, para possíveis reivindicações ou até novas Aquisições.

Dentre as informações, temos o relato sobre o cumprimento dos contratos, que garante às organizações compradoras uma forma de acompanhar entregas específicas esperadas e recebidas dos vendedores.

Por meio do processo “Realizar o Controle Integrado de Mudança” as Solicitações de Mudanças são processadas para revisão e aprovação.

Como algumas mudanças ( as construtivas) podem de alguma forma favorecer uma das partes e gerar reivindicações, elas são identificadas e documentadas de forma única pela correspondência do projeto.

A Atualização no Plano de Gerenciamento do Projeto, está entre as informações de saída do Processo de Controlar Aquisições, e entre os elementos que podem sofre atualização, podemos destacar o Plano de Gerenciamento de Aquisições, que é atualizado para demonstrar todas as solicitações de mudanças que foram aprovadas e que impactam nos gerenciamento de aquisições desde custos até cronograma.

As atualizações não se limitam apenas aos Planos de Gerenciamento de Projetos. Depois de toda a informação de entrada ser processada, é necessário que haja uma Atualização nos Documentos do Projeto. Podemos citar as documentações de aquisição, como um exemplo de documento a ser atualizado. Nelas, podemos incluir o contrato de aquisição com os cronogramas de apoio, as solicitações de mudanças aprovadas e não aprovadas, alem de toda a documentação técnica desenvolvida pelo fornecedor e outros documentos.

Por fim, mas não menos importante, fazemos a Atualização nos Ativos de Processos Organizacionais. Dentre eles, podemos citar a Correspondência, que é um registro detalhado por escrito de todas as comunicações orais e escritas do contrato com as ações adotadas e decisões tomadas, os Cronogramas e Solicitações de Pagamento e as Documentações da Avaliação de Desempenho do Fornecedor, que avaliam a capacidade do fornecedor de continuar a realizar o trabalho atual ou se está apto a projetos futuros.

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Figura 5 – Fusões e Aquisições / https://exame.abril.com.br/negocios/fusoes-e-aquisicoes-batem-recorde-em-2014-segundo-a-anbima/

Por fim, através desse post podemos observar a importância que o processo de Controlar Aquisições tem para um Projeto. Aqui analisamos detalhadamente, todas as entradas, ferramentas e saídas desse processo. Através do Processo de Controlar Aquisições, compradores e fornecedores, garantem uma presença maior junto às ações da outra parte, a fim de assegurar seus direitos e se certificar que o serviço ou produto tenham a melhor qualidade possível, dentro do esperado por contrato.

 

Referências Bibliográficas

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK® 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013.

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