Projetos são expostos a riscos durante todo o seu ciclo de vida. Por conta disso é necessário recorrer a técnicas e ferramentas para identifica-los a tempo. Neste post retrataremos uma dessas técnicas, chamada de Método de Delphi.

Projeto é um esforço temporário e probabilístico que visa à criação de um produto ou serviço. Ele está constantemente exposto a incertezas e riscos, sejam eles negativos ou positivos. Riscos esses normalmente chamados de ameaças e oportunidades.

Para seu gerenciamento é necessário identificar o fator de risco. Esse fator é qualquer evento que possa prejudicar as chances de um projeto obter sucesso, seja ela total ou parcialmente. Para isso, são utilizadas diversas técnicas como checklist, brainstorming, análise SWOT…

Nesse post detalharemos sobre uma técnica muito utilizada, conhecida como Método de Delphi.

“O Método Delphi teve origem no início da Guerra Fria, como um método para buscar identificar os avanços tecnológicos e militares da então URSS. Foi desenvolvido por Olaf Helmer, Norman Dalkey, and Nicholas Rescher, e posteriormente, veio a ser chamado de Método Delphi, alusão ao oráculo de Delfos, na Grécia Antiga. É desconhecida a origem do nome, mas sabe-se que o nome não agradou aos seus criadores, pois dá uma ideia de adivinhação, profecia, o que não é exatamente o intuito nem dos autores nem do método.” Stonner, Rodolfo 2013.

A técnica de Delphi é um método para a obtenção de consenso em relação às possíveis soluções de um problema. Para isso, vários especialistas, individualmente e geralmente de forma anônima, apresentam ideias e justificações sobre determinado assunto. Se parte do pressuposto de que informações levantadas por especialistas são mais acertadas em comparação às feitas por grupos que não são bem estruturados.

Essa é uma técnica não interativa, em que o grupo não se reúne, mas que funciona por ciclos. Em cada ciclo um facilitador recolhe as opiniões e fornece a todos um sumário das ideias e razões apresentadas. Com base nessa informação os especialistas revêem a sua posição, alteram-na ou apresentam novos argumentos. Ao fim de um determinado número de ciclos é definida solução ou conjunto de soluções que é reconhecido pela generalidade dos participantes como a melhor solução.

O papel do facilitador é enviar os questionários, coletar as respostas e fazer um resumo, para reenvio aos participantes, para que apresentem suas considerações. Estima-se que em até cinco rodadas se chegue ao consenso.

As etapas:

  1. Identificação do problema: Definir o assunto a ser discutido pelos especialistas através de uma explicação clara.
  2. Escolher o facilitador: Achar alguém com conhecimento no tema e de preferência com uma postura de neutralidade em relação ao projeto.
  3. Identifique seus especialistas: Definir o painel dos especialistas a serem consultados no processo.
  4. Elaborar questionário: Montar um conjunto de perguntas a serem distribuídas aos especialistas, divididas em rodadas de perguntas gerais, específicas e o questionário final focado nas opiniões até então obtidas.
  5. Tomada de decisão: Após um número indefinido de rodadas, é esperado que os especialistas tenham chegado em um consenso. E com esse resultado é possível trabalhar em cima da tomada de decisões.

Este método buscar evitar algumas dificuldades que ocorrem com o Braisntorm, como por exemplo:

  • A possibilidade de aplicar o método com pessoas distantes entre si, geograficamente, através da Internet.
  • No Brainstorm, muitas vezes as pessoas ficam inibidas em participar, ou algumas ideias colocadas criam um viés favorável, não permitindo que outras soluções aflorem. O fato das respostas serem dadas de forma anônima facilita a liberdade de expressão e limita as inibições. 

A técnica Delphi é especialmente útil quando necessitamos de fazer previsões a longo prazo ou quando o que está em avaliação é uma situação nova e em relação às quais a opinião de peritos são as únicas fontes de informação disponível. É também adequado quando se necessita de uma decisão tomada de forma participada por um elevado número de pessoas. 

Já para tratar de situações muito complexas, em que os temas não podem ser reduzidos a uma formulação simples e sintética, ou em situações em que o pensamento e a discussão sobre alternativas são o principal objetivo, o método Delphi pode fornecer resultados parcelares ou superficiais. 

Vantagens:

Anonimato: Visa evitar a influência entre os participantes, proibindo a comunicação paralela entre especialistas.

Interação por meio de um feedback controlado: Reduz as chances de perder o foco nos pontos centrais do problema — é por esse motivo que o intermediador informa apenas os dados necessários para a realização das análises.

Respostas estatísticas: Ajuda a reduzir a pressão para que o grupo alcance a conformidade, ao mesmo tempo em que diminui uma dispersão considerável das respostas que cada participante revela.

Não há necessidade de conciliar agendas: Como os questionários e os resultados são enviados por email, por exemplo, resolve-se o problema de conciliação de agendas para a elaboração de uma reunião e eliminam-se os custos necessários para deslocamento de pessoal.

Desvantagens:

Pouca objetividade. A informação tende a ser mais qualitativa e menos quantitativa. Para aumentar a informação quantitativa deve usar-se um inquérito estruturado

Decisão com base em dados incompletos e visão parcelar do problema

Dependendo da profundidade com que se pretenda realizar o estudo, a utilização da técnica Delphi pode obrigar a procedimentos complexos e que requerem um nível relativamente elevado de recursos.

Chance de se forçar o consenso para agilizar a tomada de decisão.

Possibilidade de demora na finalização do processo;

 

Para exemplificar o uso dessa técnica, usaremos uma empresa hipotética, uma indústria de laticínios. Um mercado altamente competitivo que conta com empresas de grande reputação. A empresa pretende lançar uma nova linha de iogurte integral para se manter presente no mercado e quer um estudo de viabilidade de produção para essa nova linha. Com isso o gerente de projeto decidiu utilizar o método de Delphi para identificar possíveis riscos nessa nova produção e definir sua ordem de importância. Então nesse caso hipotético trataremos dos riscos gerais, após essa definição podem ser feitos questionários específicos e detalhados de acordo com o planejamento feito na fase de escopo.

O tema definido foi “Avaliação dos aspectos de produção para definir sua viabilidade”.

Foram selecionados os especialistas:

  • Gerente financeiro
  • Gerente de vendas
  • Diretor de qualidade
  • Gerente de distribuição
  • Diretor de marketing

Após explicado seus papéis, são distribuídos questionários com aspectos importantes para a produção do iogurte, em que os especialistas irão classificar entre 0 a 10, sendo 0 nada importante e 10 muito importante.

Questionário 1 (Geral):

Gerente financeiro Diretor de qualidade Gerente de vendas Gerente de distribuição Diretor de marketing
Embalagem adequada 8 10 10 7 10
Qualidade do produto 8 10 10 9 10
Prazo de entrega 10 9 9 10 8
Preço do produto 10 6 10 8 9
Custo de produção 10 6 8 7 8

Após uma análise dos dados foi definido que, para um estudo mais profundo da viabilidade do novo iogurte, é necessário levar em consideração, por ordem decrescente de importância, os seguintes requisitos a serem estudados posteriormente:

  • Qualidade do produto
  • Prazo para distribuição
  • Embalagem adequada
  • Preço do produto
  • Custo de produção

Essa foi uma técnica muito importante, pois com esses resultados nós podemos identificar melhor os fatores essenciais que serão priorizados no projeto daqui pra frente, e assim dar um caminho aos nossos colaboradores e seus estudos, para então ir em busca do sucesso.

Bibliografia:

https://escritoriodeprojetos.com.br/tecnica-delphi –  último acesso 08/10/2017

https://www.trf5.jus.br/downloads/Artigo_23_Tecnica_Delphi_um_Guia_Passo_a_Passo.pdf –  último acesso 08/10/2017

http://artia.com/blog/serie-ferramentas-de-gestao-de-projetos-tecnica-de-delphi/ –  último acesso 08/10/2017

http://knoow.net/cienceconempr/gestao/metodo-ou-tecnica-delphi/ –  último acesso 08/10/2017

http://pm2all.blogspot.com.br/2011/09/pmbok-tecnicas-de-decisao-em-grupo_21.html –  último acesso 08/10/2017

https://alvarocamargo.com/2009/10/03/tecnica-de-delphi-para-identificacao-de-riscos/ –  último acesso 08/10/2017

http://blogtek.com.br/o-metodo-delphi/ –  último acesso 08/10/2017

http://proceedings.ciaiq.org/index.php/ciaiq2017/article/viewFile/1146/1112 –  último acesso 08/10/2017

Imagem:

http://www.gocnetworking.com/que-es-el-metodo-delphi-y-para-que-se-utiliza/ –  último acesso 08/10/2017

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