Verbal, não verbal

Formal ou informal

Não há projeto sem comunicação!

“Para 76% das empresas, a falha na comunicação é o principal motivo para os projetos fracassarem”

(PMI – Project Management Institute Brasil)

A comunicação é o meio pelo qual as pessoas expressam suas ideias, críticas e sentimentos. Há aproximadamente 20 mil anos os seres humanos sentiram a necessidade de se expressar e de interagir com o mundo ao seu redor, desenvolvendo as primeiras maneiras de se comunicar, utilizando de recursos gráficos nas paredes das cavernas. Com o tempo fomos evoluindo, juntamente aos meios de comunicação, e continuamos até hoje neste processo.

Hoje, a busca pela diminuição da distância necessária para a comunicação é constante e está muito presente em nosso dia a dia. Esta teve início na invenção do telefone, passando pela criação do computador, do celular e, atualmente, de aplicativos que permitem que nos comuniquemos, em tempo real, com pessoas de qualquer lugar do mundo, com áudio, vídeo e mensagens de texto.

Se tratando de projetos, o Gerenciamento das Comunicações possui um papel fundamental para a garantia de sucesso, contribuindo para seu progresso, já que esta área do conhecimento permite o envio e recebimento de feedbacks, além de manter sempre os integrantes da equipe informados do que e como deve ser feito e procurar que os objetivos e metas dos projetos estejam alinhados com a visão estratégica da empresa.

Para que um projeto alcance, de fato, o tão almejado sucesso, é preciso que a comunicação não apenas exista, mas que seja utilizada de maneira correta, sendo assim necessário planejar o gerenciamento das comunicações. Caso contrário, o andamento do projeto será prejudicado, visto que as informações devem chegar a todos os integrantes da equipe da mesma forma, evitando possíveis mal entendidos que reflitam em todo o grupo.

Planejamento

O ciclo de vida do Gerenciamento de Projetos é sempre dividido em 5 grupos de processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Dentro de cada grupo existem inúmeros processos, como é o caso do grupo do Planejamento, o qual é responsável por traçar o caminho a ser tomado em um projeto. Ou seja, a etapa de planejamento será fundamental para definir o rumo do projeto, já que só é gerenciado e controlado o que foi, previamente, planejado.

O Planejamento apresenta algumas Ferramentas/Ações, tais como: decomposição do escopo; EAP; Cronogramas físico, financeiro e de compras; levantamento de quantidades; estimativas de custos; desenvolvimento do plano de gerenciamentos do escopo, do tempo, dos custos, da qualidade, dos recursos humanos, dos riscos, das aquisições e de comunicações.

Visto isso, Planejar o Gerenciamento das Comunicações e desenvolver um plano de gerenciamento das comunicações é um dos processos pertencentes ao grupo de Planejamento.

Planejar o Gerenciamento das Comunicações

Segundo o PMBOK®, planejar o gerenciamento das comunicações é o processo de determinar as necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definir uma abordagem de comunicação.

Para isso, é necessário que o gerente de projetos incentive as partes envolvidas a trabalhar com cooperação, criando uma confiança que permite auxiliá-lo na transmissão de informações, o que agiliza a tomada de decisões.

As melhores práticas deste processo de planejamento, segundo o site Escritório de Projetos, são:

  • Usar método 5W2H adaptado para análise (6W2H);
    • What? O que? Qual informação
    • Why? Por que? Com qual propósito
    • Who? Quem é o responsável?
    • Who? Para quem? Quem precisa da informação
    • When? Quando serão necessárias e qual periodicidade
    • Where? Onde ocorrerão ou serão armazenadas
    • How? Como? Template, Procedimento, Best Practices
  • Adaptar a cultura e estrutura organizacional;
  • Considerar os interesses individuais e de grupo, seus conflitos e repertórios;
  • Validar o plano com os interessados;
  • Determinar mecanismos de feedback e resolução de conflitos;
  • Garantir meios adequados para resolução de problemas, distribuição de informações e controle de mudanças;
  • Usar modelos e boas práticas já validadas pelo PMO;
  • Preparar plano de comunicações já no kick-off e revisar sempre.

Estão listadas abaixo as Entradas, Ferramentas/Ações e Saídas correspondentes ao processo de Planejar o Gerenciamento das Comunicações:

ENTRADAS

  • Plano de gerenciamento do projeto – é um plano que tem como objetivo guiar a equipe ao longo do projeto, descrevendo como este será executado, controlado, monitorado e encerrado.
  • Registro das partes interessadas – registra detalhadamente as informações pessoais, o papel no projeto e as expectativas das partes interessadas no projeto.
  • Fatores ambientais da empresa – são fatores externos ou internos que a equipe de projeto não pode evitar que influenciem no andamento deste, como condições do mercado, cultura organizacional e infraestrutura.
  • Ativos de processos organizacionais – são ativos que contribuem diretamente para o sucesso de um projeto, como metodologia de gerenciamento e políticas.

FERRAMENTAS

  • Análise de requisitos da comunicação – determina os requisitos de informações das partes envolvidas no projeto.
  • Tecnologia das comunicações – a escolha de uma tecnologia de comunicação depende de muitos fatores, como a urgência de informação, a experiência da equipe e o prazo do projeto.
  • Modelos de comunicações – quais elementos de comunicação serão utilizados para se obter uma comunicação efetiva (com uma mensagem clara e de fácil compreensão do receptor).
  • Métodos de comunicação – a partir da análise de requisitos da comunicação, é possível escolher entre alguns métodos de comunicação, como Comunicação Interativa (Ex.: reuniões), Comunicação Ativa (Ex.:emails) e Comunicação Passiva (Ex.: Intranet).
  • Reuniões – reuniões são ótimos meios de comunicação interativa, pois permitem uma troca de ideias e feedbacks instantâneos, além de servirem para registrar decisões e decidirem as próximas ações e previsões do projeto.

SAÍDAS

  • Atualizações dos Documentos do projeto – atualizações de documentos dos processos de gerenciamento do projeto.
  • Plano de gerenciamento das comunicações – “Após planejar o gerenciamento das comunicações, é possível criar um Plano de Gerenciamento das comunicações, com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis” (Eva Dias, 2017). Este plano apresenta a descrição de como as comunicações serão gerenciadas do começo ao fim do projeto, auxiliando no plano de gerenciamento do projeto.

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Figura 2: Plano de gerenciamento das comunicações

Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-das-comunicacoes

Gerenciar as Comunicações

Após planejar o gerenciamento das comunicações e criar um plano de gerenciamento, é possível dar início a execução do projeto. Ao longo de seu desenvolvimento o gerente de projetos será responsável por esta tarefa, garantindo que todas as informações sobre o projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas e recuperadas.

O intuito do gerenciamento é manter as partes interessadas alinhadas e assegurar o comprometimento de todos com o projeto, almejando o sucesso. Sendo um processo de grande importância, já que não basta ter realizado um bom planejamento se a execução não for feita de maneira apropriada.

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Figura 3: Gerenciar as Comunicações: entradas, ferramentas e técnicas e saídas

Fonte: http://slideplayer.com.br/slide/2920907/

Controlar as Comunicações

O processo de controle das comunicações permite monitorar as informações durante todo o projeto, garantindo uma boa comunicação entre os envolvidos e possibilitando o atendimento dos interesses de todos os Stakeholders.

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Figura 4: Controlar as comunicações: entradas, ferramentas e técnicas e saídas

Fonte: http://slideplayer.com.br/slide/2920907/

Fatores de Comunicação que podem afetar um projeto

  • Alguns projetos necessitam de informações atualizadas com uma grande frequência, enquanto outros se sustentam facilmente apenas com informações periódicas, logo, deve-se planejar a necessidade de comunicação.
  • É importante que o gerente do projeto, antes de escolher uma tecnologia de comunicação, saiba se sua equipe tem acesso a esta. Assim como deve-se investigar se vale a pena a utilização de um sistema de comunicação no caso dos participantes não a conhecerem e necessitarem um longo treinamento, o que gera tempo e custo.
  • Deve-se levar em consideração se a equipe trabalha de maneira direta ou virtual, para que a escolha da comunicação não seja equivocada.

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Figura 1: Exemplo de falha de comunicação em uma equipe de projeto

Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto

Utilizando a comunicação a favor de um projeto

Para exemplificar a utilização da comunicação em um projeto, veremos abaixo um exemplo simulado da criação de um plano de gerenciamento de comunicações, desenvolvido por Frederico Aranha, do Site Campus:

Vamos supor que nós trabalhemos juntos em uma empresa de TI que oferece seus serviços de Central de Serviços para terceiros. Você e eu somos gerentes de projetos e trabalhamos na área de novas demandas: sempre que um dos clientes pede para atendermos um novo tipo de chamado, temos de preparar as comunicações para que a Central de Serviços possa atender aquele chamado e criamos um projeto para atender esta nova demanda. O que vamos fazer agora é construir um Plano de Gerenciamento das Comunicações (PGC) para uma demanda nova de atendimento de criação de contas de acesso para um novo sistema de uma das empresas para as quais prestamos serviços.

Responda as questões abaixo, uma por vez, e depois estruture suas respostas em um documento. Este documento será seu PGC. Depois de elencar as perguntas eu mesmo vou respondê-las e formar, no corpo deste artigo, um PGC de exemplo.

  • Quais os requisitos de comunicações das partes interessadas?
  • O que será comunicado ao longo do projeto, em que idioma e com que nível de detalhamento?
  • Qual o motivo de enviarmos determinadas informações para determinadas pessoas?
  • Qual será a frequência da distribuição das informações?
  • Quem comunica o quê?
  • Como vamos nos comunicar? Qual tecnologia e qual modelo comunicacional?
  • Como vamos refinar as comunicações e as informações comunicadas?
  • Glossário de terminologia comum, existe algum? Precisamos criar um?

Acompanhe agora o modelo de Plano de Comunicação do Projeto “X”, inteiramente orientado para as necessidades comunicacionais das partes interessadas e com artefatos sendo construídos com base nesta orientação:

Plano de Comunicação do Projeto “X”

Requisitos de Comunicações das Partes Interessadas

Gerente de Serviços da Empresa Contratante – Fulano de Tal:

O Gerente de Serviços precisa estar por dentro do andamento do projeto diariamente, pois gerencia parte da equipe de trabalho responsável pela aplicação que será introduzida em nossa operação de Central de Serviços. Dentro do nosso projeto, ele é o líder de um time e está sob a gestão do projeto, embora não se sinta gerido pelo gestor deste projeto, precisa ser orientado de forma a entregar o que precisa ser entregue para que os resultados aconteçam. Se algum atraso ocorre durante um treinamento interno, por exemplo, isto significa que o projeto como um todo atrasará e esta parte interessada terá de manter os serviços em outro ambiente que não o da nossa organização. Esta parte interessada também faz parte do comitê de mudanças.

O que será comunicado ao Gerente de Serviços:

Relatórios de desempenho das atividades do projeto, em inglês, pois esta parte interessada é norte-americana. Um relatório em português não será gerado, pois nossa Central de Serviços é global e adotou o inglês como idioma padrão. O detalhamento do relatório será referente as atividades do dia e seu status no momento da geração do relatório contendo GAPS identificados, percentual de realização e mitigação dos riscos encontrados.

Em que formato será comunicado:

Os relatórios serão construídos com base no modelo padrão de relatórios de nossa organização, modelo este já aprovado pela empresa contratante.

Frequência das comunicações:

Diária.

Fonte das informações e dos relatórios:

Os responsáveis pelas atividades apontam o índice de conclusão e identificam GAPS com seus líderes ou com o próprio gerente de projeto. Os relatórios são gerados pela equipe de gestão de projetos e encaminhados para as partes interessadas pelos membros da equipe de gestão de projetos responsáveis pela geração de relatórios. O gerente de projetos recebe uma cópia, assim como o Gerente de Serviços, dos relatórios gerados diariamente.

Tecnologia de comunicação:

Prioritariamente, emails. Também realizamos reuniões semanais – a serem detalhadas em outra área do PGC – para discussão dos principais GAPS encontrados na semana, a evolução do projeto e mitigações necessárias.

Refinamento dos relatórios:

Os relatórios diários são concatenados e transformados, semanalmente, em relatórios semanais. Estes relatórios semanais são analisados qualitativamente e apresentados ao Gestor de Serviços. Mensalmente é feita uma revisão dos relatórios, assim sucessivamente até a conclusão do projeto.

Glossário:

Não será necessário.

*Fim do PGC*

Conclusões

O gerenciamento de projetos é extremamente importante para que seja possível atingir as expectativas de todas as partes envolvidas e obter um projeto de sucesso. Para que isso seja possível, diversos fatores se fazem necessários e, como vimos, planejar o gerenciamento das comunicações é um dos mais relevantes. Isso porque se este planejamento falhar, o gerenciamento não poderá ser executado de maneira efetiva e, consequentemente, não será possível monitorar e controlar as comunicações. Assim, o resultado será de um projeto em que as partes interessadas não estão alinhadas com os objetivos e metas principais, desenvolvendo um projeto de fracasso.

 

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Figura 5: Comunicação entre Stakeholders de um projeto

Fonte:https://exame.abril.com.br/geral/como-melhorar-a-comunicacao-com-sua-equipe/

Visto isso, após a identificação das partes interessadas e de suas necessidades e a utilização desta para guiar o gerenciamento e controle das comunicações ao longo do desenvolvimento do projeto, deve-se sempre planejar o gerenciamento de comunicações de maneira clara, definindo uma abordagem de comunicação, para que o plano de gerenciamento das comunicações seja desenvolvido. Durante este desenvolvimento, é preciso manter as partes interessadas informadas sobre o desempenho do projeto e ir traçando a execução de acordo com os feedbacks recebidos, tendo sempre em vista atender às expectativas dos Stakeholders e alcançar os objetivos do projeto.

Referencias Bibliográficas

Links da Internet:

DIAS, Huxley. Gerenciamentos das Comunicações do Projeto. Disponível em: <https://www.slideshare.net/huxleydias/gerenciamento-das-comunicacoes>. Acesso em: 29 de Outubro de 2017.

EXAME. Como Melhorar a Comunicação com sua Equipe. Disponível em: < https://exame.abril.com.br/geral/como-melhorar-a-comunicacao-com-sua-equipe/ >. Acesso em: 30 de Outubro de 2017.

GOOGLE SITES. Revolução dos Meios de Comunicação. Disponível  em <https://sites.google.com/site/revolucaodosmeiosdecomunicacao/conclusao>. Acesso em: 28 de Outubro de 2017.

MAMONA, Karla. Falha na comunicação é principal motivo para fracasso nos projetos. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/noticias/negocios/falha-na-comunicacao-e-principal-motivo-para-fracasso-nos-projetos/32434/>. Acesso em: 31 de Outubro de 2017.

MONTES, Eduardo. Planejar o Gerenciamento das Comunicações. Disponível em:  <https://escritoriodeprojetos.com.br/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes>. Acesso em: 29 de Outubro de 2017.

MONTES, Eduardo. Plano de gerenciamento das Comunicações. Disponível em: https://escritoriodeprojetos.com.br/plano-de-gerenciamento-das-comunicacoes

MONTES, Eduardo. Gerenciamento das Comunicações do Projeto. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto>. Acesso em: 30 de Outubro de 2017.

NPU. Qual o papel da comunicação na gestão de projetos? Disponível em: <http://npu.com.br/qual-o-papel-da-comunicacao-na-gestao-de-projetos/>. Acesso em: 28 de Outubro de 2017.

SLIDE PLAYER. Gerenciamento da Comunicação no Projeto. Disponível em: < http://slideplayer.com.br/slide/2920907/ >. Acesso em 30 de Outubro de 2017.

SILVA, Eva. Planejar o Gerenciamento das Comunicações. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/06/13/planejar-o-gerenciamento-das-comunicacoes/>. Acesso em: 29 de Outubro de 2017.

SITE CAMPUS. Plano de Comunicação – Como montar o seu. Disponível em: <https://sitecampus.com.br/vamos-planejar-crie-seu-plano-de-comunicacoes/>. Acesso em: 07 de Novembro de 2017.

Foto em Destaque:

INTERFACE. Qual a importância de um planejamento de comunicação interna? Disponível em: <https://interfacecomunicacao.com.br/qual-a-importancia-de-um-planejamento-de-comunicacao-interna/>. Acesso em: 31 de Outubro de 2017.

 

 

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