Estimar a Duração da Atividade

Pode parecer simples determinar o prazo para que uma atividade seja executada, porém essa é uma das tarefas mais importantes no gerenciamento de projetos, a partir dela é possível elaborar o sequenciamento das atividades e organizar o cronograma completo. Após isso, todo o restante do planejamento do projeto pode ser pensado da melhor maneira, obedecendo a diversos fatores, como prazo, escopo, recursos, entre outros.

Conforme PMBOK, a estimativa da duração da atividade envolve avaliar a quantidade de períodos de trabalho que provavelmente serão necessários para implementar cada atividade. Uma pessoa ou grupo da equipe do projeto que estiver mais familiarizada com a natureza de uma atividade específica deve fazer ou, no mínimo, aprovar a estimativa.

Mas, o que é PMBOK?

Figura 1 – Guia PMBOK / Fonte: https://www.saraiva.com.br/um-guia-do-conhecimento-em-gerenciamento-de-projetos-guia-pmbokr-5-ed-2014-7076153.html

Guide to the Project Management Body of Knowledge, publicado pelo Project Management Institute (PMI), mais popular como PMBOK, aborda diversos princípios que estão contidos no gerenciamento de projetos, é uma padronização que identifica e conceitua processos, áreas de conhecimento, ferramentas e técnicas.

Estimar a duração de uma atividade está dentro do grupo de processos de “Planejamento”. O planejamento é de fundamental importância num projeto, pois vai ser realizado algo nunca havia sido feito antes. O principal objetivo é refinar o planejamento feito na Iniciação com o nível de detalhes necessários.

Segundo Eduardo Montes, “A fase do planejamento definirá mais precisamente o escopo, o custo e o prazo do projeto, estabelecerá a organização do trabalho e fornecerá uma estrutura para revisão e controle do projeto.”.

Para predizer quanto tempo o trabalho levará para ser concluído, usa-se dois métodos:

• Definir o esforço necessário para realizar o trabalho;
• Definir a duração.

Esforço, é a quantidade de horas de trabalho que, os funcionários irão executar determinada atividade. Conhecendo o número de horas que serão necessárias, há condições de determinar a duração da atividade, isto é o período de tempo que a atividade demorará a realizar desde o início até a sua conclusão.

Para estimar o esforço com maior precisão, leva-se em consideração alguns fatores, como:

• Os recursos disponíveis para realizar a atividade;
• A disponibilidade dos recursos;
• Períodos de ociosidade (fins de semana, feriados e férias contratuais);
• Quantidade de horas diárias trabalhadas.

Uma gestão de projeto competente deve estimar valores realistas, não é satisfatório definir o tempo com base em cálculos infundados ou palpites simplistas. O grau de precisão das estimativas determina a confiabilidade do planejamento.

Figura 2 – Ampulheta / Fonte: http://evoimoveis.com.br/acaba-o-prazo-das/

Estimar a duração de cada atividade, possui a seguinte configuração:

Entradas

• Lista de atividades: são todas as atividades que serão realizadas no projeto;
• Lista de atributos: detalhamento de cada atividade para garantir o perfeito entendimento dos membros da equipe;
• Especificações dos recursos: afeta a duração de cada atividade, pois leva em consideração os recursos especificados para sua composição.
• Agenda de recursos: inclui o tipo, quantidade, disponibilidade e capacidade no uso dos recursos para o desenvolvimento das tarefas. É muito importante saber a localização dos insumos e o mapa de seus fornecedores;
• Delimitação de escopo: os pressupostos e as restrições impostas pela delimitação de escopo devem ser considerados para a estimativa da duração das atividades, já que influi nas condições de execução;
• Ativos organizacionais: a disponibilidade de informações dos ativos organizacionais (histórico, inventário de recursos, metodologia de construção de cronograma e as lições aprendidas), são congregadas pela equipe e usadas na confecção dos produtos desta etapa.

 

Processamento

• Análise de um especialista: Deve determinar a mais precisa duração das atividades, pois esse profissional tem experiência em projetos, atividades e trabalhos anteriores;
• Estimativa por analogia: mecanismo de pesquisa de informações para ser usado no projeto. Com um padrão já consolidado, fica mais fácil estimar a duração das próprias atividades;
• Estimativa paramétrica: relacionamento estatístico entre dados históricos e variáveis para calcular e estimar parâmetros como custo, orçamento e duração;
• Estimativa de três pontos: origina-se da tradicional técnica de avaliação e revisão, Program Evaluation and Review Techinique (PERT). Os três pontos são, três cenários possíveis para uma determinação de custos: mais provável, otimista e pessimista;
• Análise de reservas: a estimativa de recursos pode incluir reservas para proteger o planejamento das incertezas ao elaborar o cronograma.

 

Saídas

• Estimativa de duração da atividade: a duração das atividades é uma avaliação quantitativa do número de períodos de trabalho que será exigida para completar uma atividade;
• Atualizações da documentação do projeto: esta etapa é de atualizações nos atributos das atividades, previsão global de duração, níveis de habilidades exigidos em cada execução, etc.

Figura 3 – Estrutura básica: entradas, processamento e saídas / Fonte: http://geugres.blogspot.com.br/2013/06/dispositivos-perifericos-de-entrada-e.html

Desta forma, foi possível abordar a importância da correta definição dos prazos de cada atividade dentro do cronograma de um projeto. Essa etapa é o ponto de partida para a continuação do planejamento de todo o escopo do projeto. O gerente de projetos tem como umas de suas principais restrições o tempo, juntamente com o escopo e custo, formando assim a Tripla restrição ou Triângulo das Restrições.

Figura 4 – Triângulo das restrições / Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/restricao-tripla

Um produto ou serviço de qualidade deve: atender as necessidades do cliente (Escopo); ser disponibilizado a tempo (Prazo) e ter preço e custos compatíveis (Custo).

Exemplo:

Estimar o tempo para a construção de um prédio.

Não necessariamente utilizar 50 pedreiros e 50 auxiliares de obra garante um serviço eficiente. Pois é preciso realizar um ajuste das atividades, cronograma dos esforços disponíveis, cronograma dos recursos, realocar as atividades, verificar tempo de cura do concreto de cimento, tempo de secagem da tinta das paredes, entre outros fatores. Além de verificar todo o custo nas mais diversas etapas da obra.

Desta forma, é possível verificar que o planejamento de tempo é essencial para se obter sucesso no projeto.

 

Referências Bibliográficas:

Estimativa de duração das atividades. Disponível em: < https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/idiomas/estimativa-de-duracao-das-atividades/43896>, acesso em: 21 de out. 2017.

Torres, Lutieri. PMBOK: Como estimar a atividade de um projeto. Disponível em: <http://www.devmedia.com.br/pmbok-como-estimar-a-atividade-de-um-projeto/28801>, acesso em 21 de out. 2017.

Montes, Eduardo. Estimar as durações das atividades. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/estimar-as-duracoes-das-atividades>, acesso em 21 de out. 2017.

Montes, Eduardo. Estimativas de duração das atividades. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/estimativas-de-duracao-das-atividades>, acesso em 21 de out. 2017.

Gerenciamento de tarefas: como estimar prazos? Disponível em: <https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/projetos/gerenciamento-de-tarefas-como-estimar-prazos>, acesso em 21 de out. 2017.

PMBOK v5: 6.5 Estimar Duração das Atividades do Projeto. Disponível em: <http://pm2all.blogspot.com.br/2011/10/pmbok-64-estimar-duracao-das-atividades.html>, acesso em 21 de out. 2017.

Macêdo, Diego. Gerenciamento do Tempo do Projeto (PMBoK 5ª ed.). Disponível em: <http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-do-tempo-do-projeto-pmbok-5a-ed/>, acesso em 22 de out. 2017.

O que é PMBOK? Disponível em: <http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/conhecimentos/o-que-e-pmbok>, acesso em 22 de out. 2017.

Montes, Eduardo. Atributos das atividades. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/atributos-das-atividades>, acesso em 22 de ou. 2017.

Restrição Tripla. Disponível em: < http://plantaoengenharia.com/restricao-tripla/>, acesso em 22 de out. 2017.

Montes, Eduardo. Restrição Tripla em projetos. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/restricao-tripla>, acesso em 22 de out. 2017.