A conformidade de uma equipe que possui a informação exata no tempo certo de modo a minimizar conflitos.

De acordo com Peter Drucker:

“O mais importante em uma comunicação é ouvir o que não está sendo dito.”

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Figura 1 – Comunicação efetiva / Fonte: http://calango74.blogspot.com.br/2014/01/vida-organizacional-xvi-nao-basta.html

 

Quando você quer passar uma informação, é preciso se certificar que seu receptor está entendendo a mensagem.  A falha de comunicação ainda está entre os 10 problemas mais frequentes em uma empresa e é uma reação em cadeia como a brincadeira telefone sem fio; onde cada pessoa da roda repassa em um cochicho a mesma frase sempre e no final do jogo, a mensagem está totalmente alterada. Sem um controle das mensagens repassadas, dificilmente elas irão continuar exatamente do jeito que deveriam ser.

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Figura 2: Telefone sem fio / Fonte: http://www.blogs.ea2.unicamp.br/descascandoaciencia/wp-content/uploads/sites/80/2016/12/telefonesemfio-1.jpg

 

A seguir, poderemos ter uma noção geral do tema que envolve a área de conhecimento chamada de gerenciamento das comunicações do projeto.

De acordo com o Guia PMBOK ®, “o gerenciamento das comunicações do projeto é um grupo de processos com a finalidade de planejar, coletar, criar, distribuir, armazenar, recuperar, gerenciar e monitorar as informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada”. Os gerentes de projetos passam grande parte do tempo se comunicando com os membros da equipe e partes interessadas, interna ou externamente à organização.

No âmbito do PMBOK a gestão da comunicação do projeto segue a hierarquia DIKW (Data-Information-Knowledge-Wisdom) também conhecida por pirâmide do conhecimento. O sucesso da implementação desse modelo que permite transformar dados no conhecimento necessário à decisão depende essencialmente da confiança da equipe nos dados obtidos, no processo de análise que conduz a informação, e no apoio dos patrocinadores do projeto.

O gerenciamento das comunicações está presente no monitoramento e controle de um projeto, parte na qual é feita a análise e o acompanhamento na intenção de identificar problemas e compreender o que precisa ser melhorado. O monitoramento e controle envolve o escopo (até mesmo em sua validação), qualidade, tempo, custos, aquisições, riscos, partes interessadas e as comunicações.

Esse processo ajuda, e muito, o gerenciamento de projetos. Além dele poder ser medido e analisado regularmente, ele também possui informações sobre as áreas que devem possuir maior atenção, controla todo o esforço do projeto e coordena as fases que precisam de ações corretivas ou preventivas.

Como o título do post carrega o assunto desse post, é importante ressaltar que atividades da comunicação incluem uma comunicação interna ou externa; formal ou informal; vertical ou horizontal, entre outras. Então, após termos discutido um pouco sobre a área de conhecimento em geral, podemos focar no assunto que é o título desse post: Controlar as comunicações.

Controlar as comunicações é um processo do PMBOK* utilizado para monitorar e informar os dados durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades sejam atendidas. Repassar de modo fácil uma informação complexa, às vezes, pode ser a chave para um problema.

O tipo de informação, o meio usado e a periodicidade com que a informação é partilhada pelos diversos interessados ou grupos de interessados está definida no Plano de Gestão de Comunicações. Em termos práticos, isso significa que os relatórios devem ser capazes de sintetizar de forma clara, o que de fato é relevante para a compreensão do andamento do projeto e isso inclui como indicadores e gráficos devem ser apresentados ou os assuntos mais importantes.

O gerente de projetos deve ter um feedback seja em forma de reunião, pesquisa de satisfação ou até mesmo um almoço, para adaptar novas demandas de informação.

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Figura 3: Controlar as comunicações: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas / Fonte: https://pt.wikipedia.org/wiki/Project_Management_Body_of_Knowledge

Ao falamos em entradas desse processo, temos 5 como mostra a figura acima.

  • Plano de gerenciamento do projeto

É o guia da equipe durante todo o projeto. Segundo o guia PMBOK ®, é esse plano que irá integrar e juntar as linhas de base dos processos de planejamento e planos de gerenciamento auxiliares. Em outras palavras, é a descrição de como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado.

  • Comunicação do projeto

Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado (PMBOK ®). Como dito no início do post há várias formas de comunicação seja formal ou informal, podendo ser através de e-mails, memorandos, relatórios, boletins informativos, inflexões de voz e outras.

  • Registros das questões

O Issues Log, como é conhecido em inglês nada mais é que um registro de todas as questões e problemas que aconteceram e por isso, é um dos documentos mais importantes do projeto.

Através dele o GP poderá identificar alternativas, solucionar melhor solução, gerar ações com responsável e previsão e divulgar as soluções. A tomada de decisões irá envolver os responsáveis. Questões inacabadas e problemas mal resolvidos podem causar sérios desentendimentos, afinal de nada adianta apenas tapar o buraco com fita adesiva.

  • Dados de desempenho do trabalho

São os valores das métricas e observações geradas na execução de atividades do projeto, são os dados de desempenho do trabalho que irão ajudar na tomada de decisões. Contém medidas de desempenho técnicas (gerenciamento do valor agregado), início e término de uma atividade, custos e despesas realizados.

  • Ativos de processos organizacionais

Ativos relacionados aos processos da empresa que levam ao seu sucesso.

 

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Figura 4 – Esquema de ativos em setas / Fonte: autoria

Podem ser políticas, auditorias, procedimentos de qualidade, controles financeiros, tratamentos de riscos, disponibilização de lições aprendidas sobre projetos passados, informações históricas ou qualquer informação documentada que possa ajudar a conduzir ao sucesso.

Já quando se trata de ferramentas e técnicas a primeira é o sistema de gerenciamento de informações que é como a empresa realiza o acesso à informação, basicamente. Ele pode ser feito através de distribuição de documentos manuais, comunicação via e-mail ou videoconferência por exemplo. Interface web para gerenciar projetos e elaboração de cronogramas; pacotes de software de apoio a reuniões e escritórios virtuais também são utilizados assim como a distribuição de informações através de ferramentas para o GP coletar, armazenar e distribuir informações sobre custo, prazo e desempenho do projeto e até mesmo recursos gráficos para criar representações visuais do desempenho do projeto.

A segunda é a opinião especializada: ferramenta e técnica mais utilizada pelos processos do guia PMBOK®. É uma avaliação com base as opiniões fornecidas por especialistas em uma determinada área de aplicação, área de conhecimento, disciplina ou setor que seja relevante para a atividade que está a ser realizada.

Por fim, a terceira são as famosas reuniões. Momento em que se tenta alinhar todos os assuntos em pauta.

Em relação às saídas desse processo são 5:

  • Informações sobre o desempenho do trabalho

São geradas para a tomada de decisão a partir dos dados sobre o desempenho do trabalho e apresentadas no relatório desse desempenho. Alguns exemplos são detalhes da utilização de recursos, status das entregas e estimativas para terminar as atividades do cronograma que foram iniciadas.

  • Solicitações de mudança

Por serem praticamente certas, as mudanças exigem um procedimento por parte do GP para sabermos como essa alteração será tratada na fase do planejamento. Já na fase da execução, temos de implementar as solicitações de mudança aprovada e em último, no controle, o procedimento é registrar as solicitações de mudança e submetê-las ao fluxo.

Para as demais fases são atualizações das entradas:

  • Atualização do plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações dos Documentos do projeto
  • E atualizações dos Ativos de processos organizacionais

Afinal, atualizações são pontos importantes ao longo do projeto.

Depois desse breve entendimento, é possível ter uma boa noção sobre esse processo do gerenciamento de projetos.

Para demonstrar o controle de comunicações na prática, usei como base um artigo sobre o processo de implementação do Kanban em uma empresa de grande porte da indústria têxtil em um estudo de caso onde a intenção era reduzir estoque e lead time. Como o nosso foco aqui é o gerenciamento de projetos, basta dizer muito superficialmente que o Kanban é uma técnica de controle de estoque. A interdisciplinaridade aqui, nos remete a PCP (Planejamento e Controle da Produção) e eu provavelmente precisaria de outro post para falar detalhadamente sobre. Então, apenas para quem gostaria de ler mais sobre o assunto, basta clicar aqui para ter acesso ao estudo de caso em questão.

Em linhas gerais, irei relacionar apenas algumas etapas do controle de comunicações nesse artigo com o que foi realizado na empresa

Em primeiro lugar foi realizado um plano de gerenciamento do projeto, pois a empresa já havia implantado esse sistema no setor de tecelagem e naquele memento, iria trazê-lo para a área de confecção.

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Figura 5: Tabela de gerenciamento das etapas / Fonte: http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:32nAMpTquwQJ:www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2008_tn_sto_069_491_10794.pdf+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br

O registro das questões ainda nas entradas do processo de controlar comunicações, foi feito com base nos indicadores indicados que deveriam ser melhorados: rendimento, estoque em processo e outros.

Na questão de ferramentas, a opinião especializada foi importante. Equipes de planejamento e controle da produção auxiliaram na instalação do Kanban. O conhecimento sobre a área era imprescindível para reajustar os fluxos de produção.

Ao final das mudanças, dados foram comparados, ou seja, na saída temos as informações sobre o desempenho do trabalho e também, atualizações nos ativos de processos organizacionais sendo intimamente ligadas ao estoque que era um dos problemas iniciais.

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Figura 6: Tabela comparativa / Fonte: http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:32nAMpTquwQJ:www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2008_tn_sto_069_491_10794.pdf+&cd=1&hl=pt-BR&ct=clnk&gl=br

Através dessa correlação, é possível perceber que mesmo quando não estamos com uma visão de gerenciamento de projetos na cabeça, e seus processos e técnicas, qualquer procedimento como o relatado nesse post, segue uma sequência lógica e não diferente de modo geral de outros projetos, na área de Controle e Monitoramento.

 

Referências bibliográficas:

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5ª edição – EUA: Project Management Institute, 2013. Acesso em: Novembro. 2017.

Abepro. A PROGRAMAÇÃO DA PRODUÇÃO PUXADA PELO CLIENTE: ESTUDO DE CASO NA INDÚSTRIA TÊXTIL.  Disponível em: <http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2008_tn_sto_069_491_10794.pdf >. Acesso em: Novembro. 2017.

MACEDO, Diego. Gerenciamento das Comunicações do Projeto (PMBoK 5ª ed.). Disponível em: <http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto-pmbok-5a-ed/amp/ >. Acesso em: Novembro. 2017.

MONTES, Eduardo. Controlar as comunicações. Disponível em: <https://uvagpclass.wordpress.com/2017/05/22/controlar-as-comunicacoes/amp/ >. Acesso em: Novembro. 2017.

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