Saber estimar os custos de um projeto é essencial para o sucesso do mesmo. Aprenda como realizar esse processo corretamente.

Projeto é um conjunto de atividades temporárias, destinadas a produzir um produto, serviço ou resultado únicos. Cada projeto é único no sentido de que não se trata de uma operação de rotina, mas um conjunto específico de operações com objetivo de atingir um resultado em particular. Para a realização de um projeto entramos no tema de como gerencia-lo.

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos (Guia PMBOK Quinta Edição). É uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio, e assim, aumentar a competição no mercado.

O conhecimento em gerenciamento de projetos é composto de dez áreas:

  • Gerenciamento da Integração
  • Gerenciamento de Escopo
  • Gerenciamento de Custos
  • Gerenciamento de Qualidade
  • Gerenciamento das Aquisições
  • Gerenciamento de Recursos Humanos
  • Gerenciamento das Comunicações
  • Gerenciamento de Risco
  • Gerenciamento de Tempo
  • Gerenciamento das Partes Interessadas

Neste Post vamos falar sobre uma área dentro de gerenciamento de custos, que é Estimar os custos do projeto, mostrar a área do conhecimento a que ela pertence, os seus objetivos e ferramentas que podemos utilizar. E mencionar como Estimar os custos é essencial dentro do gerenciamento de um projeto.

Área do conhecimento

Este processo pertence a área de gerenciamento de custos, que é dividida em 4 partes, são elas:

  • planejar o gerenciamento dos custos: define políticas, procedimentos para planejar, gerenciar, executar e controlar os custos.
  • estimar os custos: estima os custos dos recursos necessários para executar as atividades do projeto.
  • determinar o orçamento: agrega os custos estimados das atividades para estabelecer uma linha de base.
  • controlar os custos: monitora o status do projeto para atualizar o orçamento e gerenciar alterações na linha de base dos custos.

Grupos de processos

São atividades que ocorrem em vários níveis de intensidade durante todo o projeto. São organizados em cinco grandes grupos, são eles: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Fechamento.

Este processo (estimar os custos) pertence ao grupo de Planejamento, que é um processo para definir o escopo do projeto, definir os objetivos e desenvolver o plano de ação necessário para alcançá-los, selecionando os melhores caminhos para atingir o sucesso do projeto.

Objetivo do processo

Esse processo tem como objetivo desenvolver uma estimativa dos custos (remuneração dos fatores de produção: mão-de-obra, capital, máquinas, instalações, materiais e serviços utilizados na preparação e execução de um processo produtivo.) dos recursos necessários para executar as atividades do projeto e inclui a identificação e a consideração das alternativas de custo para iniciar e terminar o projeto. A estimativa de custos é um processo iterativo de fase para fase, e a precisão da estimativa de um projeto aumentará conforme o mesmo progride no seu ciclo de vida.

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imagem 1: Projeto de incentivo a leitura. Fonte: https://pt.slideshare.net/gestaoprojculturais20131/projeto-de-incentivo-leitura

 

Tipos dos custos a se estimar

Temos 4 tipos de custos, são eles:

  • Custos diretos: diretamente relacionados ao trabalho do projeto e não podem ser partilhados por vários projetos. Exemplo: remuneração, prêmios, pessoas, equipamentos e etc.
  • Custos indiretos: são habitualmente custos que são partilhados por vários projetos. Exemplo: utilização das salas e outro equipamento de escritório, apoio de secretariado, etc.
  • Custos variáveis: custos  que mudam de acordo com a quantidade utilizada, e dependem da forma como o projeto decorre. Exemplo: salários e materiais.
  • Custos fixos: estes custos mantém-se constantes independentemente da sua utilização pelo projeto. Exemplo: aluguel.
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imagem 2: Estimar Custos. Fonte: http://pmkb.com.br/artigo/estimativas-de-custos-riscos-e-indices-de-um-projeto-de-engenharia/

Aspectos fundamentais 

Existem 3 aspectos fundamentais quando falamos de estimar os custos de um projeto:

  • Os custos de um projeto são bem variados, e para uma estimativa correta é necessário que se conheça com detalhes todas as categorias de custo que são relevantes para o projeto.
  • Custo e orçamento do projeto são conceitos distintos e abordados de forma distinta no PMBOK.
  • Não existe uma estimativa de custos do projeto, existem várias estimativas que são feitas em momentos distintos do ciclo de vida do projeto com objetivos diversos e por isso são utilizadas diversas técnicas e ferramentas para estimas tais custos.
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imagem 3: Como gerenciar os custos de um projeto. Fonte: http://blog.crmzen.com.br/post/59021822216/como-gerenciar-os-custos-de-um-projeto

Entradas

As entradas da construção das estimativas são diversas, como o plano de gerenciamento dos custos, recursos humanos, linha de base do escopo, cronograma do projeto, registro de riscos, fatores ambientais e ativos de processos organizacionais.

Ferramentas e técnicas

As ferramentas e técnicas dependem da fase do ciclo de vida em que nos encontramos mas também das características específicas do projeto para o qual pretendemos estimar os custos. Temos como as mais utilizadas:

  • Opinião especializada: buscar com partes mais experientes ajuda na tomada de decisões.
  • Estimativa análoga: utilizar dados e informações passadas para estimar custos presentes.
  • Estimativa paramétrica: utilizar parâmetros associados aos custos construídos com informações passadas de alta precisão.
  • Estimativa bottom-up: estimar nas atividades, pacotes de trabalho e contas de controle os custos, de baixo para cima.
  • Estimativa de três pontos: processo de estimativa por agregação que assenta em estimativas pormenorizadas em relação à duração – estimativa pessimista, positiva e mais provável.
  • Análise de reservas: reservas contingenciais e gerenciais, onde as contingenciais são aquelas preparadas com base em riscos conhecidos e as gerenciais em riscos desconhecidos.

Saídas

As saídas da construção das estimativas são as próprias estimativas, apresentadas geralmente em uma planilha com as atividades, duração, recursos, custos estimados( diretos, indiretos, fixos e variáveis). É importante manter um registro das bases das estimativas, pois esta também é uma saída deste processo, e por fim atualizar os documentos do projeto relacionados as estimativas apresentadas.

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imagem 4: Gerenciamento dos custos de um projeto. Fonte: http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-dos-custos-do-projeto-pmbok-5a-ed/

Exemplo de utilização

Temos como exemplo o projeto de reforma de uma casa antiga. Para a reforma desta casa, foi utilizada a estimativa de custos através de opinião especializada e estimativa análoga, foi feita uma planilha com todos os custos e nela incluía mão-de-obra necessária que havia mestre de obras, arquiteto, eletricista e pedreiros; máquinas que deverão ser alugada, materiais desde concreto até a pia nova do banheiro e serviços utilizados. Com esta planilha feita, os custos e os prazos do projeto ficam organizados e aumentam a precisão das estimativas que podem também ser aperfeiçoadas ao longo do projeto. Nesse projeto, a estimativa de custos foi bem precisa e não houve alterações a longo prazo, o custo final do projeto permaneceu o mesmo. Com esse exemplo podemos observar que um projeto mesmo que simples como a reforma de uma casa, sendo bem organizado e estimando corretamente os custos, será um projeto de sucesso.

Conclusão

Estimar os custos é um processo pertencente à área do conhecimento de gerenciamento de custos, e está na área de planejamento no grupo de processos. Com o planejamento de recursos feito, passamos para a estimativa de custos. A estimativa dos custos não é um valor aleatório, deve ser determinado por meio de um estudo de quanto custará cada recurso necessário. Através desse processo conseguimos ter uma base de valores que será utilizado para realizar o orçamento do projeto. Existem várias ferramentas e técnicas a serem utilizadas para estimar os custos e depende das características específicas do projeto a escolha delas.

Referências Bibliográficas

Escritório de Projetos.    Disponível em:  <ttps://escritoriodeprojetos.com.br/estimar-os-custos> acessado em novembro de 2017.

PM2ALL – Gestão de projetos.    Disponível em: <http://pm2all.blogspot.com.br/2014/09/pmbok-v5-ferramentas-e-tecnicas-estimar.html&gt;  acessado em novembro de 2017.

Projetos e TI.    Disponível em: <https://projetoseti.com.br/planejamento-estimar-os-custos/&gt; acessado em: novembro de 2017.

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