Objetivos e metas podem virar projetos. Como alcançá-los? Como gerenciar?

Simples: métodos bem definidos e um planejamento sustentável.

Muitos dos nossos objetivos e metas, tanto pessoais ou ligados ao nosso trabalho, se tornam projetos e constantemente temos que saber gerenciar para que possamos chegar a um resultado.

“Todo projeto tem um tempo, é realizado em equipe, destinados a produzir um produto, serviço ou resultado únicos.” (PMI Brasil)

Porém, como chegar? Conduzir? Corrigir problemas? E como fazer isso com qualidade?

Planejamento é o essencial para tal atividade, controlar, medir nossas ações e até corrigi-las.

Quando falamos em tempo, queremos dizer: Início, Meio e Fim. Mas esse fim pode ser um novo começo, com as lições aprendidas.

“Muitos projetos são mal sucedidos e não são concluído dentro do orçamento e prazos. Uma das causas para o seu fracasso pode ser atribuído a processos desalinhados e fracos, os quais resultam de uma combinação de problemas tais como gerenciamento de projeto fraco, estimativa de custos pobres, mau planejamento e programação, gerenciamento de requisitos inadequado, inapropriado gerenciamento de riscos, bem como muitos outros. Para maximizar o desempenho de um projeto e aumentar a probabilidade de seu sucesso, toda a organização precisa construir um melhor processo de gerenciamento de projetos dedicados para satisfazer as necessidades mais importantes dos clientes.” (Shobhit Shrotriya)

De acordo com Descartes “o bom senso deve ser o bem mais precioso do mundo”, porém na sua época o mesmo falava que não dava para tomar decisões somente baseado no seu bom senso. Hoje precisa-se métodos para atingir resultados, e o que é o “método”?

“Sequência de procedimentos necessários para se atingir uma meta/objetivo. ” (Falconi)

Existe um método, gerencial, de melhoria contínua de processos e produtos/serviços de forma a elevar o nível, controlar suas atividades dentro de um projeto, com qualidade, e foco na solução de problemas. É o Ciclo PDCA (Figura 1), criado por Walter A. Shewart, entretanto ficou mais conhecido por Deming (guru da gestão da qualidade), espalhando seu conceito pelo mundo.

O que é P D C A?

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Figura 1 – (http://blog.shareasale.com/2017/02/09/the-pdca-process-how-it-can-help-you/ )

P (plan: Planejar)

D (do: Desenvolver/fazer)

C (Check: Verificar)

A (act: Agir)

Como podemos ver, o ciclo é composto por 4 (quatro) etapas – sempre contínuo, em desenvolvimento – podendo ser  aplicado em grandes industrias ou até mesmo na sua própria vida pessoal. Vejamos…

#01 Planejar

Nesta etapa você deve ter em mente as seguintes situações:

  • Qual dos problemas será resolvido primeiro?
  • Para que que resolver este problema?

Conhecer os diversos modelos de planejamento, para que possam ser implementados.

Estabelecimento de metas e objetivos, as quais devem ser medidas para acompanhamento dos resultados através de indicadores. Analisar os fenômenos, os processos.

Observar as relações das ações através de um plano, aplicar uma metodologia para encontrar uma solução, veja representação abaixo (Figura 2).

Obs.: Existem ferramentas que podem ajudar nesta fase, Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H, estas podem ser muito úteis nas tomadas de decisões no cumprimento das metas.

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Figura 2 – (https://www.axado.com.br/ciclo-pdca-como-se-manter-em-constante-melhoria/)

#02 Desenvolver/Fazer

Este é o momento onde executamos o plano de ação, hora de pôr a mão na massa. É importante realizar todos os passos planejados na fase anterior, não deixe para depois o trabalho, isso impacta no resultado final e talvez você não obtenha nada.

Antes de executar as atividades, é preciso capacitar os envolvidos de acordo com o que foi planejado na fase anterior.

Aqui também fazemos a coleta dos dados apurados, tomamos nota do que aconteceu durante a execução – porém essas informações serão utilizadas nas próximas etapas.

#03 Verificar

É a hora de estudar!

Conectar os dados coletados e obter informações da fase anterior, Do, realizando uma comparação do resultado com o que foi planejado, aqui são encontrados os possíveis erros e falhas. Deve-se monitorar de forma sistemática as ações tomadas, identificando os gaps.

A análise realizada nesta fase pode mostrar se deveremos ajustar o caminho, observe o diagrama a seguir (Figura 3).

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Figura 3 – (https://lithespeed.com/)

#04 Agir

Com os resultados analisados na fase anterior, se estes cumprem com o planejado adotamos o plano como padrão.

Porém se algo não está certo, é hora de agir.

Com os erros e/ou falhas identificadas é hora de corrigir – agir no problema – e realizar ação Preventiva, onde eliminamos a causa do problema e qualquer outra situação, potencialmente indesejável, que possa suceder. Assim podemos fazer com que o PDCA gire novamente (Figura 4) e obter novas informações.

 

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Figura 4 – (http://www.bgnweb.com.br/portal2/2015/05/06/modelos-de-maturidade-de-processos/ )

 

Isto é a Melhoria Contínua!

Proponha grandes desafios, estabeleça metodologia, capacite-se, controle suas ações. Chegar a um resultado é sofrido, assim como o aprendizado. Novas ideias tem necessidade de novas experimentações e análises, isto impacta no seu desenvolvimento ao longo do tempo. O processo deve estar girando constantemente. Em tese este é o grande segredo e sucesso, fazer com que o ciclo não pare e seja cada vez mais produtivo.

 

Referências Bibliográficas

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx (acessado 02 de setembro)

https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/GerenciamentoDaQualidade.aspx (acessado 02 de setembro)

http://gestao-de-qualidade.info/ferramentas-da-qualidade/pdca.html  (acessado 02 de setembro)

http://www.blogdaqualidade.com.br/o-que-e-pdca/ (acessado 02 de setembro)

http://www.portal-administracao.com/2014/08/ciclo-pdca-conceito-e-aplicacao.html (acessado 02 de setembro)

http://executivebc.com.br/arquivos_pdf/pdf505.pdf (acessado dia 08 de setembro)

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