Nos últimos anos o gerenciamento de projetos teve um avanço significativo no meio empresarial, ainda assim, muitas empresas continuam com um índice elevado de fracassos em seus projetos, gerando um grande desafio aos gerentes que ficam com a responsabilidade de liderar métodos para que a organização tenha sucesso e seja bem vista no meio empresarial.

Nos últimos anos o gerenciamento de projetos teve um avanço significativo no meio empresarial, ainda assim, muitas empresas continuam com um índice elevado de fracassos em seus projetos, gerando um grande desafio aos gerentes que ficam com a responsabilidade de liderar métodos para que a organização tenha sucesso e seja bem vista no meio empresarial.

Neste cenário, podemos visar à importância do PMO (Project Manegement Office), com ele é possível melhorar as taxas de sucesso, impulsionando os resultados do negócio gerando assim rentabilidade. Ele têm sido objetos de atenção das empresas e organizações, preocupadas em melhorar o desempenho de seus resultados. De uma maneira geral, os escritórios de projetos apresentam-se como um elemento que vem auxiliar as empresas a gerenciar melhor seus empreendimentos, mediante a implementação de uma estrutura formal, seja ajudando-as a minimizar os riscos, seja diminuindo os conflitos inerentes entre projetos e operações, ou até mesmo provendo metodologias adequadas etc.

 

Mas o que seria exatamente um PMO (Project Manegement Office)?

Um PMO é um setor que responde pelo gerenciamento de projetos tanto dentro das organizações, cuidando de aspectos como metodologia, treinamento, criação de relatórios gerenciais com status e métricas dos projetos e atuação importante na priorização dos projetos a serem desenvolvidos conforme o planejamento estratégico das organizações, como também externo a uma organização, como satisfação do cliente, comunicação com os stakeholders etc.  No contexto geral O PMO atua como um consultor interno dentro da organização que, dotado de uma visão imparcial, tem facilidade para analisar os riscos, acompanhar os custos e avaliar a necessidade de novos negócios.

O seu objetivo principal é apoiar as equipes de gerenciamento de projetos, desenvolvendo nelas a cultura de GP através da difusão dos princípios do PMI. Eles também contribuem com a gestão dos projetos elaborando relatórios gerenciais de alto nível que consolidam informações das várias equipes de projeto, além da identificação e disseminação das melhores práticas entre as equipes.

A composição de um  PMO pode variar, contendo exclusivamente membros externos à organização (prestadores de serviço), apenas funcionários da empresa selecionados para essa função ou um grupo misto.

A teoria de escritório de gerenciamento de projetos decorre do tipo escolhido para ser implementado ou desenvolvido numa organização. Existe uma diversidade de modelos e funções que o PMO pode assumir, dependendo do estágio de evolução da empresa, do tipo de estrutura organizacional, dentre outros fatores. A tipologia é estabelecida dependendo do critério de atuação. Há desde escritórios que têm a função única de reportar o desempenho dos projetos (foco em suporte) até aqueles que participam da definição das estratégias empresariais e são responsáveis pelo corpo de profissionais da área (foco estratégico). Os mesmos podem atuar apenas no acompanhamento e reporte dos projetos, podem contribuir tecnicamente para o mesmo ou até participar de decisões estratégicas empresariais.

Um PMO pode ser classificado basicamente por três tipos:

Escritório de Apoio a Projetos – Remetido ao apoio a diversos projetos simultâneos, este modelo de PMO fornece suporte, ferramentas e serviços de planejamento, controle de prazos, custos, qualidade, dentre outros. Seu objetivo básico dar suporte aos gerentes de projetos no gerenciamento da restrição tripla (prazo, custo, escopo e qualidade). O PMO de apoio também oferece metodologia de gerenciamento de projetos, recursos técnicos, interfaces organizacionais e metodologia de gestão do conhecimento. É considerado um centro de competência em projetos. Pode ser departamental ou corporativo.

Este tipo de PMO é indicado em empresas onde projetos já são executados com sucesso, mas onde maior controle não é visto como necessário.

Escritório de controle – Com foco em programas ou múltiplos processos, este tipo de escritório é responsável principalmente por revisões regulares, o que pode acarretar um fator de risco para o projeto. Em geral só funcionará se estiver absolutamente claro que a conformidade com os processos e procedimentos de gerência de projeto irão trazer melhorias para a empresa e na forma como ela executa seus projetos. No geral, seu objetivo principal  é prover aos grupos de gerentes uma metodologia única de gerenciamento e acompanhamento de desempenho, além de disseminar boas práticas entre os projetos.  É bastante aplicável a departamentos, gerências ou áreas de negócio específicas.

Escritório Diretivo – Com foco na gestão do portfolio de projetos, ele serve toda a empresa com foco nas questões estratégicas em termos de gerenciamento de projetos. De acordo com a criação de projetos de cada empresa, profissionais do escritório de projetos são alocados aos determinados projetos. Cada profissional então se dedica a uma alta dose de profissionalismo, e como cada gerente se originou se reporta ao PMO diretivo. A atuação desse PMO seria no âmbito corporativo, reportando os resultados para a alta administração.

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Figura 1 – os benefícios do PMO/ Fonte: https://jcnsconsultoria.wordpress.com/2016/02/13/voce-sabe-o-que-e-um-pmo/

 

Independente do tipo de PMO adotado pela organização, muitos benefícios podem ser atingidos. O gerente de projeto passa a ter uma referência dentro da organização para guiá-lo, sendo que o PMO fornece metodologia, padrões e melhores práticas sobre gerenciamento de projetos, além de administrar os recursos de maneira eficaz e eficiente entre os diferentes projetos. Tanto a organização como os escritórios de projetos podem ter seus níveis evolutivos de agregação de valor ao negócio conforme avançam suas competências. Direta ou indiretamente, contribuem para elevar a competitividade das organizações intensivas em gerenciamento de projetos.

Portanto, antes de iniciar a  implantação de um modelo de PMO é importante se ter uma etapa de levantamento das expectativas dos stakeholders. Além disso, o PMO deve ser uma estrutura dinâmica, sempre se adequando a novas necessidades e mudanças no ambiente.

 

Referencias Bibliográficas

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx – Acesso 02/09/2017

https://danielettinger.com/2011/08/30/os-tipos-de-pmo/ – Acesso 02/09/2017

http://www.mylims.com.br/arquivos/artigos/Maturidade-de-GP-com-PMO.pdf – Acesso 11/09/2017

https://www.tiespecialistas.com.br/2011/01/tres-tipos-diferentes-de-escritorios-de-projeto/ – Acesso 02/09/2017

https://www.portalgsti.com.br/2011/05/o-pmo-dentro-da-organizacao.html – Acesso 02/09/2017

http://www.redalyc.org/html/2234/223417413005/ – Acesso 07/09/2017

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