Desenvolver um projeto não é algo simples. É preciso construir um bom planejamento para que se chegue ao sucesso. Em cima disso, criamos um passo a passo para te ajudar nesse processo.

A definição crua de Projeto (PMBOK) é resumidamente: esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Explicando um pouco essa definição, podemos falar que o projeto é algo pensado para o futuro. Citando alguns exemplos do que pode ser um projeto, podemos ir de uma tão sonhada viagem, a uma simples ida ao seu restaurante favorito, até ao sonho de abrir um empreendimento próprio ou o desenvolvimento de um software para a empresa, a construção de um prédio ou uma ponte, expandir as vendas no mercado e etc.

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Figura 1 – O que é um projeto? – Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/o-que-e-um-projeto

Risco e Escopo

De acordo com Newton, qualquer ação gera uma reação. Assim como qualquer projeto tem um risco. Segundo Fernando C. Barbi, risco é todo evento que pode impactar o projeto, seja ele para o bem ou mal, se for para o bem, pode ser chamado também de oportunidade. Um risco negativo do projeto, é a constante mudança em seu escopo. E o que seria escopo? Escopo basicamente é o projeto do projeto, é o que se deve ser feito para que o objetivo do projeto seja alcançado.

O sucesso e a falha

Muitos definem um projeto de sucesso, aquele que for entregue no prazo estipulado com os custos controlados dentro do que foi planejado. Porém, acontece muitas vezes, de o projeto seguir esses dois pré requisitos e no final não ser considerado um sucesso. O projeto só pode ser considerado um sucesso se todas as partes interessadas estiverem satisfeitas com o resultado final.

Quando o projeto é interrompido, cancelado ou termina sem que seus objetivos fossem alcançados, ele é considerado um fracasso. A pergunta que fica nessa situação é: Porque o projeto fracassou? Podemos citar diversos motivos para que se cancele ou interrompa um projeto, pode ser por expectativas irreais, falta de planejamento ou planejamento ruim, falta de uma liderança, falta de recursos, falta de incentivo, mas na maioria das vezes a maior falha está no gerenciamento do projeto.

Gerenciamento de Projeto

Gerenciar um projeto, significa supervisionar se o planejamento do projeto foi feito de maneira correta. Ou seja, dadas as metas e as restrições (normamente prazo e custo), cabe ao gerente garantir que o projeto atinja os objetivos propostos.

Fernando C. Barbi, criou o chamado “7 passos do gerenciamento de projeto” para ajudar a gerenciar o projeto de maneira correta. Vamos a eles:

1 – Metodologia

Metodologia é escolha dos melhores processos. Todo projeto tem muitas etapas para que no final haja um resultado satisfatório para ambas as partes. A metodologia te ajuda a tirar processos que sejam redundantes ou ineficazes e que consequentemente te levariam ao insucesso.

2 – Comunicação

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Figura 2 – Chefe x Líder – Fonte: https://imgur.com/gallery/Wbu9c

É importantíssimo a comunicação entre a equipe ser bastante clara para que não tenha erros durante o projeto. E um tipo de comunicação importantíssima é a do gerente com a equipe para não deixar que eles fiquem desmotivados nunca, passar a informação correta diante dos status do projeto, se a equipe esta sendo efetiva, ter a liderança correta sobre os funcionários, pois o projeto depende muito deles.

3 – Escopo

O escopo talvez é a parte mais importante do projeto. É aonde o gerente traça as estratégias para que o projeto final seja um sucesso. É importante definir o caminho que deve-se traçar para o resultado positivo no final, mais importante ainda é também deixar bem claro o caminho que não se deve traçar.

É de suma importância proteger o escopo do projeto. Como dito anteriormente, um risco negativo do projeto é a constante mudança no escopo e consequentemente as dificuldades de se cumprir o cronograma e o orçamento. Muitas vezes os próprios clientes querem fazer algumas mudanças por perceber novas necessidades, e com isso, o gerente precisa ser cuidadoso e inteligente para saber lidar com a situação de recusar o pedido e se indispor com o cliente, mas se aceitar para agradá-lo, pode estar colocando em risco o prazo e o orçamento do projeto.

4 – Equipe

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Figura 4 – Trabalho em Equipe – Fonte: http://www.ibccoaching.com.br/

O gerente do projeto precisar conhecer a sua equipe para atribuir funções à perfis corretos. O ideal também, é ter uma equipe diversificada, onde os integrantes saibam realizar outros processos e não somente o próprio, ou pelo menos que saibam alguns detalhes dos outros processos. Alguns tipos de projetos são mais técnicos que os outros, nesses casos é importante ter o “líder do projeto”, o profissional capacitado para lidar com processos mais técnicos e impedir que seja gasto mais dinheiro e tempo terceirizando esses processos, ou colocando um profissional com menos capacidade e consequentemente atrasando.

5- Cronograma: Faça-o junto com o seu time do projeto

Determinar um prazo para a realização do projeto é fundamental. É preciso a estimativa seja realizada em conjunto com o líder do projeto, até mesmo para que ele possa se comprometer com um prazo para finalização do projeto. Em contra-partida, você também pode trabalhar com consultores externo. É uma ideia interessante, pois pode encurtar a duração de um projeto. Visto que, algumas tarefas poderão se realizadas em paralelos: Analista e Programador podem realizar tarefas simultâneas.

É importante frisar que nem sempre incluir mais pessoas no projeto para acelerar o tempo de finalização é uma boa ideia. Com um número maior de pessoas, a chance de um erro na comunicação é grande. Trazer mais pessoas para equipe pode ser útil quando os membros não dominam um determinado assunto de importância para que o projeto seja concretizado.  Planejamento é a alma do negócio, se for bem realizado, tudo será feito da forma combinada e no tempo pré-estabelecido. Lógico que contra-tempos acontecem, mas nada que deva influencia na não-realização do projeto.

6-  Risco e Pró-Atividade

Após o planejamento e distribuição de funções e tarefas é preciso analisar os ricos que podem atrapalhar o bom desempenho do projeto. É preciso saber como lidar com esses ricos e para isso é importante que se faça uma lista e um plano para resolvê-los.

Monitore os ricos, avalie a probabilidade de ocorrência de um e qual será o seu impacto para o desenvolvimento do projeto. E o mais importante: Avalie como contornar os seus riscos. Mudanças nos planos de riscos podem influenciar diretamente no plano de ação do projeto. Essas mudanças podem ser referentes a Funcionalidades,  cronograma e orçamentos.

7- Incio e Fim do projeto: Formalize

O início de projeto é um momento fundamental para que o gerente do projeto possa conseguir apoio dentro da empresa. Por isso, é fundamental que seja formalizado em documento para que o patrocinador dê o ponta-pé inicial e informe que os cronômetros foram disparados.

Formalizar o fim é ainda mais importante. Para que todos os detalhes estejam claros, para a equipe que participou do desenvolvimento e, principalmente, para o cliente. A partir da formalização,  deve-se deixar claro ao cliente que novas necessidades somente serão atendidas a partir de um novo projeto.  Ao final deve se feito também uma reunião para avaliação dos acertos e erros da equipe. Essas reuniões servem para que novas prática sejam desenvolvidas e assim o serviço possa ser aperfeiçoado para a entrega de um novo projeto.

No fim de tudo, planejamento e acompanhamento são as palavras chaves para o sucesso de um projeto. Lembre-se de sempre se atentar ao plano inicial para não fugir do objetivo principal que foi determinado no escopo.  E por último: A união do trabalho da equipe, cliente e fornecedores faz com que o projeto seja um sucesso.

 

Referências Bibliográficas

BARBI, Fernando. Disponível em: <http://www.gestaodeprojeto.info/7passos&gt; Acesso em 02 de Setembro de 2017

O que é gerenciamento de projetos?< https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx> Acesso em 02 de Setembro de 2017

O que é um projeto? <https://escritoriodeprojetos.com.br/&gt; Acesso em 02 de Setembro de 2017

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