Mapeamento de Processos

Vamos falar sobre Mapeamento de Processos? Vamos entender e trabalhar de forma mais eficiente e prática? Pare uns minutos do seu dia para adquirir mais essa ferramenta.

Antes de mais nada, vamos à um breve comentário sobre o cenário atual: atualmente as organizações estão ambiente dinâmico e em constante transformação. Nesse ambiente, torna-se necessário que o negócio seja eficiente e eficaz para sobreviver e expandir suas atividades. Em um mercado que exige constantes evoluções nos produtos e serviços, cada novo projeto desenvolvido deve ser bem gerenciado de tal forma que não prejudique sua relação com o cliente. Nesse sentido, técnicas de gerenciamento de projetos são aplicadas à organização especialmente quanto ao tempo, ao escopo, ao custo e à qualidade. O atraso de um projeto gera prejuizos, como gastos não previstos, afetando o custo e podendo impactar negativamente no produto ou serviço, e consequentemente, no negócio da empresa. Sendo assim o gerenciamento de projetos se torna algo essencial em uma organização. Dessa forma, para evitar gargalos, atrasos, usa-se tecnicas que melhor atende as necessidades da empresa, projeto, entre outros.

Gerenciamento de projetos é o emprego conjunto de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender sua finalidade definida por seu escopo e requisitos. O gerenciamento de projetos é realizado na medida em que são estruturados processos relativos às dez áreas de conhecimento, distribuídas em cinco grupos de processos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento (PMI, 2013).

Agora que já está um pouco mais esclarecido, vamos começar com uma simples relação; já reparou que toda vez que se viaja de avião a aeromoça segue sempre o mesmo roteiro? Que mesmo que escolha uma companhia diferente, é sempre muito parecido? Então, isso é um processo e ele é usado para organizar e padronizar atividades ou processos que levam a um mesmo fim. Para esse padrão ocorrer, há o Mapeamento de Processos, tema do artigo.

Uma empresa pode implantar um projeto para mapear todos os processos da organização. A Padronização é o processo de desenvolvimento e implementação de normas técnicas que tem como objetivo definir especificações técnicas que auxiliem na maximização da compatibilidade, reprodutibilidade, segurança ou qualidade de determinado processo, produto ou serviço.

Como o próprio nome diz, significa mapear e entender de forma clara e simples como um negócio está operando, com o objetivo de gerar melhorias nos processos internos da empresa. A referida ferramenta é composta por 5 fases: Mapeamento, Modelagem, Análise, Melhoria e Monitoramento de Processos.

Como você já deve ter notado, trata-se de uma ferramenta de extrema importância que muitas empresas não usam ou pior, não mantém seus processos mapeados. Com o Mapeamento você consegue ter melhorias tanto na área administrativa quanto na produção, por exemplo: melhorias na estratégia,  nas vendas, nos softwares e no script; diminuição de custos e pessoal; ainda, é possível facilitar a atividade do gestor no controle das atividades, identificar as desconformidades, gargalos, possibilitando  resultados com maior entendimento sobre os processos e o aumento da performance do negócio. Além disso, ao mapear os processos realiza-se uma análise crítica das tarefas de baixo valor agregado, trabalhos em dobro e excesso de documentação para que sejam retirados e a empresa ganhe produtividade.

Ufa, sabemos que mapeamentos podem ser um grande desafio em alguns casos, a depender da complexidade e das características de cada estrutura organizacional. Com o tempo cada vez mais escasso, mapear os processos de gestão de projetos pode ser um grande desafio para o gestor, sendo assim, depois de mostrar alguns ganhos que se pode ter com o Mapeamento de Processos, chegou a hora de mostrar, de forma sucinta, as etapas necessárias e como fazer o mapeamento em 6 passos. Vamos lá?

Técnicas comuns que são utilizadas no Mapeamento de Processos:

• Entrevista
• Reuniões
• Workshop Colaborativo
• Questionários
• Observação de Campo
• Coleta de Documentos
• Brainstorming

Planejamento e Projetos – Gestão e Resultados/ Folha Vitória

Definir os profissionais para o mapeamento de processos

Identifique os profissionais que fazem parte da sua governança corporativas -conjuntos de métodos gerenciados pelos executivos e gestores, assumidos por técnicos e usuários de TI, cujo objetivo é alcançar os propósitos da empresa- e destaque-os como parte do mapeamento de processos da empresa.

 

Identificação e Listagem dos processos

Essa é a etapa mais importante de todos os passos, nela o negócio da empresa é mapeado sendo necessário conhecer toda sua organização para ligar cada etapa com seus respectivos profissionais, definindo prazo, responsabilidades e planos de contingência para qualquer tipo de situação que possa vir a existir. Dessa forma, é feita uma descoberta e definição de cada cadeia de valor da organização, detalhando suas relações com fornecedores, ciclos de venda, produção até a distribuição do produto.

Depois que a cadeia de valor é definida, os processos são priorizados para que se inicie o levantamento do processo atual. Neste momento, são realizadas entrevistas ou aplicadas outras técnicas de levantamento (tais como workshops, questionários etc.) com os principais responsáveis pelos processos. Após esse levantamento são desenhados os fluxos dos processos atuais (AS-IS) seguindo a notação de modelagem adotada e empregando a ferramenta de modelagem de processos.

As principais notações utilizadas no mercado são Business Process Management Notation (BPMN) e Event Driven Process Chain (EEPC) (SCHEER, 1998). Já em relação às ferramentas de modelagem, existem diversas delas, com destaque para o ARIS, Bizaggi, Intalio  e ARPO.

Mas vamos deixar para aprofundar essas notações numa outra oportunidade e continuar no tópico seguinte.

 

Avaliação dos processos e melhorias, caso seja necessário

Como vimos anteriormente, com os fluxos prontos eles são validados em reuniões, por exemplo, para verificar se estão de acordo com a realidade, e, caso seja necessário, são efetuados os devidos ajustes ou melhorias e otimizações para que os processos possam ser imediatamente aplicados.

Enquanto implementamos e executamos, é indispensável que monitorem os o processo. Não esquecendo de sempre reunir informações, já que fatos e números serão a base de um monitoramento confiável. Isso mostrará se as premissas iniciais estavam corretas, se os objetivos estabelecidos no começo foram atingidos, de que forma o processo influencia na empresa e quais são seus impactos internamente e externamente. Essa etapa, na verdade, é executada durante todo o ciclo de gerenciamento de processos.

 

Foco nos processos futuros ou TO BE

Primeiramente, vamos recordar com uma breve definição do que é o Mapeamento TO BE: é o trabalho de discussão, definição e documentação da situação futura do processo, comumente chamado de TO BE, a qual é representada em fluxo ou diagrama – também chamado de redesenho ou modelagem. Ou seja, é a materialização de alternativas a serem implementadas na empresa, a começar com análises dos processos já existentes. Nesta etapa são detalhadas as relações custo beneficio, prazos e dimensão de funcionários.

 

Prioridades e automações

Os novos processos serão desenhados a partir de novos fluxos de trabalhos que podem estar relacionados a variadas formas de automação. Nesta fase, deve-se considerar todo o investimento feito em softwares, treinamento de funcionários e também são definidas as ordens de prioridades para todo o detalhamento de processos.

 

O monitoramento e a conclusão de todos os processos

É imprescindível manter todas as análises e indicadores sob controle não deixando de fazer os ajustes, caso julgue necessário. Contudo, é muito importante respeitar o tempo de maturação das alterações para que suas decisões futuras sejam baseadas em amostragens adequadas para cada decisão que vir a tomar.

Sendo assim, a etapa de monitoramento e avaliação de resultados pode ser considerada a última etapa do Mapeamento de Processos, sendo, entretanto, apenas um passo para uma análise cíclica para obtenção de um trabalho voltado para eficiência e produtividade da sua organização.

Com os processos de globalização, abertura de mercado e queda das barreiras alfandegárias, intensifica-se a disputa pela preferência dos consumidores e estes, adaptando-se às novas regras do mercado, tornam-se cada vez mais exigentes e cautelosos na hora de realizar seus negócios. As empresas investem maciçamente em tecnologia e recursos humanos, invariavelmente adotando estratégias que resultem em racionalização e corte nos gastos. O objetivo é oferecer produtos e serviços de primeira linha e a preços realmente competitivos, que atendam as necessidades, exigências e possibilidades do consumidor, e de quebra, ganhar preferência no mercado.

As empresas, diante deste novo consumidor, precisam entender que problema é uma coisa natural. Toda empresa tem problemas, mas boa é aquela que consegue soluciona-los.

Na gestão de projetos, o controle da execução do cronograma é fundamental para mitigar atrasos, pois estes afetam o custo e a qualidade do produto ou serviço a ser entregue, além de poderem resultar em impacto negativo sobre a satisfação do cliente, entre outros.

Dessa forma, processo mapeado ganha em eficiência, simplificação e velocidade quando bem trabalhado, deixando sua gestão de projetos menos burocrática, mais produtiva e efetiva. E então, o que está esperando para implantar o Mapeamento de Processos na sua organização? E, assim, entender melhor o seu negócio e otimizar seus processos. Deixe suas dúvidas ou conte-nos como foi sua experiência e até a próxima.

Referencias Bibliográficas:

Disponível em: https://www.alertasecurity.com.br/blog/171-o-que-e-um-gargalo-de-producao-e-como-soluciona-lo. Acesso: 02/09/2017.

Daniel Bizon. O processo é amigo do resultado. Disponível em: https://www.danielbizon.com.br/o-processo-e-amigo-do-resultado/. Acesso: 02/09/2017.

Project Builder.Mapeamento de Processos em Projetos: Como evoluir sua gestão e torná-la menos burocrática, mais produtiva e efetiva?. Disponível em: http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/projetos/mapeamento-de-processos-em-projetos-como-evoluir-sua-gestao-e-torna-la-menos-burocratica-mais-produtiva-e-efetiva-1. Acesso: 10/09/2017.

Priscila Engil. 6 fases do ciclo de gestão de processos de negócios. Disponível em: http://www.dheka.com.br/6-fases-ciclo-gestao-processos-negocio/. Acesso: 02/09/2017.

Rildo Santos. O que é mapeamento de processos?. Disponível em: http://www.rildosan.com/2011/06/o-que-e-mapeamento-de-processo.htm. Acesso: 01/09/2017.