Você sabe o que e benchmarking? Você provavelmente já utiliza desta metodologia em seus projetos pessoais no seu dia a dia. Na hora de programar uma viagem, por exemplo, é comum perguntar a um colega que já esteve no mesmo destino algumas dicas para se programar melhor, ou talvez um conhecido teve sucesso em sua dieta e você busca saber qual foi o processo para atingir tal resultado. Comparar os métodos de trabalho realizados em outros projetos e adaptar estas técnicas para a realidade de seu projeto em busca de melhores resultados em suas entregas se chama benchmarking.

Por definição, cada projeto é único, porém há mais semelhanças entre eles que se pode imaginar. Com isso, gerentes de projetos buscam em outros projetos de sucesso, métodos e atividades que podem se enquadrar em seus projetos de modo a melhorar o andamento do mesmo e seus resultados.

 

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Figura 1 – Ferramentas de Gestão / Fonte: https://saiadolugar.com.br/

 

A ferramenta de benchmarking é contínua, sistemática e além disso, objetiva. É preciso saber o que exatamente está sendo comparado e como isso pode ser aplicado ao contexto de seu projeto. Existem diferentes estratégias de benchmarking que podem ser voltadas à processos ou projetos. São estas:

  • Benchmarking interno: quando dentro da mesma empresa (ou mesmo projeto) pode-se observar uma melhor prática sendo utilizada
  • Benchmarking competitivo: quando esta observação acontece em uma empresa concorrente (ou um projeto realizado por outro gerente)
  •  Benchmarking processual: quando há uma comparação dos processos realizados em diferentes setores. Evoluindo este pensamento para a realidade de projetos, poderíamos comparar atividades específicas, neste caso, em diferentes projetos do mesmo ramo.
  • Benchmarking genérico: Em projetos, também são comparadas atividades específicas, mas o mais interessante desta estratégia é que mesmo que os projetos sejam de áreas distintas, exitem atividades que são atribuídas à diversos projetos, por exemplo, criação de contratos ou atividades de marketing.

Independente da estratégia de benchmarking utilizada, o objetivo é sempre transformar as informações adquiridas através destas comparações em input para melhorias nas atividades de seu projeto.

Alguns benefícios do benchmarking são:

  • Buscar continuamente resultados cada vez melhores;
  • A fundamentação das estratégias de ações partir de comparações;
  • Identificar os pontos críticos de sucesso;
  • Metas bem definidas.

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Figura 2 – Análise de dados para tomada de decisão / Fonte: http://www.theiabm.org/

Com o uso continuado desta ferramenta, o gerente do projeto deverá ser capaz de reavaliar suas atividades para melhor otimização e como consequência ser mais eficaz em suas entregas e reduzir os custos.  Este recurso de melhoria contínua pode auxiliar na resolução de desafios comuns na gestão de projetos como: cumprimento de prazos, mudanças constantes no escopo e comunicação.

A ferramenta de Benchmarking – PM Survey

Em 2003, no Rio de Janeiro, nasceu a ideia de um estudo que reúne dados de diversas empresas que trabalham com gerenciamento de projetos. Com o crescimento desta ideia, informações de mais organizações em mais países foram sendo adicionadas ao estudo e hoje milhares de gerentes de projetos podem contar com o PM Survey, esta pesquisa realizada pelo PMI – Project Management Institute,  para identificar as principais práticas adotas no mercado e possibilita a comparação de sua empresa com outras do mesmo setor.

Para viabilizar este acervo de dados, existem voluntários que realizam as pesquisas e os profissionais que respondem às pesquisas relacionadas ao gerenciamento de projetos. O PMI com o patrocínio da empresa Project Builder para o desenvolvimento do atual sistema que reúne tais informações.

Para conhecer mais sobre a ferramenta acesse: https://www.youtube.com/watch?v=dQfygIwkbLg

 

Referências Bibliográficas:

https://www.economias.pt/benchmarking/– Acesso em: 09/09/2017

https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/dicas/8-ferramentas-gratuitas-essenciais-para-todo-gerente-de-projeto – Acesso em: 06/09/2017

http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/estrategia/por-que-voce-precisa-fazer-benchmarking-em-gestao-de-projetos – Acesso em: 06/09/2017

http://projetoseti.com.br/benchmarking-em-gerenciamento-de-projetos/– Acesso em: 09/09/2017

http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1022– Acesso em: 09/09/2017

Figura Destacada – Comparar para Crescer/ Fonte: https://www.prolucroconsultoria.com.br