Você sabe o que é a ferramenta 5W2H? Sabe quais são as vantagens de usá-la?  Conhece as etapas de aplicação da ferramenta? Neste post iremos entender como ela funciona analisando cada passo, observando exemplos de aplicação e compreender como essa ferramenta nos leva a um caminho para um projeto de sucesso.

 

Um projeto tem um fim, precisa de planejamento e elaboração, consome recursos e para isso, precisa ser utilizada alguma ferramenta para que se planeje esse projeto. Mas existem inúmeras ferramentas, qual devo usar? É necessário que se utilize aquela em que o gerente do projeto tenha conhecimento para que seja eficaz na sua aplicação ou pela facilidade que o método possui para ser usado.

Neste caso, usaremos a 5W2H pois se destaca pela sua facilidade, praticidade e resultado rápido de todos os problemas e possíveis soluções. Por isso, seu uso é muito comum em todos os tipos de projetos e os benefícios provenientes de seu uso são inúmeros. Esta ferramenta é muito conhecida e usada para o gerenciamento de projetos, sejam eles complexos ou não. É importante que se tome conhecimento do uso desta ferramenta, pois todo projeto deve ser planejado, o primeiro passo para um projeto ter sucesso é possuir um bom planejamento. Sendo assim, devemos conhecer cada etapa de seu processo para podermos aplicar esta ferramenta de maneira que seja eficaz e funcional.

 

O que é e como surgiu o 5W2H

O 5W2H surgiu com as indústrias, para o gerenciamento de qualidade da produção e após perceber os benefícios de seu uso, foi expandida para diversas áreas. É constituído de perguntas que, através delas obtemos o caminho para o sucesso do projeto. São elas:

  • What? – O que?

É a pergunta mais simples, deve ser respondida com qual é o foco do projeto, aonde se deseja chegar. É uma resposta breve, para que seja de conhecimento geral o objetivo almejado.

  • Why? – Por que?

Nesta etapa deve conter os motivos pelos quais o projeto será executado.

  •  Where? – Aonde?

Devem ser exposto os ambientes onde o projeto irá ser desenvolvido, em quais setores ou locais.

  • When? – Quando?

Em que período de tempo isso irá ocorrer, data de início e fim.

  • How? – Como?

A pergunta mais importante e que define todo o caminhar do projeto. Como será feito o projeto e quais as ações serão tomadas são pontos a serem abordados nesse momento. Todas as medidas que serão tomadas, devem constar nessa etapa.

  • How much? – Quanto irá custar?

Para que um projeto ocorra, ele deve ter um orçamento, para que assim, seja possível tornar esse projeto viável, além de uma margem para possíveis imprevistos.

Quando um projeto é dividido em pequenos pontos, fica mais fácil entender como será sua execução, recursos necessários e a possibilidade de realização de pequenos ajustes.

 

Aplicação do 5W2H

Para usar o 5W2H, devemos passar por todas a 7 etapas de seu uso. Iremos observar cada etapa em exemplos práticos.

  • Caso 1:

Sabemos, que para a maioria dos estudantes, passar de ano na escola, é uma grande missão, que para ser bem sucedida, deve ter um ótimo planejamento. Iremos observar o uso deste facilitador no grande projeto de estudantes do ensino médio, que é passar de ano sem provas de recuperação. Usaremos a situação de uma adolescente, com notas abaixo da média nos dois primeiros bimestres aplica o 5W2H para conseguir colocar em prática o seu projeto e obter o sucesso desejado.

Foi proposto a ela, por sua professora, que usasse a metodologia para desenvolver o seu projeto. Diante do objetivo exposto, foram definidos os passos para o uso do 5W2H, conforme a tabela da Figura 1.

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Figura 1 – Exemplo de aplicação do 5W2H / Fonte: Fernanda Pimentel (2017)

 

Como podemos observar, o uso dessa ferramenta facilitou para que os caminhos a serem seguidos para a realização do projeto, fossem identificados e colocados em prática. As etapas foram feitas em comum acordo por aluna e professora. O sucesso obtido através do uso do 5W2H, foi notável por todas as partes envolvidas no projeto.

  • Caso 2:

Uma microempresa de vendas de produtos para noivas, deseja abrir uma loja online e precisa criar um website.

1-What?

Criar um website para loja online de venda de acessórios para noivas.

2- Why?

O principal objetivo da empresa é criar um canal de comunicação de fácil contato com os clientes e que proporcione grande visibilidade para o crescimento da empresa.

3– Who?

Um Webdesign e as donas da empresa.

4-Where?

Neste caso, essa questão não é relevante para o projeto.

5-When?

Em 30 dias (agosto 2017).

6-How?

Será usada uma linguagem de programação moderna e que proporcione uma fácil comunicação entre empresa e clientes.

7-How Much?

O investimento será de R$10.000,00, sendo pago 30% no início e os 70% ao final do projeto.

Como podemos observar neste caso, nem sempre todas as etapas serão relevantes ao projeto, porém a sua visibilidade torna mais fácil o acompanhamento da execução das etapas.

 

Vantagens

Todo projeto precisa de um planejamento estratégico para se avaliar as possibilidades possíveis ou não, nesse momento, inúmeras ideias surgem e se não forem devidamente organizadas, não conseguirão ser analisadas. Então, a 5W2H se destaca pois permite que cada passo seja analisado de maneira detalhada, sendo listados os problemas, soluções, custo, quem deverá executar a ação deixando de maneira clara e organizada a visão do projeto.

Com essa ferramenta tem-se um domínio do projeto, através da abordagem bem definida e determinada de todas as etapas, não sendo necessária uma grande interpretação.

Desvantagens

Como toda ferramenta, alguns pontos podem gerar desvantagens quanto ao uso do 5W2H, dependendo do objetivo do projeto. Como pontos negativos, podemos destacar: difícil visualização das tarefas no tempo; Conflitos no uso de recursos; Não há como ponderar quais dos problemas são mais críticos sendo necessário o uso de outra ferramenta como a Matriz GUT antes do 5W2H; Nem sempre todas as necessidades conseguirão ser supridas; Pode-se haver uma confusão de definições e etapas a serem definidas. As limitações existentes quanto ao uso, são pela falta de recursos suficientes a execução das etapas, recursos estes, financeiros, funcionários e qualificação da equipe.

Devemos analisar alguns fatores na hora de utilizar esse método, como por exemplo: ter bem definidos os objetivos e metas a serem alcançados, possuir um planejamento profissional, estar com o planejamento atualizado e em dia e ter conhecimento pleno das etapas. Caso essas questões estejam presentes ou venham a ocorrer durante a elaboração do projeto, é aconselhável reaplicar a técnica, analisando melhor cada etapa ou buscar um método que seja mais eficiente para sua situação, caso contrário, só irá gerar atraso, confusão e falhas na execução do projeto.

Portanto, devemos tomar cuidado ao gerenciar nossos projetos, pois simples medidas que são tomadas, influenciam no bom desenvolvimento de um grande ou pequeno projeto. Muitos projetos fracassam porque são mal planejados, não tem as etapas bem definidas e tarefas distribuídas corretamente, por exemplo. Quando se utiliza o 5W2H todos esses pontos são fáceis de serem analisados, o que gera uma probabilidade muito grande de se alcançar o sucesso do projeto. Não existe dificuldade para o êxito de um projeto, mas sim um bom planejamento.

 

Referências bibliográficas:

Corbellini, H. R.; Rabuske, B. F.; Reis, V. L.;  Silva, E. L. A. O uso das ferramentas brainstorming e 5W2H no planejamento de combata a incêndio em indústria de tabaco. In: ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 36., 2016, Anais… Paraiba. Rio de Janeiro: ENEGEP, 2016. Disponível em:< http://www.abepro.org.br/biblioteca/TN_STP_229_339_28579.pdf>. Acessado em: 27 de agosto de 2017.

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CARVALHO, M. M de, RABECHINI Jr, R. – Fundamentos das Gestão de Projetos – Construindo Competências para Gerenciar Projetos – 4º ed. Atlas – São Paulo – 2015

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NOVA ESCOLA DE MARKETING. Conheça o 5W2H: uma poderosa ferramenta de gestão. Disponível em:<http://www.novaescolademarketing.com.br/marketing/conheca-o-5w2h-uma-poderosa-ferramenta-de-gestao/&gt;. Acessado em: 27 de agosto de 2017.

SOBRE ADMINISTRAÇÃO. O que é o 5W2H e como ele é utilizado?. Disponível em: <http://www.sobreadministracao.com/o-que-e-o-5w2h-e-como-ele-e-utilizado/&gt;. Acesso em: 27 de agosto de 2017.

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