Viajar é uma das coisas mais incríveis que existem. Conhecer novas culturas, explorar novos lugares e interagir com pessoas do mundo inteiro é sem dúvidas inesquecível. Porém, se não houver o planejamento antecipado, uma viagem que serve para gerar boa lembranças, pode acabar gerando traumas, transformando sua viagem em um pesadelo. Aqui você entenderá a importância do planejamento de sua viagem para que tudo possa agir de acordo com suas expectativas.

O gerenciamento de projetos é um tema bastante em alta no mundo dos negócios, mas diferente do que se pensa, não se trata apenas de mais um modismo, esse tema é muito mais profundo e há muito o que explorar. Projetos existem há muitos anos e, por mais que seja difícil de reconhecer exatamente o primeiro projeto, pode-se reconhecer claramente os projeto mais marcantes da história da humanidade.

A Construção da Grande Muralha da China, o Coliseu de Roma, a Grande Pirâmide de Gizé, as explorações navais dos portugueses, a visita do homem à Lua, as guerras foram projetos. E ainda recente, porém não menos importante, a construção da Torre Eiffel, do Cristo Redentor, a descobertas de teorias, como por exemplo, a teoria evolucionista de Darwin, a teoria da relatividade e ainda podemos citar muitos outros exemplos.

O que é um projeto?

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.”

O que planejar uma viagem tem a haver com o gerenciamento de projetos?

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Figura 1: É hora de viajar / Fonte – Trip

Assim como uma viagem tem sua data de início e término estipulada, um projeto também é temporário. Outro fator que podemos comparar é que o projeto gera entregas exclusivas que podem ser serviços ou produtos ou resultados específicos, assim como uma viagem tem prazos de reservas, pagamentos…

Uma viagem acontece uma única vez. Por mais que você viaje para o mesmo lugar na mesma época e com as mesmas pessoas, tudo será diferente, por diversos fatores, como por exemplo: emocional, climático, vivencial, temporal, etc. Assim funciona um projeto, mesmo que seja parecido com outro, sempre há alguma diferença, sejam as pessoas que participam, as regras, as técnicas.

Agora pense em uma viagem em que você não se planeja, você simplesmente pega algumas roupas, sai correndo de casa e leva apenas um cartão na carteira. Assim que você chega no aeroporto, se vê consumindo cafés da manhã caríssimos, pegando táxis com preços inflacionados e fazendo ligações interurbanos. Você provavelmente iria se atrapalhar muito e você certamente iria realizar gastos desnecessários e iria gastar mais do que se tivesse planejado a viagem, certo? Pois bem, isso é um projeto.

Como planejar um projeto de uma viagem?

Ao começar a planejar um projeto, deve-se analisar e responder as perguntas-chave de qualquer plano de ação bem elaborado, como por exemplo:

Integração
O  gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento. No planejamento de sua viagem, a integração, serve para definir todos os objetivos, pontos, exceções, riscos, subordinações, tratando problemas antes de se tornarem críticos e coordenando visando, principalmente o sucesso do projeto, no caso, a viagem.

Escopo
O gerenciamento de escopo serve para definir e controlar se o que está sendo realizado está sendo cumprido conforme definição na etapa de planejamento. Ao planejar uma viagem, o escopo pode ajudar a definir metas e objetivos, visando solucionar o problemas que você quer solucionar ou benefícios que se deseja obter, por exemplo: obtenção de desconto ao adiantar a realização de compras  e reservas…

Tempo
O gerenciamento do tempo inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto. Quando houver o planejamento de uma viagem, o gerenciamento do tempo é bastante importante pois é com ele que se trabalha os prazos de reservas e pagamentos, duração da viagem, tempo limite de entrega de documentos, controle de tempo caso houver algum imprevisto ao decorrer da viagem ou nos aeroportos, entre outros fatores que envolvem o tempo.

Custo 
O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. Essa parte é muito importante para uma viagem pois é nesse momento que se deve calcular o orçamento total da viagem com a finalidade de reconhecer as fontes de renda que irão pagar a viagem, podendo também existir a percepção da necessidade de economizar dinheiro com o propósito de aumentar o orçamento ou cortar custos da viagem para diminuir o orçamento.

Qualidade
O Gerenciamento da qualidade em Projetos busca assegurar que o projeto satisfaça as necessidades do cliente e envolve todas atividades do projeto por todo o seu ciclo de vida. Ao viajar, o viajante poderá ir sozinho ou acompanhado de sua família, amigos, excursão, etc. É importante que ao planejar a viagem, haja a preocupação de agradar a todos os participantes da viagem, prestando atenção em gostos, preferências, faixas etárias, requisitos e restrições.

Recursos Humanos
O gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto. Para existir o envolvimento de todos que participarão da viagem no projeto, é importante delegar funções pois assim poderá fortalecer o comprometimento e agregar diferentes conhecimentos e habilidades sobre lugares e experiências vividas com outras viagens, identificando risco e consequentemente diminuindo-os.

Comunicações 
O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. É muito importante que durante o planejamento da viagem, ocorra uma boa e clara comunicação  entre os viajantes e as empresas envolvidas na viagem, sendo elas: agências de viagens, hotéis, companhias aéreas, guias turísticos, casas de câmbio, entre outras empresas que podem agregar em uma viagem.

Riscos 
O gerenciamento dos riscos do projeto inclui os processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle de riscos de um projeto. Seu objetivo é maximizar a exposição aos eventos positivos e minimizar a exposição aos eventos negativos. Os riscos, infelizmente, sempre existem, em uma viagem não é diferente. Há muitos fatores que podem gerar um risco em uma viagem, sendo eles: condições climáticas, perda de documentos, roubos ou furtos, bagagens extraviadas, atrasos de vôos, etc. O planejamento vai servir justamente para tentar prevenir, solucionar e desviar esses riscos para que a viagem ocorra de forma tranquila e conforme foi prevista.

Aquisições
O gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto. Como aplicar essa parte na viagem que está sendo planejada? É simples, basta reconhecer e identificar o que será necessário adquirir, contratar e comprar para que ocorra a viagem, podendo ser um seguro viagem, serviços de embalagem para proteger bagagens, aquisição de chips internacionais para celulares e muitas outras aquisições que podem agregar valor e segurança ao viajar.

Partes Interessadas
Esta área do conhecimento diz respeito à identificação de todas as pessoas, grupos ou organizações envolvidas no projeto; análise das expectativas de cada uma das partes; e desenvolvimento de estratégias de integração entre todas as partes interessadas do projeto, ou seja, a viagem.

Acima podemos observar as 10 áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos. Vale ressaltar que não é obrigatório a utilização de todas as áreas existente para planejar um projeto, deve-se avaliar em cada projeto quais são as áreas mais relevantes a serem ressaltadas, porém sempre ciente de que sempre que deixar de planejar algum aspecto, pode acabar resultando na perda do controle sobre o projeto.

Com isso, logo você pode perceber alguns benefícios do gerenciamento de projetos. Com o objetivo de iniciar, planejar, executar, monitorar e controlar, e encerrar, uma viagem tendo “total controle” sobre as coisas que podem acontecer no projeto, ressaltando os benefícios adquiridos: Um roteiro único para execução, cumprimento de prazos, flexibilidade, antecipação de problemas, comparação de valores gerando economias, entre outros. Aumentando a probabilidades de sucesso.

 

Referências Bibliográficas:

ARTIA. Gestão de Projetos: O que é e para que serve? Disponível em: <http://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/>. Acesso em: 28 ago 2017.

BARCAUI, A. Gerente Também é Gente – um romance sobre gerência de projetos. Rio de Janeiro: [s.n.], 2006.

Sigma – Conheça as 10 áreas do conhecimento em gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.sigmagp.com.br>. Acesso em: 8 set 2017.

Utilità Online – Como Economizzar e Planejar Uma Viagem Para o Fim do Ano. Disponível em: <http://www.utilitaonline.com.br>. Acesso em: 28 ago 2017.

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