É possível gerenciar um projeto com poucos recursos? Já pensou em reduzir os gastos apenas evitando que falhas humanas aconteçam?

Ao longo dos anos, muitas técnicas têm se desenvolvido afim de facilitar o trabalho dos gestores de projeto. A necessidade de reduzir custos, ao mesmo passo que se aumenta a produção vem incentivando a criação e desenvolvimento de novas formas de gestão. Fazer mais com menos, é uma coisa que vem sendo cada dia mais cobrado pelos empresas, sendo assim a gestão de projetos conta com algumas ferramentas para auxiliar na rotina de gerenciamento. Aqui trataremos do Poka Yoke, uma das técnicas do que conhecemos como Lean Manufacturing, que vem a ser um sistema de gestão que tem como objetivo otimização da qualidade, redução de custos e de tempo de produção, fazendo com que o produto final ganhe mais valor agregado.

A expressão Poka Yoke tem origem japonesa e significa “à prova de erros”. Se trata de uma técnica de gestão de qualidade baseada em soluções simples, que evitam falhas e erros em processos e, consequentemente a redução de custos. Durante os anos 1960, Shigeo Shingo, liderava a produção da Toyota e durante esse período, Shigeo se deparava com diversas falhas humanas que se transformavam em produtos defeituosos. Isto o desagradava e fez com que o mesmo começasse a pensar e desenvolver técnicas que pudessem evitar estas falhas. Com o tempo as técnicas se provaram eficazes, passou a ser usada em outras empresas e ganhou um nome (poka = erros de desatenção; yoke = prevenir).

A técnica é fundamentada no pensamento de que se há alguma falha no processo ou fabricação, é mais fácil e mais barato corrigir o erro antes de o produto estar finalizado. Visto que depois de pronto, fazer reparo caracteriza fábrica oculta e, consequentemente desperdícios. Partindo deste pensamento, a técnica pode ser utilizada como um método contínuo num projeto e/ou processo, avaliando sempre onde ocorrem falhas humanas que podem ser evitadas afim de se reduzir, ou até mesmo zerar, os erros e, consequentemente diminuindo despesas. Isto pode ser feito por meio de otimização do processo ou até mesmo automação de processos que exigem a atenção dos operadores.

 

Poka Yoke – Exemplos

Diariamente convivemos com exemplos de Poka Yokes, alguns deles são:

  • Porta USB – Só existe uma maneira de conectar o cabo USB no computador, isto faz
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    Figura 1 – Porta USB (Exemplo de Poka Yoke encontrado no dia-a-dia) Fonte: http://engenhariapontocom.blogspot.com.br/2013/05/poka-yoke.html

    com que não seja conectado de maneira incorreta, evitando possíveis danos ao equipamento;

  • Entradas dos computadores em geral – cada entrada só pode ser conectada á um tipo de cabo específico, evitando danos aos componentes;
  • Caixas eletrônicos – há alguns tipos que só liberam o dinheiro após o cartão ser retirado, evitando que a pessoa esqueça o cartão;
  • Chip de celular e cartão de memória – o espaço destinado a estes elementos, só permitem que os mesmos sejam colocados e numa determinada posição, evitando que, por falha humana, seja colocado outro componente ou em outra posição;
  • Padronização das cores dos fios elétricos – evita que ocorram choques elétricos, já que mostra o que cada fio representa;
  • Sensor de cinto de segurança – ao ligar o carro sem o cinto de segurança ele emite um sinal sonoro ou luminoso;
  • Câmera de ré – emite um sinal sonoro mais intenso quando o veículo se aproxima demais de algum obstáculo (advertência);
  • Máquina de lavar – interrompe o ciclo que a porta é aberta. Algumas não permitem que a porta seja aberta durante a centrifugação;
  • Checklist – verificação de todas as atividades previstas num projeto, evita que algum passo não seja cumprido.

Como utilizar

Poka Yoke pode ser utilizado como método de controle ou de advertência:

  • Método de advertência: o dispositivo não interfere no funcionamento do sistema. Porém, emite algum alarme ou sinalização quando o erro é detectado afim de que o operador perceba a falha e a corrija. (Ex.: Sensor do cinto de segurança)
  • Método de controle: o dispositivo trava o funcionamento do sistema, fazendo com que as “regras” sejam seguidas. (Ex.:Disjuntor desarma quando tem excesso de carga na rede elétrica)

No método de controle ainda existem 3 tipos de Poka Yoke:

  • Método de contato: O problema é identificado de acordo com anomalias encontradas nas formas ou dimensões do produto final.
  • Método de conjunto: a análise é feita de acordo com a contagem de atividades ou peças necessárias para a produção do produto final.
  • Método de etapas: é feita a verificação se todas as etapas ou operações do processo estão sendo executadas e evita q execução de tarefas desnecessárias.
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Figura 2 – Ilustração do método de contato do Poka Yoke Fonte: http://www.industriahoje.com.br/o-que-e-poka-yoke

 

 

 

De acordo com especialistas, o projeto de implantação do Poka Yoke é dividido em 6 etapas essenciais:

  1. Detectar as falhas que necessitam ser corrigidas: fazer um planejamento para detectar onde estão acorrendo a maioria das falhas.
  2. Compreender as causas: entender o que de origem às falhas.
  3. Determinar as possíveis soluções: verificar se a falha pode ser prevenida e listar as possíveis soluções.
  4. Verificar a eficácia das soluções: para que a solução seja mais eficaz, o Poka Yoke deve acabar com a falha da maneira mais simples possível. Deve passar a fazer parte do processo, estar localizada no local onde a causa do erro foi detectada e não deve ter grandes impactos financeiros.
  5. Implementar a solução: após encontrada a solução mais simples, fazer a implementação em toda a empresa.
  6. Registrar: ao fim do processo a engenharia de qualidade fica responsável por coletar e registrar o máximo de informações possíveis sobre os erros que foram detectados, comparar os resultados obtidos e avaliar se o Poka Yoke pode ser desenvolvido novamente no futuro.

Alguns dos fatores que podem ocasionar as falhas são:

  • Falta de Atenção do colaborador;
  • Falta de capacitação da mão de obra para determinada função;
  • Falha do equipamento;
  • Falta de preparação ou manutenção do equipamento;
  • Falta de equipamentos de proteção;
  • Ausência de Padrão no processo;
  • Falta de Gerenciamento do Projeto que está sendo executado;
  • Falta de acompanhamento das etapas do projeto;
  • Má fé.

Poka Yoke é um dos conceitos mais interessantes quando falamos de Gestão de Qualidade, se trata de método que pode ser utilizado como um projeto, com início e fim, ou como um processo contínuo. A princípio foi desenvolvido para funcionar em linhas de produção e ganhou tantos adeptos que atualmente pode ser encontrado no nosso dia-a-dia, mesmo que não o notemos. O fato de detectar as falhas e criar um dispositivo que iniba estes erros tem como consequência o que chamamos de produção enxuta, característica que vem sendo cada dia mais exigida no gerenciamento de projetos. Isto fez com que o Poka Yoke tivesse tamanha aceitação nas empresas. Porém devemos ter em mente que apenas uma técnica de gestão não é suficiente para garantir o sucesso do projeto, existem várias outras técnicas de gestão que devem ser trabalhadas em conjunto com o Poka Yoke. Sem esquecer também da participação de toda a equipe de trabalho, de nada adianta ter mão-de-obra qualificada, se esta não está disposta á atingir os objetivos junto da equipe. Todos devem estar motivados e o gestor é a pessoa que deve dar suporte aos envolvidos no projeto, precisa ser a pessoa que possa servir de exemplo durante todo o projeto. Só assim, o projeto poderá ser bem executado e com resultados satisfatórios. 

Referências Bibliográficas

ADMINISTRADORES.COM. As técnicas e atividades do sistema de gestão LEAN. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/economia-e-financas/as-tecnicas-e-atividades-do-sistema-de-gestao-lean/35566/>. Acesso em: 30/08/2017.

ENDEAVOR BRASIL. Poka Yoke: como ter uma empresa à prova de erros. Disponível em: <https://endeavor.org.br/poka-yoke/>. Acesso em: 15/08/2017.

ENGENHARIA.COM. Poka Yoke. Disponível em: <http://engenhariapontocom.blogspot.com.br/2013/05/poka-yoke.html>. Acesso em: 27/08/2017.

INDÚSTRIA HOJE. O que é Poka Yoke? . Disponível em: <http://www.industriahoje.com.br/o-que-e-poka-yoke>.  Acesso em: 15/08/2017.

PROJECT BUILDER. Comparação entre 6 ferramentas de gestão de processos em projetos. Disponível em: <http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/conhecimentos/comparacao-entre-6-ferramentas-de-gestao-de-processos-em-projetos>. Acesso em: 30/08/2017.

 

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