Com o mundo dos projetos bombando e diversos artigos e posts sobre gerenciamento de projetos sendo publicados e postados todos os dias, como filtrar essas informações e usa-la de maneira correta ao seu favor? principalmente para quem acaba de se formar, o grande problema é como aplicar todo esse conhecimento técnico e essa chuva de informações de maneira que torne o fluxo do gerenciamento do seu projeto mais efetivo e  com mais qualidade, podendo assim ter mais assertividade em  seus trabalhos conseguindo chegar seu objetivo e conseguindo obter o sucesso desejado.

Gerenciar projetos pode não ser uma tarefa muito fácil, ainda mais para pessoas recém-formadas e sem experiência nesse ramo. Porém existem algumas ferramentas que podem ser aplicadas durante a gestão de um projeto e que podem servir como uma luz no fim do túnel para quem está caindo de paraquedas dentro desse universo. Mas como aplicá-las de maneira correta e na hora certa?

 

Devemos começar com uma definição sobre o que é um projeto:

  • Segundo o PMBOK: “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Os projetos e as operações diferem, principalmente, no fato de que os projetos são temporários e exclusivos, enquanto as operações são contínuas e repetitivas. ”

Agora que sabemos o que é projeto devemos entender um pouco mais sobre o gerenciamento dele, que segundo o PMI “é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz”. No entanto, como usar ferramentas de gestão para realizar essa tarefa com maestria?

Podemos dividir o gerenciamento de projetos em 5 etapas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento/controle e encerramento

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Figura 1- etapas dos processos de gerenciamento de um projeto/ Fonte: post PJ Consultoria e Assessoria – UFMG

Iniciação

Nessa fase serão expostos todos os pontos que o projeto deverá conter, qual é o resultado exclusivo esperado e quais das interferências internas e externas podem ocorrer. Nessa fase é muito importante conhecer bem o contrato e o escopo do projeto, devemos definir muito bem quais são os riscos que podem afetar o andamento do projeto e mitiga-los da melhor maneira possível. Durante esse período é fundamental uma definição clara do que será feito.

 

Planejamento

No planejamento será feita a análise detalhada de todos os processos. Nele deverá conter qual é o resultado exclusivo esperado, qual o melhor plano para alcançar esse objetivo, quais das interferências internas e externas que podem ocorrer e o cronograma do projeto.

 

Execução

A próxima etapa é a execução das atividades. Aqui a equipe irá se reunir para colocar em prática todos os itens, seguindo o planejamento. Se ocorrer alguma mudança durante a execução não se assuste! Isso é normal, uma vez que tanto o cliente quanto a empresa podem solicitar alterações para melhorar o andamento e a qualidade do projeto.

 

Monitoramento e Controle

Essa fase é feita durante a realização do projeto e serve para manter alinhado o planejamento e a execução. Será avaliado o desempenho da equipe e dos processos utilizados, assim como a verificação do progresso no trabalho.

 

Encerramento

O encerramento é o momento de averiguar o conhecimento, dificuldades e facilidades que podem ser utilizadas em trabalhos futuros. Nessa fase a empresa assinará um termo para se isentar de responsabilidades que possam vir a ser exigidas.

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Figura 2-  Representação de tudo que existe dentro de um projeto / Fonte: site Project Builder

 

Após todas as etapas do gerenciamento de um projeto esclarecidas e bem estabelecidas chegamos ao ponto da aplicação das melhores ferramentas para se ter um bom controle sobre as tarefas, prazos, riscos, melhorias de processos dentro de um projeto.

 

Aqui estão algumas delas:

 

SWOT

Como é mencionado no início do projeto, é importante estarmos cientes dos riscos internos e externos, e uma ferramenta perfeita para expor melhor esses riscos e sua oportunidade de melhora é a ferramenta de análise chamada SWOT.

A ferramenta SWOT é utilizada com frequência no planejamento estratégico das empresas e em projetos específicos, como análise de cenário para lançamento de produtos ou serviços. Geralmente, a ferramenta SWOT é apresentada em forma de quadrante, em que forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno da empresa, e oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo. Com o uso desta ferramenta é possível descartar a realização de determinado projeto que se mostre inviável na atual realidade da empresa.Dessa forma, a organização não precisará mobilizar uma série de agentes e de recursos para algo que tem muitas chances de dar errado.

Além disso, a análise de cenário serve para a empresa se proteger contra pontos fracos e possíveis ameaças, e, assim, aumentar as possibilidades de êxito nas atividades.

 

5W2H

Outra ferramenta muito importante que pode ser implantada no planejamento do projeto é a ferramenta conhecida como 5W2H.O 5W corresponde às iniciais em inglês de What (O quê), Why (Por quê), Where (Onde), When (Quando) e Who (Quem). Já o 2H faz menção às iniciais de How (Como) e de How much (quanto).

Ao responder essas perguntas, os esforços podem ser concentrados naquilo que realmente importa. Quer dizer, os membros da equipe se tornam cientes de sua participação em todo o contexto, sua influência diante da necessidade do projeto e qual o impacto de suas demandas.

Sendo assim, o 5W2H proporciona maior controle sobre as tarefas e sobre os prazos determinados, estruturando melhor o cronograma do projeto e ajudando na compreensão de dados e na aferição dos resultados.

 

PDCA

O PDCA é uma ferramenta que pode ser utilizada durante a execução do projeto, onde, algumas vezes identificamos alguns gargalos oriundos do planejamento, ou algum processo que pode ser melhorado dentro do projeto para conseguir cumprir os prazos pré-determinados no início.

O Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão cujo objetivo é promover a melhoria contínua dos processos por meio de 4 ações: Planejar (Plan), Fazer (Do), Checar (Check) e Agir (Act).

Mais do que se ater à solução do problema, a ideia é compreender quais são as causas geradoras do desvio e atacar os fatores geradores da falha. Com a identificação do problema, a intervenção pode ser posta em prática, ser validada quanto a sua eficácia e, caso necessário, ser ajustada.

É uma filosofia de melhoria contínua. Logo que um ciclo é concluído, outro começa e assim sucessivamente até que se alcance um nível mínimo de qualidade que atenda às expectativas do cliente. Isso torna a organização dos processos mais eficiente ao longo dos anos.

 

KPI

Para controle e monitoramento do projeto podemos utilizar os indicadores de performance ou Key Performance Indicators (KPIs). Esses indicadores são métricas que visam aferir o desempenho da empresa em algum critério relevante. Só é possível gerenciar aquilo que se mede e é exatamente isso que justifica a determinação de indicadores de desempenho.

Para os gestores, eles podem ser considerados como um termômetro. Através deles, é possível identificar os gargalos, monitorar e controlar o projeto com base em dados quantitativos, podendo assim, prever crises dentro do projeto com a antecedência necessária para serem minimizadas antes de gerarem consequências mais graves.

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Figura 3- Representação de gráfico baseado nos indicadores de performance / Fonte:site Project Builder

 

Todas essas ferramentas, quando juntas, servem basicamente para termos o controle total do projeto que estamos gerenciando. Combinando essas ferramentas podemos facilitar nosso trabalho, transformando ideias soltas em projetos assertivos e bem elaborados, garantindo assim a satisfação do cliente. Claro que cada um tem sua tática para gerenciar projetos aplicando as mais diversas ferramentas de gestão e técnicas de gerenciamento e nesse post foram apresentadas apenas algumas delas, porém devemos saber que nada disso adianta se você não tiver uma boa relação com sua equipe de trabalho, pois devemos ter em mente que o gerente do projeto não trabalha sozinho, temos toda uma equipe com a qual devemos prestar apoio e suporte dando sempre o exemplo para poder ganhar confiança dos envolvidos e termos como retorno o empenho e a mão de obra necessária para o projeto dar certo, então se unirmos nosso conhecimento técnico com o lado “humano” do projeto minimizamos a chance de erro, e podemos atingir a tão sonhada satisfação do cliente e a satisfação de todos envolvidos no projeto que está sendo desenvolvido assim atingindo o sucesso.

 

Referências Bibliográficas

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx acessado em agosto de 2017

https://www.google.com.br/search?q=definição+de+5w2h&rlz=1C1CHWA_pt-BRBR631BR632&oq=definição+de+5w2h&aqs=chrome..69i57.5667j0j7&sourceid=chrome&ie=UTF-8 acessado em agosto de 2017

http://www.governancadeti.com/2011/03/gerenciando-projetos-com-pmbok/ acessado em agosto de 2017

https://www.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/pedagogia/etapas-da-gestao-de-projetos/72735 acessado em agosto de 2017

https://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/dicas/8-ferramentas-gratuitas-essenciais-para-todo-gerente-de-projeto acessado em agosto de 2017

Foto de destaque: Autoria própria