Eventos precisam de uma boa gestão?!

Descubra o papel do gestor nesse grande mercado.

A organização de um evento possui os atributos típicos que a caracterizam como um projeto. Eventos são caracterizados como acontecimentos especiais (rituais, apresentações ou celebrações) e que possuem um determinado objetivo (cultural, social ou empresarial), portanto devem ser planejados, organizados, coordenados e controlados (DUARTE, 2009, BRITTO; FONTES, 2002).

Como um evento possui as mesmas etapas do ciclo de vida de um projeto que deve ser desenvolvido de acordo com parâmetros de tempo, custo e especificações, a sua gestão segue o procedimento natural de gestão de projetos. Na gestão de um evento também existem diferentes stakeholders (primários: trabalhadores, voluntários, patrocinadores, fornecedores, espectadores e pessoas participantes; e secundários: governo, comunidade, serviços de emergência, negócios em geral, mídia e organizações de turismo) e o envolvimento deles no processo de planejamento do evento é fundamental para o seu sucesso.

De acordo com o PMI (2013), projeto é “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. Os projetos se diferenciam dos processos organizacionais, pois esses são operações contínuas e repetitivas, enquanto os projetos fazem algo novo, uma única vez (BROWNING, 2010).

São características de um projeto: (PRADO, 2004, CARVALHO; RABECHINI JR., 2005)

  • O objetivo;
  • A complexidade (múltiplas atividades, múltiplos recursos compartilhados);
  • A incerteza;
  • A natureza temporária;
  • Ciclo de vida.

Como em qualquer outra atividade empresarial, um evento também envolve um processo de planejamento que está relacionado com suas diferentes fases. Nesse sentido, os projetos de eventos culturais também possuem objetivos, estratégias e planos de ação. Enfim, a organização do evento é um trabalho complexo, sendo necessária a presença de um gerente de projeto que coordena e controla as suas diferentes etapas.

Para que o planejamento e a organização do evento sejam feitos de maneira mais concisa, é adequado que o processo siga algumas fases:

  1. Pré-evento: definição do projeto e o planejamento de todas as suas etapas, também são definidos as receitas e despesas esperadas, tipos de fornecedores e equipe a ser contratada, de acordo com os objetivos do projeto.
  2.  Evento: é a organização do evento propriamente dita, em que acontece a montagem do evento no local escolhido e a operacionalização das atividades.
  3. Pós-evento: desmontagem da estrutura do evento, os acertos financeiros e os pagamentos.

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Figura 1 –  Analisando, preparando e estruturando as melhores estratégias.  Fonte: Instituto Brasileiro de Coaching 

DEFININDO O EVENTO

Os Eventos Especiais podem também ser caracterizados do ponto de vista da sua forma ou conteúdo e, neste critério, destacam-se os festivais, os eventos desportivos.

  • Megaeventos: são aqueles cuja dimensão e magnitude afetam a economia e que têm eco nos media globalmente. Exemplos: Jogos Olímpicos, Campeonatos Mundiais, Feiras e Exposições Mundiais.
  • Eventos de marca: são aqueles que se identificam com uma determinada cultura (povo, cidade, região) obtendo amplo reconhecimento. Exemplos: Carnaval Carioca e Oktoberfest em Munique.
  • Eventos de grande porte: são aqueles que atraem um grande número de participantes e são alvo de uma ampla cobertura mediática. Exemplos: Corrida de São Silvestre em São Paulo e Círio de Nazaré em Belém do Pará.
  • Eventos locais: eventos particularmente dedicados às comunidades locais e organizados com um intenso foco social tendo o entretenimento um papel preponderante. Aniversários de Cidades e Municípios e Jogos de Futebol pelos campeonatos regionais.

EQUIPES E RISCOS INERENTES

  • Recursos Humanos: a gestão do evento deve minimizar toda e qualquer possibilidade de risco a ocorrer com os Colaboradores.
  • Venda de bilhetes: envolve risco na medida em que obriga a lidar com valores e sistemas de comunicação.
  • Marketing e Relações Públicas: quem promove deve ter em conta os princípios de verdade e respeito pelo potencial participante.
  • Saúde e Segurança: estabelecimento de planos de prevenção de danos humanos e materiais, cumprimento da legislação no que concerne a políticas de higiene e segurança e respeito pelos princípios de responsabilidade social corporativa.
  • Catering: risco em refeições.
  • Gestão de multidões: aspectos diretamente relacionados com segurança e logística.
  • Transportes: entrega de passageiros envolvem riscos especiais.

OBS: Atualmente, um dos grandes riscos num evento que congregue multidões é o de atentados terroristas, risco este que se tem intensificado desde os atentados nas Olimpíadas de Munique.

PLANEJAMENTO

Pensar na prevenção de determinadas questões permitirá que nos adiantemos e não tenhamos que solucionar problemas (embora muitas vezes é preciso apagar incêndios!). Além da organização, sempre existem riscos e temos que tentar ser o mais flexível possível para nos adaptarmos a diferentes situações, de modo que a prevenção irá nos ajudar a diminuí-los.

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Figura 2 –  Plano de Sucesso / Fonte: Sergey Niviens

FATORES PARA O SUCESSO

  • A fim de obter um financiamento necessário, um caso de sucesso convincente de ser preparado mostrando os benefícios do Gerenciamento de Eventos eficaz pode superar os custos iniciais;
  • É importante que o Gestor gerencie os procedimentos de gestão de eventos para evitar a duplicação de esforços e ferramentas.

EXECUÇÃO E RESPONSABILIDADE DO GESTOR

Para que a execução de um evento seja bem feita, os líderes devem definir suas prioridades, colocar delegar as funções corretamente e traçar um fluxo de informação rápido e eficaz. Uma comunicação bem feita também contribui bastante com o sucesso do evento. Por isso, é importante que todos os envolvidos na organização do evento mantenham uma boa comunicação e estejam “conectados”.

O gestor assume papel fundamental sendo por responsável sendo responsável por todo o processo que envolve a sua construção levando em conta uma serie de fatores, que caracterizam o mesmo como o responsável pelo sucesso ou fracasso do evento.

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Figura 3 –  Pista de dança / Fonte: Felipe Carvalho(2016)

PÓS-EVENTO

O processo de encerramento inicia-se logo após a realização do evento. Esse processo de encerramento consiste na avaliação técnica, administrativa e dos participantes. É nesse momento que ocorre a confrontação dos resultados esperados com os obtidos, possibilitando identificar os pontos positivos e negativos do evento.

Fazem parte dos serviços complementares as seguintes atividades:

  1. Apresentar o final do balanço financeiro e fazer a prestação de contas;
  2.  Apresentar balancete administrativo e demonstrativo de todas as providências tomadas;
  3.  Liquidar todas as pendências que possam surgir sobre instalações, materiais, recursos humanos ou equipamentos utilizados;
  4.  Devolver à associação ou empresa promotora do evento todos os materiais que tenham sobrado;
  5.  Desmontar instalações que foram efetuadas para o evento;
  6. Transportar materiais e equipamentos utilizados no evento.

A relação evento patrocinador – organizador é fundamental, visto que o evento se transforma no veículo para a exposição institucional do mesmo, se tornando fundamental para a realização do evento. Desta forma, esta relação de negócio deve ser desenvolvida com base em questões comuns e convergentes, na busca dos objetivos de ambos os envolvidos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

Vimos que para a realização de um evento existem várias fases onde toda tem que serem cumpridas com êxito, a logística envolvida em um evento é muito complexa, pois trata de antecipar muitas ações, sempre ter um plano de contenção para que tenha alternativas para que o público não seja prejudicado. Muito mais que planejar projetos, analisar cenários e projetar com base em fluxos, processos e ferramentas o gestor de eventos devem possuir um modelo mental inspirador, inovador e empreendedor, podendo transcender a gestão como conhecimento e aplicá-la para resolver problemas sociais, econômicos, ambientais e de comunicação entre aqueles que desejam e aqueles que executam.

A Gestão de Eventos proporciona ao gestor um meio de se mostrar criativo e inovador no mercado de trabalho, oferecendo produtos e serviços diferenciados e com qualidade. Cada evento é único e por esse motivo a atualização com o mercado deve ser constante para que se diferenciar dos demais.

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

BRITTO, J.; FONTES, N. Estratégias para eventos: uma ótica do marketing e do turismo. São Paulo: Editora Aleph, 2006.

BROWNING, T. R. On the alignment of the purposes and views of process models in project management. Journal of Operations Management, v. 28, n. 4, p. 316-332, 2010.

CARVALHO, M. M. de; RABECHINI JR., R. Construindo competências para gerenciar projetos: teoria e casos. São Paulo: Atlas, 2005.

DUARTE, J. D. O. Organização e gestão de eventos: métodos e técnicas e sua aplicação na actividade das empresas de eventos. 2009. 125 f. Monografia (Graduação) – Curso de Ciências da Comunicação, Universidade Fernando Pessoa, Porto, 2009.

PRADO, D. S. Planejamento e controle de projetos. 6. ed. Nova Lima, MG: INDG Tecnologia e Serviços Ltda., 2004.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos (Guia PMBoK). 5. ed. Newtown Square: PMI, 2013.

RABECHINI JR, R.; PESSÔA, M. S. P. Um modelo estruturado de competências e maturidade em gerenciamento de projetos. Revista Produção, v. 15, n. 1, p. 34-43, 2005.

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