Saber gerenciar os riscos que podem impactar um projeto é primordial para auxiliar que o objetivo do projeto seja alcançado. Vamos falar sobre a análise SWOT que é uma ótima técnica para identificar riscos, e também sobre a matriz de riscos, que é essencial para avaliar e dimensionar melhor os riscos envolvidos nos projetos.

Antes de falar propriamente sobre o gerenciamento de riscos de um projeto, precisamos definir o que seria um risco. O risco é sempre algo ruim ou também existe um risco positivo?

O risco nada mais é que um evento que possui alguma probabilidade de acontecer no futuro, e que pode acabar impactando o projeto, seja de forma negativa como uma ameaça, mas também de forma positiva como uma oportunidade.

O  gerente de projetos deve saber  gerenciar todas as variáveis que podem influenciar no seu projeto, para que o mesmo possa atingir o seu objetivo, pois o gerenciamento de riscos nada mais é do que tomar ações que maximizem os riscos positivos (oportunidades) e minimizem os riscos negativos (ameaças).

Quando pensamos sobre o gerenciamento de riscos, devemos sempre identificar o evento (risco), a probabilidade dele acontecer e qual o impacto que ele vai causar no nosso projeto. Com isso é possível listar os riscos  como o mais importante até o de menor importância, assim buscando alternativas para mitiga-los, reduzindo a probabilidade de ocorrência quando se fala de um risco negativo, e também buscar aumentar a probabilidade de um risco positivo acontecer.

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Figura 1 – Risk Management. / Fonte: http://www.linkedin.com

Todos os riscos vão causar algum impacto no nosso projeto, logo devemos saber identificar cada um deles, até mesmo o que parece ser mais improvável de acontecer, para que possamos fazer um bom plano de gerenciamento de riscos, já que um risco pode interferir no sucesso do projeto.

Uma ótima ferramenta que pode ser usada na identificação dos riscos se chama Matriz SWOT, do inglês: Strengths (forças), Weaknesses (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). Essa técnica é creditada a Albert Humphrey que foi um líder do Instituto de pesquisas da universidade de Stanford, apesar de até hoje ainda existem controvérsias de quem de fato elaborou essa técnica.Essa matriz nada mais é do que uma forma de organizar as forças e as fraquezas, que são características internas, e as oportunidades e ameaças, que são externas.

Ambiente interno:

  • Strengths – São as vantagens internas que uma empresa tem em relação aos seus concorrentes.
  • Weaknesses – São as desvantagens internas que uma empresa tem em relação aos seus concorrentes.

Ambiente externo:

  • Opportunities – São os aspectos positivos que a empresa não tem controle, mas que sabendo aproveitar conseguem obter uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes.
  • Threats – São os aspectos negativos que a empresa não tem controle, e que possuem um enorme potencial de comprometer a vantagem competitiva da empresa.

Como um risco não é apenas um problema, mas também pode ser considerado algo bom, a analise SWOT auxilia na identificação de oportunidades no mercado, como também ajuda a identificar as forças que uma equipe tem para tentar amenizar as ameaças que podem prejudicar o andamento de um projeto, ou seja, uma boa identificação de riscos é primordial para o sucesso do projeto.

O gestor e a equipe de projetos devem conseguir combinar os ambientes, externo e interno, para que a análise seja facilitada e que os auxilie na melhor tomada de decisão.

Combinações:

  • Forças e oportunidades: Aproveitar o máximo dos pontos fortes  para saber aproveitar as oportunidades detectadas.
  • Forças e ameaças: Aproveitar o máximo dos pontos fortes para minimizar o efeito das ameaças.
  • Fraquezas e oportunidades: Deve-se buscar estratégias que minimizem os efeitos negativos das fraquezas, aproveitando as oportunidades que aparecem.
  • Fraquezas e ameaças: Deve-se buscar estratégias que minimizem os efeitos negativos das fraquezas e que possam fazer face as ameaças.

 

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Figura 2 – Exemplo de matriz SWOT. / Fonte: www.portal-administracao.com

 

Exemplo de análise SWOT de uma cervejaria artesanal:

  • Forças: Qualidade do produto, proximidade dos clientes, fácil distribuição, inovação nos sabores.
  • Fraquezas:  Empresa pequena, falta de experiencia, alto custo, poucos recursos disponíveis.
  • Oportunidades: Crescimento da economia, redução de impostos, possibilidade de parcerias,crescimento no mercado nacional, entrada de novos clientes.
  • Ameaças: Entrada das empresas grandes nesse mercado, aumento do custo da matéria prima, crise econômica.

 

Devemos também saber dimensionar os riscos de um projeto, pois um risco mal dimensionado é tão ruim quanto um risco não identificado. A melhor forma de dimensionar os riscos de um projeto é utilizando uma ferramenta chamada Matriz de Riscos. Uma das vertentes na área de gerenciamento de riscos atribui a origem dessa matriz a partir da “Ficha de controle de risco”, proposta por Marvin Carr da universidade de Pitssburgh. Normalmente ela é uma matriz 5×5 e para monta-la colocamos no eixo vertical a probabilidade de um risco ocorrer, e no eixo da horizontal o impacto do risco no nosso projeto.

No eixo da probabilidade temos como respostas:

  • Quase certo: Quer dizer que será muito difícil evitar que determinado risco não ocorra, então uma boa decisão a se tomar é procurar como mitigar o risco, ou seja, diminuir o impacto depois que ele acontecer.
  • Alta: Quando existe uma grande chance do risco ocorrer, e que na maioria das vezes ele ocorre.
  • Média: A probabilidade do risco ocorrer não é grande, porém é necessário que se tenha em mente possíveis ações a serem tomadas caso ele venha a ocorrer.
  • Baixa: A chance do risco ocorrer é pequena.
  • Rara: Muito improvável que o risco aconteça, nesses casos só devemos nos preocupar caso o impacto desse risco seja muito alto.

 

No eixo do impacto temos como respostas:

  • Gravíssimo: O dano causado pode ser irreparável e pode até fazer com que o projeto seja cancelado.
  • Grave: Pode causar atraso e insatisfação do cliente já que compromete bastante o resultado do projeto.
  • Médio: Um problema momentâneo que ocorre durante o projeto mas que pode ser reparado sem muitas dificuldades, porém com certeza vai impactar no escopo do projeto.
  • Leve: Fácil de ser corrigido e que raramente pode atrasar o andamento do projeto.
  • Sem impacto: Nenhum problema perceptível é gerado durante o projeto.

 

 

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Figura 3 – Exemplo de matriz de riscos. / Fonte: https://blog.luz.vc

 

Ao analisarmos os dois eixos, podemos chegar a uma pontuação em que conseguimos categorizar os riscos em: Risco extremo, risco elevado, risco moderado e risco baixo. Com isso podemos diferenciar os riscos do nosso projeto e otimizar a tomada de decisão em cada situação.

Exemplo do dimensionamento dos riscos do Titanic:

Considerando o acidente do Titanic e toda a negligência feita durante o seu projeto, como o  tempo de teste que durou apenas meio dia, o teste de parada que só foi realizado uma vez, como também o fato que não havia binóculos para o marinheiro que ficava no cesto de observação na noite do acidente, não haviam botes suficientes para todos a bordo e nem sequer houve explicações de procedimentos a serem seguidos em caso de emergência.

A White Star, empresa dona do Titanic havia colocado 2 objetivos para o navio:

  1. Levar os passageiros para a cidade de Nova Iorque com segurança;
  2. Bater o recorde fazendo a travessia no menor tempo.

Podemos fazer o dimensionando associado ao segundo objetivo:

Fator de risco 1: Choque com outra embarcação – A probabilidade é baixa porém o impacto é gravíssimo, já que pode levar ao naufrágio,causando assim o fim prematuro do projeto.

Fator de risco 2: Problemas nos motores – A probabilidade é baixa e o impacto é médio, ja que é um problema que pode ser consertado porém com certeza vai impactar no escopo do projeto, causando atraso na viagem.

Fator de risco 3: Uma tempestade no meio da travessia – A probabilidade é baixa e o impacto é médio, fará com que o navio precise diminuir a sua velocidade, o que pode gerar algum atraso ou não alcançar o recorde pretendido pela empresa, já que a tempestade é um fator externo (ameaça) e que o gerente do projeto (capitão do navio) não tem nenhum poder sobre este fator.

Fator de risco 4: Impacto com um iceberg – A probabilidade é média, ou seja, a probabilidade de ocorrer não é tão grande mas é necessário que existam planos de ações a serem tomados caso aconteça. O impacto é considerado  gravíssimo pois o dano é irreparável e vai causar o fim do projeto antes da hora.

Caso houvesse a preocupação em definir e analisar os riscos da viagem, com certeza a empresa teria realizado mais testes, teria garantido que todos os equipamentos necessários estivessem a bordo e haveria um plano de contingência caso qualquer problema acontecesse, podendo assim ter evitado a colisão com o iceberg, ou ao menos diminuído o número de vítimas.

Agora podemos entender melhor a importância que um bom gerenciamento de riscos tem para o sucesso de um projeto, pois um risco não identificado ou mal dimensionado pode impactar na qualidade do projeto, modificando todo o cronograma, aumentando os custos e até mesmo causando o fim prematuro do projeto, o que acaba gerando a insatisfação do cliente, que como consequência acaba com a reputação de uma empresa, portanto o gerenciamento de riscos é essencial no plano de gerenciamento de qualquer projeto.

 

Referencias bibliográficas:

Gerenciamento de riscos em projetos. Disponível em: <http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/estrategia/gerenciamento-de-riscos-em-projetos-7-dicas-para-voce-ter-sucesso-1 ; Acesso em 19 de Agosto de 2017;

Gerenciamento dos riscos do projeto. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-dos-riscos-do-projeto ; Acesso em 19 de Agosto de 2017;

Juarez Alencar, Antônio; Assis Schmitz, Eber, Análise de riscos em gerência de projetos, Editora Brasport, 2012;

Rodrigues Teixeira Dias, Fernando, Gerenciamento dos Riscos em Projetos, Editora Elsevier Brasil,2014.