O gerenciamento do escopo do projeto irá definir os caminhos que o projeto tem que seguir para alcançar o seu objetivo e o seu sucesso.

Em muitos projetos, verifica-se a tentativa de realizar este projeto de maneira resumida, a fim de economizar tempo. Engana-se quem acha que isto não gera impactos ao projeto. O que mais ocorre no mundo de projetos é cliente reclamando que o projeto não atende as expectativas das partes interessadas, ou as necessidades de negócio. Isso se deve, em grande parte, a definição falha do escopo, falta de comunicação, entre outros.

Definir o escopo de um projeto é um processo primordial para o sucesso do projeto, para evitar falsas expectativas, bem como para controlar o que o projeto irá gerar.

O escopo do projeto é a parte do planejamento que envolve determinar e documentar uma lista de objetivos específicos, entregas, tarefas, custos e prazos. Ele é elaborado para explicar os limites do projeto, estabelecer responsabilidades de cada membro da equipe e apontar os procedimentos tanto para a realização, quanto para a verificação e aprovação do trabalho. É também o escopo que fornece ao gestor, as diretrizes para a tomada de decisões sobre solicitações de mudança durante a realização.

Para a definição do escopo, existem suas Entradas, Ferramentas e Técnicas e suas Saídas, abaixo segue a Figura 1 para melhor visualização.

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Figura 1 – Entradas, ferramentas e técnicas e saídas de definição de escopo. / Fonte: Google.com

Conforme foi mostrado acima, será detalhado seus processos:

ENTRADAS

  • Plano de gerenciamento do escopo:O Plano de gerenciamento do escopo (PGE) descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado. Ele é um dos planos auxiliares do plano de gerenciamento do projeto. Deve ser um documento de fácil entendimento para que todas as partes interessadas estejam alinhadas em relação ao escopo do projeto.
  • Termo de abertura do projeto:

O termo de abertura do projeto, também muito conhecido como Project Charter (inglês), é o documento que autoriza formalmente um projeto. Ele concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. O Gerente de Projetos sempre deve ser designado antes do início do planejamento e, de preferência, no desenvolvimento do termo de abertura. O patrocinador do projeto deve aprovar o termo de abertura do projeto.

O termo de abertura do projeto normalmente inclui as seguintes informações:

 * Gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída;
* Requisitos que satisfazem as necessidades do cliente, do patrocinador e de outras partes interessadas;
* Necessidades de negócios, descrição de alto nível do projeto ou requisitos do produto para o qual o projeto é realizado;
* Objetivo ou justificativa do projeto;
* Cronograma de marcos sumarizado;
* Influência das partes interessadas;
* Organizações funcionais e sua participação;
* Premissas organizacionais, ambientais e externas;
* Restrições organizacionais, ambientais e externas;
* Caso de negócios justificando o projeto, incluindo o retorno sobre o investimento;
* Orçamento sumarizado.

  • Documentação dos requisitos

Segundo o Guia PMBOK®, a documentação descreve como cada requisito atende a(s) necessidade(s) do negócio.

Você deve-se perguntar qual necessidade será atendida atrelada aos objetivos do projeto partindo de uma descrição macro e detalhando à medida que o projeto vai evoluindo. Os requisitos devem ser descritos sem gerar dupla interpretação e sempre que possível, usar critérios de aceitação mensuráveis retirando qualquer subjetividade da avaliação do mesmo.

  • Ativos de processos organizacionais

Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto.
Quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.
Podem ser:

* Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos;
* Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas;
* Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos;
* Base de conhecimento dos projetos passados da empresa como lições aprendidas, informações históricas, ou qualquer informação documentada que possa ajudar no sucesso dos novos projetos.

FERRAMENTAS E TÉCNICAS

  • Opinião especializada Usada para analisar informações necessárias para desenvolver a declaração de escopo do projeto. Pode ser aplicada no caso de qualquer detalhe técnico relevante ao projeto. Esta opinião pode ser oferecida por qualquer pessoa da equipe ou grupo disponível que tenha treinamento e/ou especialização na área tratada, ou por recursos externos. A indisponibilidade de recursos para opinião especializada é uma ameaça ao sucesso do projeto e deve ser tomada em consideração.
  • Análise de produto A Análise de produto tem como principal objetivo analisar um produto para obter respostas sobre ele.

Ela pode ser feita por especialista ou até pelos próprios usuários do produto
Pode envolver várias outras técnicas como:

* Decomposição do produto;
* Análise de sistemas;
* Análise de requisitos;
* Engenharia de sistemas;
* Engenharia de valor;
* Análise de valor.

  • Geração de alternativas

A geração de alternativas têm como objetivo gerar alternativas para se executar e desempenhar o trabalho do projeto.
Algumas ferramentas podem ajudar na geração das alternativas como:

 * Brainstorming;
* Análise de alternativas

  • Oficinas facilitadas

    As oficinas facilitadas, mas, conhecidas pelo termo em inglês, Workshop, são muito usadas para reunir as partes interessadas para alguma dinâmica ou sessão interativa para atingir determinado objetivo.

    Muito usadas em gerenciamento de escopo para determinar os requisitos do produto ou serviço sendo criado no projeto. Essas oficinas / workshops facilitam a participação e a contribuição dos participantes, quebrando resistências, reduzindo desconfianças e facilitando o consenso entre os participantes.

SAÍDAS

  • Declaração do escopo do projetoA declaração do escopo do projeto, ou especificação do escopo do projeto como traduzido no Guia PMBOK® Quinta Edição, é essencial para o sucesso do projeto, pois, descreve as entregas do projeto e o trabalho necessário para criá-las.Ela é desenvolvida a partir das principais entregas, do termo de abertura, dos requisitos, premissas e restrições.

  • Atualizações nos documentos do projetoOs documentos do projeto são referenciados como entrada de dois processos e suas atualizações de praticamente todos processos. Esta é uma das entradas mais genéricas possíveis, pois, documento do projeto pode ser qualquer documento/saída dos processos de gerenciamento de projeto.

 

A preparação detalhada da especificação do escopo é crítica para o sucesso do projeto e baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. Durante o planejamento do  projeto, o seu escopo é definido e descrito com maior especificidade conforme as informações a  respeito do projeto são conhecidas. Os riscos existentes, premissas e restrições são analisados para verificar sua integridade e acrescentados ou atualizados conforme necessário. O processo “Definir o Escopo” pode ser altamente iterativo. Em projetos de ciclo de vida iterativo, será desenvolvida uma visão de alto nível para o projeto em geral, mas o escopo detalhado é determinado em uma interação de cada vez e o planejamento detalhado para a iteração seguinte é executado  à medida que o trabalho no escopo do projeto e entregas atuais avança.

Para todas as empresas é necessário fazer o escopo do projeto com todas as restrições que vimos nesse artigo. A Figura 2 é um exemplo, um modelo de escopo de projeto que pode ser usado para facilitar na hora da criação do escopo.

Figura 2 – Exemplo de Escopo de Projeto. / Fonte: templates.office.com

A definição de um escopo pode ser descrito como objetivos a serem alcançados, com uma breve declaração do trabalho a ser realizado e com um uma programação proposta especificando data de início e conclusão das etapas.

A elaboração de um escopo detalhado, claro e conciso é fundamental para garantir a satisfação do cliente e a eficácia da realização do trabalho materializado e evitar que o projeto passe por caminhos tortuosos.

O escopo bem definido e bem controlado aumenta significativamente as chances de todos os objetivos do projeto serem alcançados: concluir o projeto dentro do prazo pré-determinado, respeitando o custo orçado e entregando os produtos do projeto conforme qualidade acordada inicialmente.

 

 https://escritoriodeprojetos.com.br < Acesso em 13 de junho de 2017;
Pmbok 5ª edição, Gerenciamento de Escopo

Gutenberg Silveira, Roque Jr. , Gerenciamento de escopo em projetos, Editora Elsevier Brasil, 2013.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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