Como proceder com a finalização da sua aquisição no projeto ? Como documentar tudo e usar em seu favor numa futura aquisição? Entre e aprenda como tornar profissional toda relação comercial em um projeto.

Encerrar as aquisições significa finalizar todas as aquisições celebradas dentro de um contrato no projeto. A Figura 1 ilustra o processo de encerrar as aquisições o qual faz parte do Grupo de Processo de Encerramento.

 

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Figura 1 – Entradas, ferramentas e saídas do processo Encerrar as Aquisições / Fonte: PMBOK(2015)

 

Nesse artigo, vamos tratar apenas sobre a área de aquisições que pode ser entendida como manutenção de relações comerciais entre clientes e fornecedores, de maneira que o projeto possa ser concluído de forma satisfatória para ambas as partes.

Segundo o Guia PMBOK®, encerrar as aquisições é o processo de finalização de cada aquisição do projeto.

O processo “encerrar as aquisições” serve de apoio ao processo de encerramento do projeto ou a fase. Ele finaliza todas reivindicações em aberto, atualiza os registros e arquiva informações e, a atividade crucial nesse processo, encerra o contrato.

O processo de encerrar aquisições é composto por Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas conforme a Figura 2:

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Figura 2 – Processos de Encerrar as Aquisições / Fonte: Google.com

 

ENTRADAS, compostas por:

  • Plano de Gerenciamento do Projeto

Nele, contem os termos que definem cada uma das aquisições, onde devem constar documentados quais itens foram comprados ou alugados, informações sobre os termos dos contratos de terceirização dos serviços. É com base nessas informações que as aquisições devem ser encerradas.

  • Documentos de aquisição

Os documentos de aquisições são usados em todos os processos de Aquisições, porém, tem objetivos e documentos distintos. Começando pela saída do processo Planejar o gerenciamento das aquisições, e entrada para o processo conduzir as aquisições, os documentos de aquisição seriam melhor identificados como documentos de solicitação das aquisições, pois, são usados para obter propostas de fornecedores em potencial.

Devem ser:

  • Estruturados para propiciar respostas corretas e completas;
  • Rigorosos para garantir consistência, e respostas equivalentes;
  • Flexíveis para permitir sugestões dos fornecedores quanto às melhores formas de atender aos requisitos.

Incluem:

  • Especificação do trabalho(Declaração de Trabalho);
  • Descrição da forma desejada de resposta, e;
  • Quaisquer cláusulas contratuais necessárias.

Conforme o tipo de solicitação, será usado um dos documentos de aquisição abaixo:

  • Pedido de Informação / Request for Information-FFI -> Pode ser usado quando você quer coletar informações sobre um produto ou serviço;
  • Pedido de Cotação / Request for Quotation-RFQ ->  Pode ser usado para buscar cotação da aquisição;
  • Solicitação de Proposta / Request for Proposal-RFP -> O escopo deve estar claro, bem definido e mensurável e exige proposta mais elaborada e critérios mais complexos.

 

FERRAMENTAS E TÉCNICAS, compostas por:

  • Auditorias de Aquisições

    O objetivo das auditorias de aquisições e avaliar como foram realizadas as aquisições nesse projeto e como foi fornecido o serviço de terceiros com o objetivo de aperfeiçoar o gerenciamento das aquisições em outras fases desse projeto ou em projetos futuros desenvolvidos pela empresa executora.

  • Negociações das Aquisições

    Podem ser com a empresa de melhor proposta ou com as duas ou três melhores classificadas. Elas são necessárias para obter acordo mútuo antes da assinatura o contrato e para detalhar os requisitos e outros termos como:

    • Responsabilidades
    • Ajustes de cláusulas do contrato
    • Multas e penalidades para as partes
    • Autoridade para fazer mudanças
    • Legislação e termos aplicáveis
    • Abordagens de gerenciamento
    • Direitos de propriedade
    • Soluções técnicas
    • Cronograma
    • Pagamentos
    • Preços

    Deve ser feita com foco em aliança e com critérios claros e éticos.

  • Sistema de Gerenciamento de RegistrosO sistema de gerenciamento de registros pode ser um dos módulos ou funcionalidade do sistema de gerenciamento de projetos. Ele é usado para armazenar e recuperar a documentação do contrato.

SAÍDAS, compostas por:

  • Aquisições Encerradas Segundo o Guia PMBOK®, as aquisições são encerradas quando o comprador, em geral por meio do administrador de aquisições autorizado, envia ao fornecedor um aviso formal por escrito de que o contrato foi concluído. Os requisitos de encerramento formal das aquisições em geral são definidos nos termos e condições do contrato e são incluídos no plano de gerenciamento das aquisições.
  • Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais

Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto. Quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.
Podem ser:

  • Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos.
  • Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas
  • Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos, …
  • Base de conhecimento dos projetos passados da empresa como lições aprendidas, informações históricas, ou qualquer informação documentada que possa ajudar no sucesso dos novos projetos.

 

Durante o ciclo de vida do projeto algumas aquisições foram feitas, os equipamentos que foram comprados agora pertencem a empresa executora e devem ser devidamente destinados a algum lugar ou repassados a outro projeto, alguns equipamentos foram alugados, esses devem ser devolvidos ao proprietário da forma como foi anteriormente acordado, além de peças e equipamentos, alguns recursos humanos também foram terceirizados e esses contratos de terceirização devem ser finalizados, esse processo é responsável por realizar todos esses procedimentos.

Como exemplo pode-se citar um projeto inovação com finalidade de implantar um novo software realizado na empresa em que trabalho.

Toda documentação do processo e seus anexos foram encaminhados para a Célula de Documentação para a coleta de assinaturas por dois procuradores da empresa. Ao fim desse processo, uma via original do contrato / aditivo já assinada pelos procuradores  foi enviada para o fornecedor e a outra via juntamente com os anexos é arquivada pelo Centro de Documentação. A responsabilidade pela garantia das assinaturas do fornecedor  e registro no sistema é do Comprador responsável pelo processo. O prazo definido para finalização e obtenção de todas as assinaturas no contrato é de até noventa dias a partir da data de homologação da aquisição, neste caso do sistema.

Quando todo esse fluxo é realizado com sucesso temos a certeza de que a aquisição foi realizada dentro de todos os padrões, sem risco de erros. E assim concluindo o projeto, fazendo todas as anotações necessárias finais de acordo com os processos de encerramento de aquisições e por fim o encerramento de aquisições.

 

Referências Bibliográficas

http://www.avm.edu.br/docpdf/monografias_publicadas/k214683.pdf< Acesso em 12 de junho de 2017;

http://www.pauloeduardo.com/2011/09/29/pmbok-grupo-de-processos-de-encerramento/< Acesso em 12 de junho de 2017;

KOLB, Juliana. http://jkolb.com.br <Acesso em 10 de junho de 2017;

MONTES, Eduardo, https://escritoriodeprojetos.com.br <Acesso em 11 de junho de 2017;

PMI. Guia PMBOK® 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013.

 

 

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