Descubra a melhor maneira de fazer aquisições, segundo o PMBOK em tempo recorde, e nunca mais faça um mal negócio para seu projeto.

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O Guia PMBOK pode ser considerado o guia de boas práticas, que possui diversos processos e ferramentas úteis para a gerência de qualquer projeto, nos quais, podem ser divididos por áreas de conhecimento. São elas, Aquisições, Tempo, Escopo, Comunicações, Qualidade, RH, Custo, Riscos e Integração.

Nesse pequeno texto, abordaremos apenas a área de aquisições que pode ser entendida como propiciar a construção e manutenção de relações comerciais sólidas e equilibradas entre clientes e fornecedores, de maneira que o projeto possa ser concluído de forma satisfatória para ambas as partes.

A área de aquisições é dividida em 4 processos (PMBOK 5a ed.), Planejamento, Execução (conduzir as aquisições), Administração e Encerramento, que possuem entradas e saídas, como podem ser entendidos da maneira como descreveremos no texto.

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Figura 01 – Etapas da execução das aquisições. / Curso PMP Módulo 10

ENTRADAS

O plano de Gerenciamento das Aquisições, descreve como as aquisiçoes serão gerenciados desde o desenvolvimento dos documentos de aquisições até o fechamento do contrato. O Plano de Gerenciamento das Aquisições pode incluir orientações para:

  • tipos de contratos a serem usados;
  • questões de gerenciamento de riscos;
  • se serão usadas estimativas independentes e se elas são necessárias como critérios de avaliação;
  • as ações que a equipe de gerenciamento de projetos pode adotar unilateralmente, caso a organização executora tenha um departamento estabelecido de aquisições, contratos ou compras;
  • documentos padronizados de aquisição, caso necessários;
  • gerenciar vários fornecedores;
  • coordenar as aquisições com outros aspectos do projeto, como cronogramas e relatórios de desempenho;
  • quaisquer restrições e premissas que poderiam afetar as aquisições planejadas;
  • tratar as antecipações necessárias para comprar itens dos fornecedores e coordená-los com o desenvolvimento do cronograma do projeto;
  • tratar as decisões de fazer ou comprar e vinculá-las aos processos de estimativa de recursos da atividade e de desenvolvimento do cronograma;
  • definir as datas agendadas em cada contrato para as entregas e coordená-las com os processos de desenvolvimento e controle do cronograma;
  • identificar os requisitos de bônus de desempenho ou contratos de seguros para mitigar algumas formas de riscos do projeto;
  • estabelecer a orientação a ser fornecida aos fornecedores para desenvolvimento e manutenção de uma EAP;
  • estabelecer a forma e o formato a serem usados para as declarações do trabalho de aquisições/contratos;
  • identificar fornecedores pré-qualificados para serem usados, se houver;
  • métricas de aquisições a serem usadas para gerenciar contratos e avaliar fornecedores.

O Plano de Gerenciamento das Aquisições pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado, variando conforme o  projeto.

Declaração do Trabalho da Aquisição, que descreve a aquisição em detalhes suficientes para permitir que os fornecedores determinarem se são capazes de fornecer os produtos, serviços ou resultados.

Os critérios de seleção de fonte, em geral são incluídos como partes das solicitação de aquisições. Esses critérios são  usados para classificar e avaliar as propostas dos fornecedores, e podem ser objetivos ou subjetivos.

Os critérios de seleção podem ir desde o preço de compra se a aquisição for comprável, como capacidade técnica, risco e tamanho da empresa.

Os Documentos de Aquisição, que serão usados para solicitar propostas de fornecedores em potencial. Termos como licitação, oferta ou cotação são usados geralmente quando a decisão de escolha do fornecedor será baseada no preço enquanto o termo proposto é usado quando outros itens mais adequados, como capacidade ou abordagem técnica, forem mais importantes.

A partir disso, o comprador prepara os documentos de aquisição e prepara uma resposta precisa para cada fornecedor, com base nas expectativas. A complexidade e o nível de detalhe dos documentos de aquisição devem ser consistentes com o valor e os riscos associados com a aquisição planejada.

Fazer ou Comprar, (Make it ou Buy), se trata da decisão de fazer ou criar a aquisição ou   comprar/contratar a partir de fornecedores externos.

Ativos de processos organizacionais, incluem todos os ativos relacionados aos processos  de todos os envolvidos no projeto que podem ser usados para influenciar o seu sucesso. Esses ativos de processos organizacionais também incluem as bases de conhecimento das organizações, como lições aprendidas e informações históricas. que devem ser documentadas para usos futuros.

Documentos do Projeto, podem afetar o trabalho de garantia de qualidade e devem ser monitorados dentro de um sistema de gerenciamento de configuração.

Propostas de Fornecedores preparadas em resposta a um pacote de documentos de aquisição compõem o conjunto de informações básicas que serão usadas por um grupo de avaliação com o objetivo de selecionar os fornecedores capacitados.

FERRAMENTAS

Opinião Especializada e a opinião disponível a partir de especialistas que ajudam com conhecimentos para fazerem avaliações a respeito das propostas de ofertas dos fornecedores.

Técnicas Analíticas, que são aplicados na gestão de projetos para prever possíveis em função das variações do projeto ou variações de enviroment.

Reuniões com Licitantes são reuniões com todos os fornecedores e compradores antes da apresentação de uma licitação ou proposta. São usadas para garantir que todos os fornecedores em potencial tenham um entendimento comum e claro da aquisição

Técnicas de Avaliações de Propostas, com as propostas em mãos, devemos escolher as melhores, usando técnicas de nossa preferência, como por exemplo, uma muito comum, que é a de atribuir pesos aos quesitos a serem avaliados, na medida em que consideramos sua importância maior ou menos. Se em nosso edital, colocamos que vamos avaliar, preço, tempo de instalação e estética, mas o fundamental, é o preço, podemos colocar ao lado do quesito estética, um fator multiplicador de peso, 3 (genérico) enquanto ao lado dos menos importantes, como estética podemos colocar 1.5 ou 2 em tempo, variando de acordo com nossos critérios, e assim depois fazemos um somatório e determinamos aquele quem apresentou a melhor proposta.

Estimativas Independentes para muitos itens de aquisição, a organização adquirente pode optar por preparar suas próprias estimativas independentes ou ter uma estimativa de custos preparada por um profissional externo, para servir como uma verificação para as respostas propostas. Se houverem diferenças muito grandes entre as estimativas, isso pode ser um sinal de deficiência nas propostas, mostrando que elas noa correspondem ao expectado.

Publicidade, serve para expandir a lista de fornecedores e assim obter as melhores propostas. Muitas legislações exigem a publicação de editais de licitações.

A Negociação  esclarece a estrutura, os requisitos e outros termos das compras de modo que seja possível obter um acordo mútuo antes de assinar o contrato. Nela sao definidas as responsabilidades e deveres entre as partes envolvidas.

SAÍDAS

As Solicitações de Mudanças devem gerar ações corretivas e preventivas, reparos de defeitos e atualizações como um todo:

  • Ação corretiva: orientação documentada para que o trabalho do projeto seja executado de modo que seu desempenho futuro esperado fique de acordo com o plano de gerenciamento;
  • Ação preventiva: uma orientação documentada para a realização de uma atividade que pode reduzir a probabilidade de consequências negativas associadas aos riscos do projeto;
  • Reparo de defeito: a identificação documentada formalmente de um defeito em um componente do projeto com a recomendação para reparar o defeito ou substituir completamente o componente.
  • Atualizações: mudanças em documentações formalmente controladas, planos, entre outros, para refletir ideias ou conteúdos modificados ou adicionais.

(Adaptado, PMBOK 5a ed, 2013)

Fornecedores Selecionados são quando aqueles que foram julgados estando em uma faixa competitiva, ou seja, os melhores, caso tenham mais de 1.

Acordos, e o acerto bilateral final de todas as questões, reivindicações e disputas pendentes por meio de negociação.

Calendário dos Recursos, e a documentação de disponibilidade e datas que os recursos serão ativados e desativados da aquisição.

Atualização do Plano de Gerenciamento, eh comum na comum, devido e saudavel, na saída dos processos, atualizar o plano inicial de gerenciamento. No caso da realizaocao de aquisicoes, eh devido atualizar:

  • Linha de Base do Escopo;
  • Linha de Base do Tempo;
  • Linha de Base dos Custos;
  • Plano de Gerenciamento da Comunicação;
  • Plano de Gerenciamento das Aquisições.

(Adaptado PMBOK 5a ed.)

Atualização dos Documentos do Projeto, acompanhando a ideia do item anterior, eh importante atualizar os documentos do projeto para mante-lo sempre controlado. nesse caso, os documentos que devem ser atualizado, são:

  • Documentos de requisições;
  • Documento de rastreabilidade de requisições;
  • Registro de Riscos;
  • Registro dos stakeholders.

(Adaptado PMBOK 5a ed.)

 

Ludicamente, se você for fazer um projeto, por exemplo, uma obra, você pode não fazer todos os passos descritos, mas pode usar alguns deles

Tabela de Fazer ou Contratar

Crie uma tabela levantando todos os itens que precisam ser feitos do escopo do projeto e mensure quais destes poderão ser feitos pela equipe de projeto e quais precisarão de contratação.

Solicitações de Propostas

Definir qual o layout do formulário ou relatório que será utilizado para avaliar junto a fornecedores quais as melhores propostas para os itens que precisam ser contratados.

Seleção de Fornecedores

Dizer de forma transparente qual perfil de fornecedores foram selecionados para receber as propostas e quais os principais critérios de avaliação para aceite da mesma.

Celebração

Celebrar os contratos depois de feitos os ajustes.

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Figura 02 – http://www.tudocursosgratuitos.com : arquivo

Lições Aprendidas,

Apos um estudo atento sobre a maneira como podemos conduzir uma aquisição, não precisamos seguir todos os passos, pois nem sempre eles podem ser aplicados, mas certamente, se fizermos um mapeamento minucioso do que sera feito no projeto, e ai então, aplicarmos o estudo descrito, na medida do que for cabível, muito provavelmente diminuiremos resultados indesejados, que em um projeto, significa economia de recursos e satisfação maior com o resultado, alem claro, pelo método descrito, vamos ter tudo documentado ao final, que pode ser objeto de uso para acoes mais precisas e acertadas em projetos futuros.

 

Referências Bibliográficas:

CAMARGO, Robson. Curso PMP 3a ed., 2016

PEDRONI, Dimitri. Disponível em: https://http://npu.com.br/gerenciar-as-aquisicoes/ Em 18 de fevereiro 2016.

PMI, Project Management Institute (Editor). PMBOK (Project Management Body of Knowledge) Guide. Fifth Edition– PMI, 2013.

RIBEIRO, Andriele. Disponível em : https://www.youtube.com/user/pmpbrainss Acesso em 25 de maio 2017.

 

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