Quem são as partes interessadas no projeto? Elas precisam ser gerenciadas? Por quê?

O Senso Comum faz parecer improvável que as partes interessadas em um projeto tenham interesses opostos.

É de se pensar que o sucesso do projeto seja o objetivo de todos mas percebemos que não é bem assim. Na verdade o que se verifica é que o resultado, expectativa, do projeto está diretamente ligado ao interesse da parte interessada.

Gerenciamento das partes interessadas é a área do conhecimento do Guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) que descreve o modo pelo qual se identificar as partes interessadas a fim de se criar estratégias para quebrar as resistências e garantir o engajamento em todo o projeto.

O processo de Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas possui as seguintes entradas, ferramentas e saídas.

Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto – descreve como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado; serve como guia para a equipe durante todo o projeto;
  • Registro das partes interessadas – informa os detalhes relativos às partes identificadas;
  • Fatores ambientais da empresa – condições fora do controle da equipe do projeto que influenciam, restringem ou direcionam o projeto; fatores internos ou externos;
  • Ativos de processos organizacionais – ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto.

Ferramentas:

  • Opinião especializada – é a ferramenta técnica mais utilizada pelos processos do Guia PMBOK. Orienta a busca da orientação de um especialista para os assuntos que não se tem domínio;
  • Reuniões;
  • Técnicas Analíticas – busca prever possíveis resultados simulando situações do projeto.

Saídas:

  • Plano de gerenciamento das partes interessadas – seu principal objetivo é definir estratégias que venham a  aumentar o apoio, reduzir as resistências e minimizar os impactos negativos das partes interessadas durante todo o ciclo de vida do projeto;
  • Atualizações dos documentos dos projetos.

O gerenciamento das partes interessadas pertence à segunda etapa do gerenciamento de projetos: PLANEJAMENTO.

Os processos são divididos em cinco grupos, sendo, Iniciação, Planejamento, Execução, Controle e Encerramento. Os grupos não são fases do projeto e sim agrupamentos dos processos contidos no PMBOK.

O Grupo de Processos de Planejamento visa o atingimento dos objetivos do negócio, razão da existência do projeto, definindo como a execução deve ser feita. O Planejamento não precisa ser definido em sua totalidade no início do projeto uma vez que interage com os demais grupos até que se chegue ao encerramento.

A etapa de Planejamento é vital para que haja consenso entre as expectativas de todos os envolvidos no projeto. É nessa fase que “o jogo é desenhado”, as “regras estabelecidas”. Sem planejamento dificilmente um projeto é levado adiante.

Mas quem são as partes interessadas?

São todos os envolvidos no projeto.

Segundo o PMBOK 5ªed.: “Uma Parte Interessada é um indivíduo, grupo ou organização que pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão, atividade ou resultado de um projeto.”

Frequentemente chamada de Stakeholder.

Quando há diversidade nas partes interessadas pode ser que interesses opostos gerem conflitos que trarão, consequentemente, resultados negativos tais como atrasos, aumento dos custos, situações inesperadas etc.

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Figura 1 – Cabo de Guerra / Fonte: http://ordemeliberdadebrasil.blogspot.com.br/2011/03/cabo-de-guerra-federativo.html

Torna-se de vital importância que o projeto esteja ajustado às necessidades e/ ou objetivos das partes interessadas pois esse é um ponto crítico ao alcance dos objetivos tanto do próprio projeto quanto da organização.

Por consequência, é imprescindível que os interesses das partes interessadas sejam gerenciados e nesse ponto é fundamental a expertise do gerente de projetos tanto na identificação das partes interessadas no projeto quanto na compreensão da influência exercida por essa parte sendo, assim, verificadas as suas exigências, necessidades e expectativas.

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Figura 2- Fracasso e Sucesso/ Fonte: http://www.tomcoelho.com.br/index.aspx/s/Artigos_Exibir/87/Fracasso_e_sucesso

São partes interessadas no projeto:

  • Patrocinador

Pessoa ou grupo que fornece os recursos e suporte necessários para a execução do projeto sendo este o responsável pelo sucesso do projeto.

Promove o projeto desde a fase de Iniciação até o Fechamento.

Pode ser interno ou externo em relação à organização do gerente do projeto.

  • Cliente e Usuário

Pessoas ou organizações internas ou externas à organização que farão uso do serviço, produto ou resultado do projeto

  • Vendedores, Fornecedores ou Contratadas

Empresas externas contratadas que fornecerão recursos ou serviços necessários à execução do projeto.

  • Parceiros de Negócios

Partes interessadas externas à organização com relação de prestação de serviço.

  • Grupos Organizacionais

Partes interessadas internas à organização que apoiam o ambiente de negócios.

  • Gerentes Funcionais

Pessoas chave dentro da organização que desempenham papel gerencial administrativo ou funcional.

  • Outras Partes Interessadas

Instituições Financeiras, ONGs, Órgãos Públicos, ONG’s, Consultores, Especialistas em Áreas de Conhecimento, ou qualquer pessoa ou organização que venha a contribuir ou ser afetada pelo resultado do projeto.

Como exemplo prático podemos pensar em uma concessionária de automóveis que se divide em setores de vendas e pós-vendas, com gerentes específicos para cada área.

Em uma venda de um automóvel, o setor de vendas o encaminha para a oficina (setor de pós-vendas) para que seja preparado e entregue ao comprador.

Digamos que o gerente da oficina tenha interesses diversos que o impeça de disponibilizar seu staff para executar a tarefa do setor de vendas naquele momento.

Nessa situação percebemos a real necessidade de que o gerente do projeto em questão (vendas) tenha planejado o seu projeto de forma que tenha feito a previsão correta do cronograma da oficina sob o risco de não encerrar o projeto na data prevista, o que acarretará problemas junto ao seu cliente.

Nesse pequeno artigo pudemos conhecer a importância da identificação das partes interessadas no projeto e que essa identificação ocorre no Grupo de Processos Planejamento; a vital importância do gerente de projetos.

 

Referências Bibliográficas:

PMI. Project Management Institute, Inc. Guia PMBOK: Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 5ª ed. Pensilvânia – EUA: PMI, 2013

http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/projetos/serie-dicas-para-cada-etapa-do-projeto-5-dicas-para-o-planejamento-do-projeto – Acessado em maio/2017

http://www.slideshare.net/DimitriCampana/gesto-de-stakeholders-em-projetos-segundo-o-guia-pmbok-5a-ed – Acessado em maio/2017

 

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