Pronto, falei! …

A importância da Comunicação ser gerenciada.

Ela por vezes causa situações embaraçosas! Nas organizações interfere nas atividades podendo causar falhas no processo, atrasos nas entregas, erro no projeto. Pois tudo começa por ela objetivando atender os desejos e/ou necessidades dos clientes que anseiam por um produto, bem ou serviço…

O tema comunicação surge no segundo lugar no rol de problemas em projetos, nas nove disciplinas do PMBOKProject Management Body of Knowledge (gerenciamento do escopo, de riscos, de custos, da comunicação, dos recursos humanos, do tempo, da qualidade, de aquisições e gerenciamento da integração), segundo um estudo apresentado no ‘Fórum Nacional de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos – 2005’, realizado pelo PMI, chapter Rio de Janeiro. (Fonte: http://www.artigonal.com/ger-de-projetos-artigos/comunicacao-e-causa-de-problemas-em-projetos-1845902.html.)

Figura 01- Elementos da comunicação / Fonte:https://escritoriodeprojetos.com.br/images/modelo-de-comunicacao.gif– novembro 2016.

Por isso os processos de gerenciamento das comunicações em um projeto são de tamanha importância. Essa etapa deve ser cuidadosamente respeitada para que a comunicação não seja um gargalo e sim um elo de fluidez que possa fomentar a relação entre as partes. Essa visão geral compreende:

  • Que seja apropriada bem como um plano de comunicações, este, com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis. A esse processo chamamos de Planejar o gerenciamento das comunicações;
  • Que se fale em criar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e de disposição final das informações do projeto, mas em concordância com o plano de gerenciamento das comunicações, aí falamos em Gerenciar as comunicações;
  • Já o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto de modo que assegure que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas é conhecida por Controlar as comunicações.

Há inteiração entre esses processos e com os processos de outras áreas de conhecimento.

Figura 02/ Fonte: autoria – dados utilizados do guia PMBOK 5ª edição.

Ao se pensar em um projeto, logo se vem a ideia de algo formal, de linguagem rebuscada, afinal isso valoriza a importância de tal empreendimento e, é correto pensar assim, certo? ERRADO!

O simples pode ser tão magnífico que até difícil de querer entender que pode ser tão simples. A exemplo um  gerente de projeto passa 90% do seu tempo se comunicando, enquanto que 70% dos projetos que são fracassados se devem pela falta de comunicação. Como compreender essa disparidade???

Mas porque não conseguimos comunicar igual em matemática onde: dois mais dois são quatro em qualquer lugar do mundo?…

Por que na comunicação não é assim?

Explico: porque a comunicação é carregada de aspectos culturais. Quantas vezes falamos e a pessoa entendeu totalmente diferente. Isso é o que chamamos de anteparo (processos de comunicação – como se fosse “filtro”), a interpretação é de acordo com cada personalidade…

Se a comunicação não flui de modo a ser entendível, certamente irá gerar dúvidas e isso é um risco ao projeto.

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Figura 03- O poder do boato Fonte://www.setesys.com.br/wpcontent/uploads/2012/06/RadioCorredor.jp

Processos

Figura 04- Processos do gerenciamento das comunicações do projeto /Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/images/gerenciamento-das-comunicacoes.jpg

Planejar o gerenciamento das comunicações

Planejar o gerenciamento das comunicações

É o processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicação do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas e nos ativos organizacionais disponíveis.

Deve-se levar em consideração as seguintes perguntas sobre informação na comunicação: Quem (vai distribuir e receber a informação)? Como? Quando? Onde? Qual?

A Análise de requisitos das comunicações determina as partes interessadas que precisam receber comunicações do projeto, que comunicações precisam receber, como (formato) e com que frequência. Nesta análise entram:

  • Organograma do projeto e da empresa
  • Matriz RACI do projeto
  • Registro das partes interessadas
  • Necessidades de comunicações internas à empresa e externas  (mídia, fornecedores, consumidores)
  • Localização geográfica das pessoas
  • Número de canais de comunicação. A fórmula é n(n-1)/2. Ex.: 5 pessoas seria 5(5-1)/2 = 10 canais de comunicação.

Deve-se levar em consideração dois aspectos da comunicação:

  1. Comunicação EFICAZ– Fornecer prontamente as informações certas para as pessoas certas no formato e meios certos.
  2. Comunicação EFICIENTE– Fornecer apenas a informação necessária para as partes interessadas.

Este processo pode ser realizado logo após identificar as partes interessadas, do grupo de iniciação, para aí sim podermos identificar as necessidades de informações.

Entradas

  • Plano de Gerenciamento do Projeto
  • Registro das partes interessadas
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Análise de requisitos das comunicações
  • Tecnologia das comunicações
  • Modelos de comunicações
  • Métodos de comunicação
  • Reuniões

Saídas

  • Plano de Gerenciamento das Comunicações
  • Atualizações dos documentos do projeto

Ao codificar uma mensagem o emissor precisa estar ciente sobre os seguintes fatores:

  1. Não verbal= 55% de toda a comunicação é não verbal (gestos, postura, expressões faciais)
  2. Paralingual= tom, volume e velocidade da voz também ajudam a transmitir a mensagem.

Quanto a (in)formalidade, temos:

  1. Formal escrita= Não é usada tão frequentemente, mas é essencial para documentos usados no projeto. O plano do projeto é um documento formal escrito.
  2. Informal escrita= É usada frequentemente dentro do projeto para transmitir informações e comunicados entre os membros da equipe.
  3. Verbal formal= Usada para relações públicas, eventos especiais, anúncios corporativos, vendas.
  4. Verbal informal= É usada para comunicar uma informação de forma rápida e eficiente.

Quanto aos métodos de comunicação:

  1. Comunicação interativa= quando há troca multidirecional de informações.
  2. Comunicação ativa (push)= a informação é enviada para usuários específicos.
  3. Comunicação passiva (pull)= usada para grande volumes de informação ou quando há um grande público.

Num projeto de Construção Civil (uma obra) que vemos em nosso dia a dia e que, nos familiarizamos nos últimos anos, pois a cidade do Rio de Janeiro “virou” um canteiro de obras em função do Pan, seguido da Copa do Mundo, posteriormente as Olimpíadas, a comunicação verbal e escrita é extremamente vital. Em sua maioria esses projetos acontece por meio de Consórcios, ou seja, duas ou mais empresas cada uma com sua cultura, forma de trabalhar, valores, tudo diferente em um mesmo ambiente.

Para que tudo ocorra em harmonia, a comunicação verbal precisa alcançar todos os colaboradores, bem como a comunicação escritas como em um RDO – Relatório Diário de Obras contenha essa comunicação clara, entendível.

Gerenciar as comunicações

É o processo de criar, coletar, distribuir, armazenar e recuperar, e de disposição final das informações do projeto de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações.

Exemplos de informações:

  • Status do projeto
  • Problemas
  • Alterações na linha de base
  • Conquistas / ganhos
  • Previsões
  • Descobertas
  • Agenda de reuniões
  • Situação dos riscos

Este processo é contínuo, mas é mais atuante durante a execução do projeto.

Entradas

  • Plano de gerenciamento das comunicações
  • Relatórios de desempenho do trabalho
  • Fatores ambientais da empresa
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Tecnologias de comunicações
  • Modelos de comunicações
  • Métodos de comunicação
  • Sistemas de gerenciamento de informações
  • Relatórios de desempenho

Saídas

  • Comunicações do projeto
  • Atualizações do plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações dos documentos do projeto
  • Atualizações dos ativos de processos organizacionais

Controlar as comunicações

É o processo de monitoramento e controle das comunicações durante todo o ciclo de vida do projeto para garantir que as necessidades de informações das partes interessadas sejam atendidas.

Entradas

  • Plano de gerenciamento do projeto
  • Comunicações do projeto
  • Registro das questões
  • Dados de desempenho do trabalho
  • Ativos de processos organizacionais

Ferramentas & Técnicas

  • Sistemas de gerenciamento de informações
  • Opinião especializada
  • Reuniões

Saídas

  • Informações sobre desempenho do trabalho
  • Solicitações de mudança
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  • Atualizações nos documentos do projeto
  • Atualizações dos ativos de processos organizacionais

Já entendemos o porquê as informações devem ser gerenciadas. Vamos concluir com o entendimento com o exposto já citado nesse post de um projeto de Construção Civil:

Planejar gerenciamento das comunicações – Num projeto de construção civil temos uma mão de obra bem diversificada. A Engenharia, o Planejamento, o Meio ambiente, a Medição, a Topografia e todos precisam estar se comunicando com os colaboradores da outra ponta, os popularmente conhecidos como “peão de obra” e essa comunicação deve ser codificada de forma clara. É preciso mostrar a esse peão o quanto ele forma a equipe do engenheiro, o quanto ele vai fazer cumprir o planejamento, de que maneira ele pode ajudar a não poluir o seu ambiente de trabalho, o quanto seguir as marcações de cotas da topografia, ainda que essa informação não seja passada diretamente por estes profissional e/ou setores, essa comunicação vertical terá que chegar;

Gerenciamento as comunicações – Seria tão bom que sempre quando houvesse interdições por uma obra (principalmente de interesse público) a população fosse previamente avisada, sim, a população também é stakholder;

Controlar as comunicações – O monitoramento e controle é vital para que os interesses das partes interessadas sejam garantidos.

Vamos concluindo aprendendo que comunicação não se trata somente de escrever ou dizer algo, porém, o modo como é passado já que:

“Não seremos limitados pela informação que temos. Seremos limitados por nossa habilidade de processar esta informação.”  Peter Drucker;

Referências Bibliográficas:

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5ª edição – EUA: Project Management Institute, 2013. 

Site:http://www.artigonal.com/ger-de-projetos-artigos/comunicacao-e-causa-de-problemas-em-projetos-1845902.html- visitado em 21.04.2017.

https://escritoriodeprojetos.com.br/images/modelo-de-comunicacao.gif– novembro 2016 – visitado em 21.04.2017.

http://www.diegomacedo.com.br/gerenciamento-das-comunicacoes-do-projeto-pmbok-5a-ed/ – visitado em 21.04.2017.

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