Encerrar o projeto pode não ser tão simples como parece, o resultado do projeto pode ser apenas uma parte de um trâmite que consiste em detalhes para sua total finalização.

processo ” encerrar o projeto ou fase” consiste na finalização de todas as atividades, todos os grupos de processo de gerenciamento do projeto, para encerrar formalmente o projeto ou a fase. Esse processo pertence a área de conhecimento da integração e do grupo de processo do encerramento.

O gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento.

O processo de encerramento envolve fechar as contas do projeto, terminar a aceitação final das entregas do projeto, arquivar a documentação necessária, atribuir a equipe do projeto a novos projetos e definir e comunicar os responsáveis pela manutenção do sistema ou produto criado.

O processo de encerramento do projeto ou fase é dividido entre: entradas, ferramentas e técnicas, e  saídas, conforme figura abaixo:

EncerrarProjetoFase
Figura 1 – Processo/https://pt.wikipedia.org

Entradas

  1. O plano de gerenciamento do projeto, também conhecido como plano de projeto, é a principal referência para a equipe do projeto. Ele descreve, junto com seus planos auxiliares, como os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. Desta forma, guia a equipe durante todo o projeto.

    Plano de Gerenciamento de Projetos
    Figura 2- Plano/https://escritoriodeprojetos.com.br
  2. Entregas aceitas – O processo Verificação do escopo documenta as entregas terminadas que foram aceitas. As entregas terminadas que não foram aceitas são documentadas, juntamente com as razões da não aceitação. A verificação do escopo inclui a documentação de apoio recebida do cliente ou patrocinador e o reconhecimento da aceitação das entregas do projeto pelas partes interessadas.
  3. Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto.
    Quanto maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos, maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos.
    Podem ser:
  • Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos.
  • Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas
  • Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos, …
  • Base de conhecimento dos projetos passados da empresa como Lições aprendidas, informações históricas, ou qualquer informação documentada que possa ajudar no sucesso dos novos projetos.

    Ativos de processos organizacionais
    Figura 3- Ativos/https://escritoriodeprojetos.com.br

Ferramentas e Técnicas

  1. A opinião especializada é uma das ferramentas e técnicas mais usadas pelos processos .Ela pode ser obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel (discussões de grupo, pesquisas de opinião).A razão é simples, gerencie seu projeto de forma eficaz e procure o especialista para os assuntos que não domina. Veja alguns exemplos dos processos, e seus principais usos da opinião especializada:
    Processo Guia Principais usos
    Identificar as partes interessadas Para garantir ampla identificação de cada parte interessada e de seu perfil (poder, influência, …)
    Solicita opinião e conhecimento de grupos ou pessoas que tenham treinamento ou conhecimento especializado na área ou disciplina em questão, tais como:

    • Alta administração
    • Principais partes interessadas identificadas
    • Gerentes de projetos que trabalharam em projetos da mesma área
    • Especialistas no assunto da área de negócio ou do projeto
    • Grupos e consultores do setor.
    Planejar as aquisições Envolve especialistas em contratos, compras, aspectos jurídicos e disciplinas técnicas.
    Redação cuidadosa do contrato pode mitigar ou transferir riscos para fornecedor
    Revisão dos critérios para avaliar as propostas dos fornecedores
    Conduzir as aquisições Avaliação das propostas
    Equipe multidisciplinar de revisão
    Redação do Contrato
  2. As Técnicas Analíticas são aplicados na gestão de projetos de prever os possíveis resultados com base em possíveis variações de projeto ou variáveis ambientais e suas relações com outras variáveis.Exemplos:
    • Análise de Regressão;
    • Análise de Tendência;
    • Métodos de Agrupamento;
    • Análise Causal;
    • Análise de Causa Raiz (métodos de previsão de séries temporais, a construção de cenários, simulação, etc);
    • Modo de falha e análise de efeitos (FMEA);
    • Análise da Árvore de Falhas (FTA);
    • Análise de Reserva;
    • Gestão de Valor Agregado;
    • Análise de Variância.
  3. Reuniões – Indispensável para o bom andamento da empresa, uma reunião entre vários aspectos tem o objetivo de coletar informações de processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação de novos projetos, obtenção de feedbacks, acompanhamento, avaliação e informações gerais sobre a empresa ou funcionários.
Figura 4 – Reunião/http://atitudeenegocios.com

Coleta de informações necessárias para o encerramento de projeto, incluindo entrega de documentos pelos envolvidos para montagem final e arquivamento dos “documentos do projeto”. Inclui-se nessas reuniões a coleta de informações para Lições Aprendidas, com respectivo registro no banco de dados da organização.

       Saídas

  1. Transição do produto, serviço ou resultado final: Refere-se a transição de um produto, serviço ou resultado final que o projeto foi autorizado a produzir. Por exemplo, é o período de dias entre a entrega de uma planta e a produção efetiva.
  2. Atualizações dos Ativos dos Processos Organizacionais: Essas atualizações abrangem os arquivos do projeto, os documentos de encerramento do projeto e também as informações históricas.

Encerrar um projeto não se trata apenas de comemorações, existem alguns passos para serem verificados, segue exemplo abaixo:

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Figura 5 –  Encerramento/www.youtube.com

Todo projeto é uma nova experiência, não importa a maturidade do gerenciador, sempre haverá uma nova aprendizagem, ou até um aperfeiçoamento de alguma técnica ou procedimento. Portanto abaixo seguem algumas perguntas essenciais  que devem ser feitas após os projeto.

  • Os produtos foram entregues conforme a descrição do escopo?
  • Houve atrasos? Por quê?
  • Ocorreram riscos não previstos?
  • Os clientes estão satisfeitos?
  • A equipe ficou satisfeita?
  • Houve comprometimento das pessoas?
  • Houve problemas de comunicação?
  • O projeto foi bem documentado?
  • Os fornecedores foram eficientes?
  • Recomendações para projetos futuros?

A resposta dessas perguntas são de suma importância para os próximos projetos, assim o próximo gerente terá uma nova base de informações e, consequentemente, não cometerá os mesmos erros.

Utilização na prática:

Além de ser de importância vital para o projeto o encerramento formal, a fim de realizar a entrega dos objetivos propostos ao projeto, o encerramento formal muitas vezes serve para resguardar a organização fornecedora mediante aos possíveis problemas futuros, por exemplo, em caso de um acionamento judicial futuro, os documentos devidamente assinados pelo cliente que comprovam que o cliente aceitou o encerramento do projeto, poderão servir como provas para ambas as partes, em projetos internos, o encerramento formal de projetos cancelados poderá servir como evidência para justificativas perante o board da organização.

 

Referências Bibliográficas:

– EDUARDO, Paulo. Grupo de processos de encerramento. Disponível em: <http://www.pauloeduardo.com/2011/09/29/pmbok-grupo-de-processos-de-encerramento/;. Acessado em 26/05/2017.

 Escritório de Projetos, encerramento de projeto ou fase. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/encerrar-o-projeto-ou-fase.; Acessado em 20/05/2017.

– Gerenciamento da Integração do Projeto, LinkedIn Pulse. Disponível em: <https://www.linkedin.com/pulse/gerenciamento-da-integra%C3%A7%C3%A3o-do-projeto-diego-mendes-rodrigues;. Acessado em: 11/06/2017.

-MONTES, Eduardo. Ferramentas e técnicas. Disponível em: <https://escritoriodeprojetos.com.br/ferramentas-e-tecnicas-do-guia-pmbok;. Acessado em 26/05/2017.

– PMbok 5ª edição. Disponível em:< https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse;. Acessado em: 25/05/2017.

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