Então quer dizer que você não sabe como começar o seu cronograma de recursos? Não precisa mais ficar inseguro não. Entra aí que você vai sair gritando para todo mundo que VOCÊ SABE COMO ESTIMAR TODOS OS RECURSOS DE ATIVIDADES!!!

Todo bom gerente sabe que o Guia PMBOK para eles é como o dicionário da língua portuguesa para professores de literatura ou como o Vade Mecum para os advogados. Não entendeu? Então vamos lá.

PMBOK, uma abreviação do inglês “Project Management Body Of Knowledge”, ou como é chamado em português “O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos”, é um manual criado em 1996, que vem sendo atualizado até os dias de hoje e que carrega nele boas práticas aplicadas ao gerenciamento de projetos, e que é mantido pelo Project Management Institute, o PMI.

No modelo mais atual desse Guia, na 5ª edição, possui 5 grupos de processos que abrangem agora 10 áreas de conhecimento. A partir desta combinação de grupos de processos com áreas de conhecimento, o Guia apresenta hoje 47 processos que são sugeridos como necessários e aplicáveis para se gerenciar um projeto, desde o seu início até a sua entrega.

O processo em questão pertence à área de conhecimento do Gerenciamento do Tempo, que tem como objetivo estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

Aí que entra no grupo de processos focado no planejamento. Grupo tal que é responsável por definir o escopo do projeto, refinar os objetivos e desenvolver os cursos de ação necessários para alcançar os objetivos para os quais o projeto foi criado.

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O que é um Virtual Appliance? / Fonte: Shutterstock (2014)

Então, quando falamos sobre o Processo de Estimativa de Recursos da Atividade estamos nos referindo à estimar todos os recursos necessários para a execução de cada atividade determinando o tipo e a quantidade de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos.

O benefício chave desse processo é identificar os tipos, a quantidade, e as características dos recursos requeridos para completar tal atividade que permite mais acuracidade de custos e duração dos recursos estimados. As entradas (8), ferramentas e técnicas (5), e as saídas (3) desse processo são responsáveis por uma maior chance de sucesso caso seguidos.

  

Mapa do Processo / Fonte: http://www.blogdaqualidade.com.br/mapa-do-processo/ (2013)

Entradas – “Input”

Plano de gerenciamento do projeto:

O plano de gerenciamento do projeto são projeções específicas que pode ser sumarizado ou detalhado e pode ser constituído por um ou mais planos auxiliares e outros componentes.

Planos auxiliares podem incluir vários exemplos, como planos de gerenciamento do tempo, que por sua vez inclui os processos para realizar o término do projeto no prazo. E como outros componentes, temos por exemplo a Linha de base do cronograma, que é uma versão específica do cronograma do projeto com datas de base de início e datas de base de término.

 

Lista de atividades:

A lista de atividades é uma lista que inclui todas as atividades do cronograma planejadas para serem realizadas no projeto.  Que inclui o identificador da atividade e uma descrição para cada atividade do cronograma, com detalhes suficientes para garantir que a equipe do projeto compreenda como o trabalho precisará ser terminado.

O escopo do trabalho da atividade do cronograma pode estar em termos físicos, como metros lineares de cano que serão instalados, colocação designada de concreto, número de desenhos, linhas de código de programa de computador ou capítulos de um livro. A lista de atividades é como um epílogo, ou um manual.

 

Atributos da atividade:

Os atributos da atividade são uma extensão da lista de atividades, e identificam os vários atributos associados a cada atividade do cronograma. Que inclui identificador, códigos e descrição das atividades, antecipações e atrasos, recursos necessários, datas impostas, restrições e premissas. E podem também incluir a pessoa responsável pela execução do trabalho, o local onde o trabalho precisa ser realizado e o tipo de atividade do cronograma, como nível de esforço.

Esses atributos são usados para o desenvolvimento do cronograma do projeto e para a seleção, ordenamento e classificação das atividades planejadas do cronograma de várias maneiras dentro dos relatórios.

 

Calendário de recursos:

Os calendários de recursos especificam quando e por quanto tempo os recursos estarão disponíveis durante o projeto. Informações em que os recursos (como os recursos humanos, equipamentos e materiais) estarão potencialmente disponíveis como planejado pelo período de atividade e necessidade. Os calendários são usados para estimar a utilização dos recursos.

 

Registro dos riscos:

Abrange as áreas de identificar possíveis causas e reações de riscos para prevenção. Podem altamente impactar na seleção de recursos e sua disponibilidade. Constantes atualizações nos documentos são necessárias para manter um equilíbrio.

 

Estimativas de custos das atividades:

Para estimar o custo de uma atividade deve-se considerar todos os recursos a serem usados na mesma. Esses recursos podem ser mão-de-obra, materiais, equipamentos, entre outros. Podendo ser recursos diretos, como horas trabalhadas e receita, ou recursos indiretos, como salários e aluguel da área de trabalho. 

 

Fatores ambientais da empresa:

São analisados durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto por terem que ser considerados quaisquer sistemas e fatores ambientais da empresa que influenciam no sucesso do projeto.

Tais sistemas e fatores podem ser: a cultura e estrutura organizacional ou da empresa; recursos humanos existentes (por exemplo, habilidades, disciplinas e conhecimentos); Infra-estrutura (por exemplo, equipamentos e instalações existentes).

 

Ativos de processos organizacionais:

Os ativos de processos organizacionais são utilizados durante o desenvolvimento do termo de abertura do projeto e da documentação subsequente do projeto. São relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto.

Quanto maior a contribuição dos seus ativos de processos organizacionais em seus projetos, maior o nível de maturidade da organização em gerenciamento de projetos.

Esses ativos podem ser divididos em duas categorias: ativos para realizar o trabalho, como normas, políticas, diretrizes padronizadas, instruções de trabalho, modelos de risco; e em ativos para armazenar ou recuperar informações, como banco de dados financeiro ou de gerenciamento de problemas e defeitos, registros e documentos de projetos.

 

Ferramentas e Técnicas – “Tools and Techniques”

Opinião especializada:

A opinião especializada é requisitada para conectar recursos relacionados às entradas com o processo. São usadas pessoas ou grupos com conhecimento em planejamento e estimativa de recursos para atuar em áreas para desenvolver como: termos de abertura do projeto, declarações do escopo preliminar do projeto, controle integrado de mudanças, estimativa de recursos, selecionar fornecedores, entre outros.

 

Análise de alternativas:

Dentro da estimativa de recursos muitas das atividades do cronograma possuem métodos alternativos de execução. Eles incluem o uso de vários níveis de capacidade ou habilidades de recursos, tipos ou tamanhos diferentes de máquinas, ferramentas diferentes (manuais e automatizadas) e decisões de fazer ou comprar relativas ao recurso.

 

Dados publicados para auxílio à estimativas:

São dados para auxiliar nas estimativas dos projetos, e são publicados na Internet e publicações especializadas por diversas empresas rotineiramente com os valores de produção e os custos unitários atualizados dos recursos que podem agilizar e aumentar a precisão das estimativas através de analogias.

 

Software de gerenciamento de projetos:

O software de gerenciamento de projetos tem capacidade para ajudar a planejar, organizar e gerenciar ferramentas e desenvolver estimativas para recursos. Dependendo da sofisticação do software, pode se definir as estruturas analíticas, calendários, as disponibilidades e os valores dos recursos.

 

Estimativa bottom up:

É quando uma atividade do cronograma não pode ser estimada com um nível razoável de confiança e o trabalho dentro da atividade do cronograma é decomposto em mais detalhes. As necessidades de recursos de cada uma das partes do trabalho são estimadas e essas estimativas são então agregadas em uma quantidade total para cada um dos recursos da atividade do cronograma.

 

Saída – “Output”

Requisitos de recursos das atividades:

As saídas do processo Estimativa de recursos da atividade são a identificação e a descrição dos tipos e quantidades de recursos necessários para cada atividade do cronograma em um pacote de trabalho. Pode se incluir a base da estimativa de cada recurso, premissas feitas para determinar que tipos de recursos são aplicados, sua disponibilidade e em que quantidade são usados.

 

Estrutura analítica dos recursos:

Segundo o Guia PMBOK, a estrutura analítica dos recursos (EAR) é uma estrutura hierárquica dos recursos identificados organizada por categoria e tipo de recursos.

 

Atualizações dos documentos do projeto:

As mudanças solicitadas podem incluir orientação fornecida pelo comprador, ou ações tomadas pelo fornecedor, de que a outra parte considere uma mudança construtiva no contrato. Inclui se: Mudanças solicitadas no plano de gerenciamento do projeto, em seus planos auxiliares e em outros componentes, como o cronograma do projeto e o plano de gerenciamento de aquisições, que podem resultar dos processos administrativos de contrato e selecionar fornecedores; Definição do escopo; Criar EAP (Estrutura Analítica de Projetos); e Verificação e controle do escopo.

Gerenciamento de Projetos de Inovação | Fonte:http://www.correiodeuberlandia.com.br/ (2016)

 

Exemplo:

Uma atividade, que seja instalar mesa pode demandar de um marceneiromartelo, chave de fenda e Philips, e a quantidade de madeira, pregos e parafusos. Neste caso, temos vários tipos de recursos, como, por exemplo, o marceneiro, que é um recurso humano; o material: que é a madeira, e os pregos e parafusos; e as ferramentas: martelo, chave de fenda e Philips; que são recursos do tipo material e equipamento, respectivamente.

As informações adquiridas e concluídas da realização do estudo da estimativa dos recursos de tal atividade irão ajudar o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento de projeto a estimar a duração das atividades com maior precisão, identificar possíveis restrições que o projeto pode possuir em relação à um determinado recurso, e ajudará na estimativa mais precisamente do processo de estimativa dos custos reais para o projeto.

O que nos faz concluir que o processo estimar os recursos das atividades tem relacionamento direto com vários outros processos, fazendo desse de suma importância para o sucesso do projeto. Pois recursos mal estimados, significa um projeto instável e com um maior índice de riscos e mudanças.

 

Agora você já sabe o que vem por trás da estimativa dos recursos de atividades e a abrangência do assunto. Há muitos requisitos e áreas a serem considerados quando falamos sobre planejamento e tempo. Logo, se você optar seguir o Guia PMBOK e cumprir as etapas referidas do processo, a probabilidade de sucesso no projeto vai definitivamente aumentar em grande escala, só trazendo benefícios e será uma grande ferramenta estratégica.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, Fifth Edition – Project Management Institute – Disponível em: http://epm.bpharmed.com/pmo/PMBOK/PMBOK2012-5rd%20Edition.pdf?Mobile=1&Source=%2Fpmo%2F_layouts%2Fmobile%2Fview.aspx%3FList%3D473cddfb%252D7264%252D45bd%252Da478%252Dec282a672ead%26View%3D4739149c%252Dc28d%252D4758%252Da547%252D19f2a323efbd%26CurrentPage%3D1 – Acesso em: 2013

CRUZ, Fabio – O QUE É O PMBOK® 5 EDIÇÃO – Disponível em: http://www.fabiocruz.com.br/pmbok5/ – Acesso em 2014

FERRARI, Francisco – Processo: Estimativa de recursos da atividade – http://wpm.wikidot.com/processo:estimativa-de-recursos-da-atividade – Acesso em: 2013

Mapa do Processo – Disponível em: http://www.blogdaqualidade.com.br/mapa-do-processo/ – Acesso em: 31 de Janeiro de 2013

MONTES, Eduardo – Estimar os recursos das atividades – Disponível em: https://escritoriodeprojetos.com.br/estimar-os-recursos-das-atividades – Acesso em: 30 de novembro de 2016

TRENTIM, Mario – Os 47 processos do guia PMBoK 5ª edição – Disponível em: http://blog.mundopm.com.br/2013/03/14/47-processos-do-pmbok-5/ – Acesso em: 14 de março de 2013

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