Qual a vantagem de monitorar e controlar o projeto? Este processo é necessário para coletar, medir e disseminar informações sobre o desempenho e avaliar as medições e as tendências para efetuar melhorias no processo, além de atender os objetivos que foram estipulados para este projeto.

Segundo o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK®), monitorar e controlar o trabalho do projeto é o processo de acompanhamento, revisão e ajuste do progresso para atender aos objetivos de desempenho definidos no plano de gerenciamento. O principal objetivo deste processo é prover transparência para as partes interessadas (stakeholders), permitindo que estas entendam o desempenho real, passos tomados, previsões de orçamento, entre outros.

O Gerente de Projeto e sua equipe são os responsáveis por realizar o acompanhamento adequado do projeto do início ao fim, ou seja, todo e qualquer projeto deverá ser acompanhado durante toda a sua existência.

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Figura 1 – Criando um e-mail de Checklist diário / Fonte: https://www.fabriciolima.net/blog/2017/05/01/criando-um-e-mail-de-checklist-diario-no-sql-server/

E com a execução contínua deste processo que determina as ações preventivas ou corretivas, definindo a necessidade de replanejamento, acompanhando os planos de ação para que seja possível determinar se as ações tomadas corrigiram os problemas de desempenho do projeto. O processo monitorar e controlar o trabalho do projeto inclui:

  • Avaliar a saúde do seu projeto durante todo o projeto;
  • Identificar áreas que exigem atenção especial;
  • Recomendar ações para corrigir ou evitar os desvios;
  • Garantir a qualidade (saúde) do projeto através do monitoramento, check-list e contingência prevista.

A principal realização deste processo consiste em comparar o desempenho real versus o plano do projeto, o fornecimento de informações para relatórios e previsões e o monitoramento da implementação das mudanças aprovadas.

O processo de Monitorar e controlar o trabalho do projeto, é abordado na seguinte área de conhecimento:

  • Gerenciamento da Integração: O gerenciamento da integração do projeto inclui os processos e as atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dos grupos de processos de gerenciamento.

 

A Figura 2 apresenta o fluxo com as entradas, ferramentas e técnicas, como como as saídas do processo Monitorar e controlar o trabalho do projeto:

WhatsApp Image 2017-05-17 at 17.21.20Figura 2 – Monitorar e controlar o trabalho do projeto: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas / Fonte: Guia PMBOK®

Segue abaixo, descrição de cada um dos itens:

  • Entradas – Para que seja possível orientar e gerenciar a execução do projeto de forma eficiente, devemos considerar pelo menos as seguintes entradas:
  1. Plano de gerenciamento do projeto: É o documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado.
  2. Previsões de cronograma: As linhas de base do cronograma devem ser consideradas como previsões de cronograma e utilizadas como base de cálculo para o gerenciamento do valor agregado do projeto.
  3. Previsões de custo: São previsões obtidas por meio da comparação do progresso dos custos do projeto em relação aos custos estimados.
  4. Mudanças validadas: São solicitações de que foram aprovadas e executadas corretamente e necessitam serem validades, a fim de confirmar que esta mudança foi realizada como planejado.
  5. Informações sobre desempenho do trabalho: São informações de desempenho coletados. Após a coleta, são analisados por meio de diversos processos de controle e, posteriormente, são integrados com base no relacionamento das áreas para tomada de decisões no projeto.
  6. Fatores ambientais da empresa: Os fatores que normalmente influenciam este processo podem ser:
    • Cultura e estrutura organizacional;
    • Infraestrutura;
    • Administração de pessoal;
    • Tolerância a riscos das partes interessadas;
    • Sistema de informações do gerenciamento de projetos.
  7. Ativos de processos organizacionais: Os ativos que normalmente influenciam este processo podem ser:
    • Diretrizes padronizadas e instruções de trabalho;
    • Requisitos de comunicação;
    • Procedimentos relacionados a gestão e tratamento de defeitos;
    • Banco de dados para medição de processos e produtos;
    • Arquivos de projetos anteriores.

 

  • Ferramentas e técnicas – Com as entradas em mãos, a execução do projeto será através das seguintes ferramentas e técnicas:
  1. Opinião especializada: As opiniões especializadas ajudam a equipe na interpretação dos dados de desempenho.
  2. Técnicas analíticas: São técnicas aplicadas para prever possíveis resultados, com base em possíveis variações do projeto ou variações nos fatores ambientais, entre outros. Exemplos de técnicas:
    • Análise de causa raiz;
    • Métodos de previsão;
    • Análise de reservas.
  3. Sistema de informações de gerenciamento do projeto: São ferramentas automatizadas e integradas em um sistema que auxiliam a equipe de gerenciamento do projeto. O Microsoft Project é uma das ferramentas mais usadas pelos gerentes de projetos.
  4. Reuniões: As reuniões são utilizadas para discutir assuntos relacionados ao projeto. Podem ser face a face, virtual, formal e informal.

 

  • Saídas – Após a aplicação das ferramentas e técnicas, é possível obter as seguintes saídas:
  1. Solicitações de mudanças: Com base na comparação dos resultados planejados com as informações de desempenho, podem ser emitidas solicitações de mudança para modificar políticas, escopo, custo, cronograma e etc. As solicitações de mudança podem ser diretas ou indiretas e opcionais ou contratualmente obrigatórias abrangendo:
    • Ação corretiva;
    • Ação preventiva;
    • Reparo de defeito;
    • Atualizações.
  2. Relatórios de desempenho do trabalho: São informações de desempenho de trabalho agrupadas nos documentos do projeto a fim de suportar tomadas de decisões, ações, entre outros.
  3. Atualizações do plano de gerenciamento do projeto: Os elementos do plano que normalmente são atualizados durante a execução do projeto são:
    • Plano de gerenciamento dos requisitos, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições;
    • Linhas de base do projeto, tais como orçamento, cronograma e escopo.
  4. Atualizações dos documentos do projeto: Os documentos do projeto que poder ser atualizados durante a execução do projeto são:
    • Previsões de custo e cronograma;
    • Relatórios de desempenho de projeto;
    • Registro de questões.

 

Exemplo: Na empresa em que eu trabalho, no ramo de bebidas, existem os “conference calls” semanais, nos quais utilizamos planilhas com informações e gráficos, com o intuito de manter todos os stakeholders atualizados.

Tomando o projeto de Tampas Plásticas como exemplo, seguimos um cronograma fixo de acompanhamento, onde mostramos o Baseline, as previsões de volumes e custos, o realizado até o momento, avaliamos uma necessidade de replanejamento, os pontos (check-list) que ficaram pendentes desde a última conferência e os próximos passos para dar sequência ao projeto.

Com isso, recebemos diversos feedbacks positivos por parte dos stakeholders, sinalizando o quão interessante tem sido e o que podemos melhorar para manter este tipo de acompanhamento o mais claro possível.

O processo contínuo de realizar esse acompanhamento é de extrema importância em todo o projeto. Sem isso, poderemos deixar passar alguma coisa importante que gere custos de mudanças, atraso na finalização do projeto ou até mesmo a continuação do mesmo.

Referências Bibliográficas:

Cruz, Fabio; Costa, Cris. MONITORANDO E CONTROLANDO O PROJETO, PASSO 1 DE 2 <http://www.fabiocruz.com.br/pmbok5/monitorando12/&gt; acessado me 06/2017

Escritório de Projetos. Áreas de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos <https://escritoriodeprojetos.com.br/areas-de-conhecimento-em-gerenciamento-de-projetos&gt; acessado me 06/2017

Escritório de Projetos. Grupos de Processos de Gerenciamento de Projetos <https://escritoriodeprojetos.com.br/grupos-de-processos-de-gerenciamento-de-projetos&gt; acessado me 06/2017

Escritório de Projetos. Monitorar e controlar o trabalho do projeto <https://escritoriodeprojetos.com.br/monitorar-e-controlar-o-trabalho-do-projeto&gt; acessado me 06/2017

Escritório de Projetos. Processos do Guia PMBOK por grupo de processo e Área de Conhecimento <https://escritoriodeprojetos.com.br/processos-do-guia-pmbok&gt; acessado me 06/2017

Rodrigues, Diego Mendes. Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto, LinkeDin Pulse. <https://pt.linkedin.com/pulse/monitorar-e-controlar-o-trabalho-do-projeto-diego-mendes-rodrigues&gt; acessado me 06/2017

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