Sua aplicação é um passo fundamental para o desenvolvimento das diversas atividades planejadas para o projeto.  Tendo a necessidade de clareza das responsabilidade dentro de um determinado setor, para que fique bem explicito o que cada um tem que fazer.

Grandes projetos normalmente envolvem muitas pessoas que possuam algum papel no processo de criação e de aprovação das entregas do projeto.

Os papéis e as responsabilidades a serem definidas é um passo fundamental para o desenvolvimento das diversas atividades planejadas para o projeto.

A matriz de responsabilidade ou a matriz RACI como pode ser chamada também, é usada para demonstrar as conexões entre pacotes de trabalho ou atividades e os membros da equipe do projeto, mostrando todas as atividades, ajudando a garantir que apenas uma pessoa seja responsável por cada tarefa para evitar confusão.

Possibilita deixar de forma clara quais são os papéis e responsabilidades de cada membro envolvido no projeto. Pelo fato de ser um documento os envolvidos no projeto são obrigados a se comprometer com a atividade que lhe é designado. Dessa forma o projeto tem mais possibilidade de ser concluído no prazo estabelecido e atender os objetivos propostos.

 Assim, a matriz surge como uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações. RACI é o acrônimo em inglês para: ResponsibleAccountableConsulted e Informed.

Nesta matriz são definidos os seguintes papéis:

  • Responsible – responsável pela execução da tarefa. Podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.
  • Accountable – prestador de contas. Haverá somente uma pessoa designada para esse papel.
  • Consulted – consultor da tarefa. São pessoas com maior “know how”sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações úteis para a conclusão da tarefa. A comunicação com esse grupo será de duas vias.
  • Informed – pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa. A comunicação com esse grupo será de mão única.

Essa ferramenta consiste na criação de uma tabela simples, na qual são colocados os nomes dos colaboradores no alto das colunas. Nas linhas são indicadas todas as etapas do projeto em curso. No cruzamento entre as linhas e as colunas, é colocada uma ou mais letras correspondentes à responsabilidade daquela pessoa naquela etapa do projeto.  A ferramenta funciona com base na atribuição das letras R, A, C e I às atividades.

É importante se ater às seguintes regras:

  • Para todas as demandas deve existir, pelo menos, um responsável em realizá-la (R) e uma autoridade (A);
  • Não deve existir mais de uma autoridade (A) para uma mesma atividade.Durante o processo de criação da matriz pode surgir a seguinte dúvida: se o Analista X faltar no dia da entrega da atividade 1, quem ira realizar atividade? Ou seja, o RACI é bonito no papel, porém na prática pode possuir pequenas falhas.Mesmo a atividade apresentando mais de um responsável, não fica claro quem irá substituir o recurso ausente. Sendo assim, foi desenvolvido uma variante da matriz RACI que apresente o papel BACKUP, responsável por substituir algum recurso. Observe abaixo:Desta maneira, todas as atividades possuem duas ou mais pessoas para executar a atividade na falta do executor oficial.

    A matriz RACI, pode apresentar outras variações a depender das necessidades de controle. A tabela abaixo apresenta alguns exemplos de códigos de responsabilidades que você poderá utilizar.

    Abaixo, conforme a imagem 1, apresenta-se exemplo de uma matriz simples, com a descrição das responsabilidades sugeridas.

    Imagem 1 – Matriz de Responsabilidade Simples ⁄   Fonte: Google.com

     

Na imagem 1, o Charter do Projeto é criado pelo gestor de projeto e é aprovado pelo patrocinador de projeto, diretor do projeto e pelo Steering Committe. A equipa do projeto é consultada durante a criação do Charter.

Os Requisitos do Projeto são criados pela equipa do projeto, revistos pelo gestor de projeto e diretor do projeto e aprovados pelo patrocinador do projeto e Steering Commitee.

O objetivo da matriz de responsabilidades é proporcionar clareza e chegar a acordo sobre quem faz o quê, de modo que as colunas possam ser definidas tão detalhadamente quanto o necessário. Por exemplo, no caso anterior, a equipa do projeto poderia ter sido dividida em cada um dos seus membros, com os nomes específicos em colunas separadas. A pessoa responsável pela criação dos requisitos do projeto poderia então ser indicada na respetiva coluna.

Após a matriz estar concluída, deve ser distribuída para aprovação para confirmar que todos compreendem e concordam com os seus papéis e responsabilidades no projeto. Se isso for feito na etapa de definição do projeto, esta pode ser incluída no Charter do projeto. A capacidade da matriz comunicar claramente é determinante para a sua eficácia. Ela deve refletir quais são as expetativas e responsabilidades dos indivíduos, organizações ou entidades envolvidas no projeto, e evitar, se possível, qualquer ambiguidade.

Dicas para o uso da Matriz de Responsabilidades:

  • Desmembre o projeto em todas as suas possíveis etapas, a fim de deixar mais clara a divisão de tarefas.
  • Tome cuidado para não esquecer nenhuma etapa necessária para a conclusão do projeto.
  • Para cada etapa, deve ser indicado pelo menos um responsável.
  • Todas as etapas também precisam ter uma autoridade. Não deve se indicar mais do que uma autoridade para cada atividade.

 

 

Os benefícios da matriz de responsabilidades:

 

  • Divisão clara de tarefas -> A matriz de responsabilidades elimina os dilemas sobre de quem é a responsabilidade pelo quê. Isso quer dizer que a matriz evita a existência de responsabilidades conflitantes ou a ausência de atribuição de um responsável.
  • Facilidade no levantamento de informações -> Se há, de algum modo, o registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos, é mais fácil encontrar o dono da tarefa, por exemplo.
  • Otimização do contato entre membros da equipe -> Esquecer de determinados membros da equipe não é uma situação muito rara. Casos assim, na maioria das vezes, acontecem pela falta de uma definição formal de quem deve ser informado ou consultado para a tomada de decisões ou realização de atividade.

 

Exemplo na prática

Para os Jogos Rio 2016 foi usado a Matriz de Responsabilidades com
foco nos recursos públicos utilizados e parcerias público-privadas, atrelados às garantias assumidas pelas diversas esferas governamentais brasileiras para a realização dos Jogos. Sendo a matriz um documento dinâmico, dotado de mecanismos que asseguram o controle e a constante atualização, a cada versão, dos projetos e das ações essenciais aos Jogos Rio 2016. Na Matriz de Responsabilidades tem-se o resultado do agrupamento de projetos por regiões que concentram as principais instalações esportivas e não esportivas (Região Barra, Região Deodoro, Região Maracanã, Região Copacabana), com a definição das responsabilidades pelos recursos e pela execução, dos níveis de maturidade, dos valores totais e dos prazos de início e conclusão das obras, serviços, investimentos, incentivos ou financiamentos públicos associados exclusivamente à realização dos Jogos. Segue abaixo a imagem 2 de um exemplo de matriz responsabilidade feita no Jogos Rio 2016.

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Imagem 2 – Matriz Responsabilidade Jogos Rio 2016  ⁄ Fonte: http://www.portaldatransparencia.gov.br

 

“Matrizes RACI são fáceis de criar e poderosas para definir/esclarecer os papéis e responsabilidades de um projeto entre pessoas de diferentes partes da organização” . Isso facilita a comunicação e o gerenciamento das expectativas dos stakeholders.

   

Referências Bibliográficas

http://artia.com/blog/matriz-raci-o-que-e-a-matriz-de-responsabilidades/> Acesso em 07 de Junho de 2017;

http://www.apo.gov.br/downloads/matriz/201401/anexo_metodologico.pdf> Acesso em 07 de Junho de 2017;

KUMASAKA, Fernando. Matriz de RACI ou RACIB? Parada pro Café.  em <http://www.paradaprocafe.com.br/2010/10/28/matriz-de-raci-ou-racib/>. Acesso em 06 de Junho de 2017;

http://pmkb.com.br/artigo/matriz-de-responsabilidades-para-o-gerenciamento-de-projetos/ <acesso em 06 de Junho de 2017;

KUMASAKA, Fernando. Matriz de RACI ou RACIB? Parada pro Café.  em <http://www.paradaprocafe.com.br/2010/10/28/matriz-de-raci-ou-racib/>. Acesso em 06 de Junho de 2017;

http://www.portaldatransparencia.gov.br/rio2016/_arquivos/matriz-de-responsabilidades-versao-4-janeiro-2016.pdf&lt; Acesso em 06 de Junho de 2017;

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