O que é o Termo de Abertura do Projeto? Em que consiste? Como elaborar um? Por que é o primeiro processo constante no PMBOK do PMI e por que deve ser desenvolvido? Saiba agora!

Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP), ou em inglês Project Charter, é o primeiro processo constante no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) do PMI (Project Management Institute) para iniciar um projeto. É um documento que autoriza formalmente o projeto e tem por função definir de forma clara os limites do projeto, criar um registro de sua existência e, o mais importante, gerar o comprometimento e a formalização de sua aceitação pela alta administração da organização. Além disso, o TAP concede ao Gerente do Projeto (GP) a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

Para desenvolver o TAP, é preciso identificar todas as informações disponíveis acerca do projeto a ser criado. Segundo o PMI (2013), a Declaração de Trabalho é um das principais entradas do projeto e especifica a necessidade de negócio, a descrição do escopo do produto e o planejamento estratégico. O julgamento de especialistas e técnicas de facilitação, como brainstorming, resolução de conflitos e reuniões, são algumas técnicas para elaboração do TAP.

Qual o conteúdo esperado para um Termo de Abertura de Projeto? Segundo Silva (2011) um Termo de Abertura de Projeto deveria conter informações que esclarecessem os seguintes pontos:

  • Justificativa para o projeto: sequência de fatos, conclusões e opiniões que resultaram no projeto ser escolhido como um dos focos da atenção (e dos investimentos) da organização.
  • Objetivos do projeto: os produtos que o projeto irá gerar para a Organização.
  • Principais características dos produtos do projeto: requisitos fundamentais, de alto nível, tais como capacidades a serem alcançadas, padrões a serem seguidos.
  • Riscos: identificar e analisar os riscos mais relevantes, os problemas já conhecidos que serão detalhados no Gerenciamento de riscos.
  • Cronograma de Marcos: grandes fases ou entregas do projeto, numa estimativa top-down que leve em conta os riscos já identificados.
  • Orçamento resumido: expectativas de custos ou restrição orçamentária, caso já esteja definida no planejamento estratégico da organização.
  • Designação do gerente de projeto e identificação do patrocinador.
  • Premissas: itens assumidos como verdadeiros, que se não forem verdadeiros irão afetar o projeto.
  • Restrições: fatores que limitam o projeto, como prazos, custos e qualidade.
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Figura 1 – Termo de Abertura do Projeto / Fonte: universoprojeto.com

Westland (2013) cita mais alguns itens que deveriam constar em Termo de Abertura:

  • Clientes: pessoa ou organização responsável por receber os entregáveis quando o projeto é realizado.
  • Stakeholders: lista das partes interessadas, com identificação de sua responsabilidade e função no projeto.
  • Estrutura: levantamento das funções essenciais na organização para realização do projeto, com levantamento das linhas de reporte, para elaboração futura do organograma do projeto.
  • Planejamento de Recursos: Desenvolver um plano que resume os fundos incluídos na realização do projeto, listando o trabalho, equipamentos e materiais envolvidos. Base para elaboração do orçamento e identificação dos recursos financeiros necessários.
  • Dependências: Citar algumas dependências chave e sua criticidade ao projeto. A dependência é definida como uma ação que é, provavelmente, um impacto sobre o projeto durante o seu ciclo de vida.

Após entender algumas informações que deve conter no Termo de Abertura, é preciso saber o que deve ser feito para iniciar o projeto e como chegar ao fim obtendo êxito no objetivo que foi antes definido no TAP. Para isso, deve se entender todas as entradas, ferramentas, técnicas e saídas envolvidas no gerenciamento de projetos.

O PMBOK possui grupos de processos para gerenciar os projetos, esses grupos de processos fazem parte de todo o ciclo de vida de um projeto, desde a iniciação do projeto, passando pelo planejamento, execução, controle até o encerramento do projeto. Assim, o PMBOK auxilia o GP a cuidar de todos os passos no gerenciamento de um projeto. São esses 5 grupos de processos:

  • Grupo de processos de iniciação –  O objetivo principal deste grupo de processos é alinhar as expectativas das partes interessadas com o objetivo do projeto, dar-lhes visibilidade sobre o escopo e objetivos, e mostrar como a sua participação no projetos e em suas respectivas fases pode assegurar a realização das suas expectativas. Estes processos ajudam a estabelecer a visão do projeto, o que precisa ser alcançado.
  • Grupo de processos de planejamento  – consiste dos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Os processos de planejamento desenvolvem o plano de gerenciamento e os documentos do projeto que serão usados para executá-lo.
  •  Grupo de processos de execução – consiste dos processos executados para concluir o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir as especificações do projeto. Este grupo de processos envolve coordenar pessoas e recursos, gerenciar as expectativas das partes interessadas, e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento do projeto.
  • Grupo de processos de monitoramento e controle – consiste dos processos necessários para acompanhar, analisar e organizar o progresso e o desempenho do projeto; identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano; e iniciar as respectivas mudanças. O principal benefício deste grupo de processos é a medição e análise do desempenho do projeto a intervalos regulares, em ocorrências apropriadas ou em condições excepcionais, a fim de identificar as variações no plano de gerenciamento do projeto.
  •  Grupo de processos de encerramento – consiste dos processos executados para finalizar todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, visando concluir formalmente o projeto, a fase, ou as obrigações contratuais. Este grupo de processos, quando concluído, verifica se os processos definidos estão completos em todos os grupos de processos a fim de encerrar o projeto ou uma fase do projeto, da forma apropriada, e define formalmente a finalização do projeto ou da fase. Além também de formalizar o encerramento prematuro do projeto.

Todo processo possui especificamente três destaques: as entradas, as técnicas e ferramentas, e as saídas.

Para desenvolver o TAP nas entradas nós encontramos:

  • Especificação do trabalho do projeto –  é uma descrição narrativa dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues por um projeto. Serve para informar aos responsáveis a necessidade de negócios, a descrição do escopo do produto e o plano estratégico.
  • Business case –  descreve as informações necessárias do ponto de vista de negócios, para determinar se o projeto justifica ou não o seu investimento. Serve para justificar o projeto e estabelecer os seus limites, e tal análise é normalmente executada por um analista de negócios usando diversas informações das partes interessadas. O patrocinador necessita concordar com o escopo e as limitações do business case.
  • Acordos – são usados para definir as intenções iniciais de um projeto. Os acordos podem tomar a forma de contratos, memorandos de entendimento (MDEs), acordos de nível de serviço (ANSs), carta de acordos, cartas de intenção, acordos verbais, e-mails, ou outros tipos de acordos por escrito.
  • Fatores ambientais da empresa – são as condições fora do controle da equipe do projeto que influenciam, restringem ou direcionam o projeto. Servem para  aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e podem ter uma influência positiva ou negativa no resultado.
  • Ativos de processos organizacionais – são os planos, processos, políticas, procedimentos e as bases de conhecimento específicas da organização e por ela usados.

Para desenvolver o TAP nas ferramentas e técnicas nós encontramos:

  • Opinião especializada – utilizada para avaliar as entradas usadas para desenvolver o termo de abertura do projeto.  É aplicada a todos detalhes técnicos e de gerenciamento durante este processo e fornecida por qualquer grupo ou pessoa com conhecimento ou treinamento especializado.
  • Técnicas de facilitação – orientam o desenvolvimento do termo de abertura do projeto. Brainstorming, resolução de conflitos, solução de problemas e gerenciamento de reuniões são exemplos de técnicas chave que ajudam as equipes e pessoas a realizar as atividades do projeto.

Para desenvolver o TAP nas saídas nós encontramos:

  • Termo de abertura do projeto – documento emitido pelo responsável inicial ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e concede ao gerente do projeto a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto. Ele documenta as necessidades do negócio, as premissas, restrições, o entendimento das necessidades e requisitos de alto nível do cliente, e o novo produto, serviço ou resultado que pretende satisfazer.

Além disso, o TAP também é desenvolvido com a utilização das Áreas de Conhecimento, que são muito usadas pela maioria dos projetos e também possuem entradas, ferramentes e técnicas, e saídas em cada uma delas. Abordaremos apenas uma:

Gerenciamento das Partes Interessadas – inclui os processos exigidos para identificar todas as pessoas, grupos ou organizações que podem impactar ou serem impactados pelo projeto, analisar as expectativas das partes interessadas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o engajamento eficaz das partes interessadas nas decisões e execução do projeto.

  • Identificar as partes interessadas

Entradas

  1. Termo de abertura do projeto
  2. Documentos de aquisição
  3. Fatores ambientais da empresa
  4. Ativos de processos organizacionais
  • Ferramentas e Técnicas
  1. Análise de partes interessadas
  2. Opinião especializada
  3. Reuniões
  • Saídas
  1. Registro das partes interessadas

Planejar o gerenciamento das partes interessadas

  • Entradas
  1. Plano de gerenciamento do projeto
  2.  Registro das partes interessadas
  3.  Fatores ambientais da empresa
  4.  Ativos de processos organizacionais
  • Ferramentas e Técnicas
  1. Opinião especializada
  2.  Reuniões
  3.  Técnicas analíticas
  • Saídas
  1. Plano de gerenciamento das partes interessadas
  2.  Atualizações nos documentos do projeto

Gerenciar o engajamento das partes interessadas

  • Entradas
  1. Plano de gerenciamento das partes interessadas
  2. Plano de gerenciamento das comunicações
  3.  Registro das mudanças
  4. Ativos de processos organizacionais
  • Ferramentas e Técnicas
  1. Métodos de comunicação
  2. Habilidades interpessoais
  3.  Habilidades de gerenciamento
  • Saídas
  1. Registro das questões
  2.  Solicitações de mudança
  3. Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  4. Atualizações nos documentos do projeto
  5. Atualizações nos ativos de processos organizacionais

Controlar o engajamento das partes interessadas

  • Entradas
  1. Plano de gerenciamento do projeto
  2.  Registro das questões
  3.  Dados de desempenho do trabalho
  4.  Documentos do projeto
  • Ferramentas e Técnicas
  1. Sistemas de gerenciamento de informações
  2.  Opinião especializada
  3.  Reuniões
  • Saídas
  1. Informações sobre o desempenho do trabalho
  2. Solicitações de mudança
  3.  Atualizações no plano de gerenciamento do projeto
  4. Atualizações nos documentos do projeto
  5.  Atualizações nos ativos de processos organizacionais
  • Exemplo de utilização do TAP:

Documento: Termo de Abertura do Projeto

Organização: Blog Café com ITIL®
Projeto: Curso de Gerenciamento de Projetos Café com ITIL®
Cliente: Comunidade Profissional Brasileira
Patrocinador do Projeto: Blog Café com ITIL®
Gerente do Projeto: Frederico de Azevedo Aranha
Previsão de Início: 15 de setembro de 2014
Previsão de Término: 50 dias após o início
Qual oportunidade está sendo aproveitada por meio deste projeto?

Este projeto explora os estudos do próprio gerente de projetos, Frederico, para sua certificação PMP, complementados por seu pós-graduação em Gerenciamento de Projetos pela PUC-RS e suas diversas certificações em ITIL para a construção de um curso inteiramente gratuito que possa contribuir para a maior adoção de boas práticas de gestão por toda a comunidade brasileira e, principalmente, para beneficiar os visitantes do Blog Café com ITIL.

Objetivos do Projeto

  • Forçar uma mudança no mercado de ensino de gestão nos próxmos dois anos;
  • Capacitar com qualidade os alunos do curso;
  • Promover adoção de boas práticas de gerenciamento de projetos; e
  • Promover o Blog Café com ITIL.

Entregas Previstas para o Projeto

  • Referencial em formato de artigos para os visitantes de forma que tenham onde buscar referências e material para reflexão;
  • Documentos de projetos que sirvam como exemplo para seu trabalho de gestão também por meio de artigos;
  • Curso inteiramente gratuito a ser apresentado no YouTube® sem custos para a comunidade profissional e que tenha uma área dentro do blog para downloads do material gravado;
  • Integração de todo o material construído aos vídeos que serão gravados; e
  • Elaboração de um simulado gratuito de 100 questões.

Entregas e Critérios de Aceitação

  • Entrega: artigos sobre todas as áreas de conhecimento de gestão de projetos para serem utilizados como material de revisão e consulta por parte dos futuros alunos.
  • Critérios de Aceitação: os artigos tem de estar bem escritos e ter suas informações revistas, além de estarem formatados de forma a aumentar a proabilidade de serem encontrados por ferramentas de busca. Precisam ser bons de ler e fáceis de achar.
  • Entrega: documentos de projetos para referência durante o curso. Estes documentos deverão apresentar, de forma prática e simples, o resultado dos esforços de gerenciamento de projetos, entradas e saídas dos processos sempre que possível.
  • Critérios de Aceitação: os documentos precisam ser simples, devem ser verificados por outros membros do Blog Café com ITIL antes da publicação e precisam ser compactos.
  • Entrega: material gráfico criado a partir de referências, como o PMBoK, para ser utilizado nas apresentações a serem construídas em PowerPoint para o curso.
  • Critérios de Aceitação: imagens que não sejam simples cópias do que está no material de referência, mas que sejam únicas e apresentem os conceitos que devem apresentar de forma clara e pontual.
  • Entrega: apresentações em PowerPoint para todos os módulos do curso, que devem ser correspondentes aos capítulos do PMBoK além do capítulo adicional de código de conduta.
  • Critérios de Aceitação: apresentações sintéticas, com textos explicativos e boa base para a futura narração.
  • Entrega: simulado com 100 questões, respostas e referencial para cada pergunta.
  • Critérios de Aceitação: as perguntas devem ser originais e o referencial das perguntas e respostas deve ser apresentado integralmente.

Breve Descrição do Projeto

Enquanto estuda para a certificação, o gerente de projetos também instrutor do curso irá construir artefatos de gerenciamento de projetos e artigos para futura consulta por parte dos alunos que irão assistir ao curso. Tendo concluído os artigos, serão gravados os vídeos e publicados de forma gratuita no YouTube. Os vídeos terão seu áudio gravado em um estúdio de som, mixados e integrados aos vídeos. O design gráfico do material será construído por Mauíra Borja, designer, antes da gravação dos áudios.

Premissas do Projeto

  • Todas as imagens e o trabalho de desenho gráfico necessário para a construção das apresentações será iniciado antes das gravações;
  • Ao início do trabalho de criação das apresentações, todas as imagens estarão prontas;
  • O instrutor e autor do curso alocará 8 horas diárias de seu tempo durante a execução do projeto; e
  • Em momento algum o curso será cobrado da comunidade e será exibido gratuitamente pelo YouTube e estará disponível para download, em formato de vídeo, no blog Café com ITIL.

Restrições do Projeto

  • O projeto terá de ser realizado no máximo até o fim de outubro, pois existe uma convocação de concurso prevista para novembro onde o autor e instrutor deverá ir trabalhar para o Governo Federal e não terá mais tempo disponível; e
  • O projeto não pode custar mais de 5 mil reais, pois este é o total de dinheiro que pode ser investido no projeto sem colocar em risco a saúde financeira do Blog Café com ITIL

Cronograma Preliminar

Orçamento Preliminar

  • R$ 1.000,00 – arte do curso em PowerPoint;
  • R$ 1.000,00 – mixagem do som;
  • R$ 1.000,00 – arte das imagens de apoio ao curso;
  • R$ 1.000,00 – reserva de contingência; e
  • R$ 1.000,00 – reserva gerencial.
  • Total: R$ 5.000,00

Riscos Iniciais Relacionados ao Projeto

  • Risco: O pouco tempo alocado para a elaboração do simulado pode atrasar o projeto, pois mais tempo pode ser necessário para a elaboração do mesmo
    • Mitigação: ao trabalhar na construção das apresentações em PowerPoint para cada módulo, construir perguntas para o simulado na etapa de revisão de forma a diminuir o volume de questões a serem criadas na semana final.
  • Risco: Pode ser necessário mais tempo para a construção das apresentações por módulo, visto que alguns módulos são mais complexos e que riscos desconhecidos podem afetar o trabalho.
    • Plano de alocação de recursos em decorrência de aceitação do risco: o tempo alocado para os módulos deve ser suficiente, todavia, caso não seja possível concluir o trabalho de cada semana dentro da mesma semana, serão alocados recursos adicionais durante os finais de semana para garantir as entregas.

Pré-designação da Equipe

  • Autor e Instrutor: Frederico Aranha
  • Designer Gráfico: Mauíra Borja
  • Editor de Som: João Sax
  • Gerente do Projeto: Frederico Aranha

Assinantes do Termo

João Badanha – Autor no blog e co-fundador do Blog Café com ITIL
Ronaldo Gordon – Autor no blog e co-fundador do Blog Café com ITIL

Com base no exposto acima, fica claro a importância de um Termo de Abertura de Projeto para o início de um projeto. É esse documento que autoriza formalmente o projeto, orienta o gerente e concede a este a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.

ARANHA, Frederico. Termo de Abertura do Projeto – Exemplo Prático. 2014. Disponível em <https://sitecampus.com.br/documentos-de-projetos-termo-de-abertura-do-projeto-exemplo-pratico> Acesso em 25/05/2017.

SILVA, Carlos Sérgio Mota. Dicas para a Elaboração de Termos de Abertura de Projetos. 2011. Disponível em <http://pmkb.com.br/artigo/dicas-para-a-elaboracao-de-termos-de-abertura-de-projetos> Acesso em 17/05/2017.

WESTLAND, Jason R. et al. How to make your project chart. 2013. Disponível em <http://www.wikihow.com/Make-Your-Project-Charter> Acesso em 17/05/2017.

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