Em uma crise não há tempo de se preparar. Seja num negócio ou num País a Sala de Guerra é onde se decide o que tem que ser feito perante o contexto da crise. Limitar os efeitos e continuar o negócio é essencial. Somente com um plano prévio, pensado, organizado e difundido aos envolvidos é possível sobreviver com o mínimo de impacto e consequências negativas.

WhatsApp Image 2017-05-24 at 01.06.22Figura 1 – Interrupção / Fonte: http://agenciapomar.com.br 

Porquê?

Para minimizar o impacto em fatores tangíveis (perda de ativos, produtos) e intangíveis (marca, imagem da organização), de forma rápida, organizada e proporcionar o retorno à normalidade no menor tempo possível.

Quando?

Em situações de greve, assalto com vítima fatal, atentados a bombas, extorsão de executivo, incêndios de grandes proporções, sabotagem com reflexos na imagem da empresa, sequestro de pessoas, falha de abastecimento, sinistro que afete um fator crítico de sucesso, morte de usuário em decorrência da utilização de algum produto defeituoso, crise financeira decorrente de fraude e muitos outros casos.

Como?

Através da sequência organizada de ações com rapidez, profissionalismo, coordenação, manuais de procedimentos, atendimento às exigências legais, conhecimento das necessidades da empresa, dos colaboradores, anseios por informações do público e da mídia.

Antes de irmos ao ponto veremos o que se pode entender só pelos significados isolados.

Plano: substantivo masculino; fig. projeto ou programa elaborado que se destina a uma determinada finalidade. (HOLANDA)

Gerencimaneto: substantivo masculino; ação ou efeito de gerenciar; gerência. (HOLANDA)

Crise: estado de incerteza, vacilação ou declínio.; episódio desgastante, complicado; situação de tensão, disputa, conflito. (HOLANDA)

Conhecendo o significado isolado percebemos que esta ferramenta se trata de um programa elaborado com a finalidade de gerenciar, administrar um estado de incerteza, um episódio desgastante, complicado, uma situação de tensão.

WhatsApp Image 2017-05-24 at 01.06.26Figura 2 – Continuidade / Fonte:http://agenciapomar.com.br 

Do inglês Crises Mangement Plan [CMP], o Plano de Gerenciamento de Crise [PGC] é um conjunto de ações planejadas, alinhadas e escalonadas, onde podemos encontrar: Plano de Emergência, Plano de Contingência, conhecido por Plano de Continuidade dos Negócios, Plano de Recuperação de Desastres dentre outros que variaram conforme cada negócio. Todos com a proposta de formalizar ações sincronizadas que serão tomadas em momentos críticos da ocorrência de um evento não desejado, objetivando à continuidade, à recuperação e à retomada das atividades, evitando que os processos críticos de negócio da organização sejam afetados, reduzindo perdas humanas, materiais e intangíveis.

As situações indesejadas com potencial de gerar crise acontecem a revelia e a qualquer momento. Nesta ocorrência não há tempo de se planejar, organizar ou mesmo treinar pessoas de forma eficiente para o controle da crise em andamento.

Sendo assim a existência de um plano prévio de gerenciamento de crises é fundamental e tem como objetivo:

  • Manter a integridade dos recursos humanos;
  • Minimizar o impacto nos negócios;
  • Proteger a marca;
  • Estar conformidade às regulamentações.
WhatsApp Image 2017-05-24 at 01.06.25Figura 3 – Na Corda Bamba / Fonte: http://vespeiro.com

Para que isso seja possível e atenda às necessidades da organização temos os três pilares do PGC:

  • Divulgação;
  • Integração com outros planos;
  • Treinamento.

Divulgação: é o meio que informa sobre a existência de um plano para situações de crise. O conhecimento deste plano trás mais segurança aos empregados e acionistas, pois demonstra a preocupação da organização com a vida dos envolvidos e com a continuidade do negócio.

Integração: é a maneira com o qual as diversas visões de cada ação irá se harmonizar e está em sinergia otimizando seus resultados e mitigando possíveis perdas. Aqui entra um fato relevante que é a comunicação interna e externa com o fim de clarear o acontecido e permitir que cada um saiba o seu papel em todas as ações.

Treinamento: é a preparação das pessoas envolvidas para que possam agir conforme suas responsabilidades e atribuições, já relacionadas no plano de ação. Mesmo com planos bem estruturados só através do treinamento erros poderão ser evitados por motivos fúteis.

Os treinamentos podem ser divididos em:

  • Teóricos: buscam entendimento dos conceitos, se concentram nos erros e formas adequadas de aplicabilidade;
  • Individuais: atendem as necessidades mais específicas de pessoas chaves que devem ter um conhecimento mais detalhado;
  • Exercícios de campo: mostram as dificuldades da operacionalização e buscar soluções possíveis.;
  • Operações simuladas de coordenação: visam representar, de forma real ou não, um cenário acidental e a implementação das ações de resposta para controle.

Na situação de simulação, temos:

SIMULADO DE COMUNICAÇÃO – processo de comunicação das partes interessadas (interna e externamente), com frequência mínima trimestral.

SIMULADO DE MOBILIZAÇÃO DE RECURSOS – processo de acionamento das equipes, dos materiais e dos equipamentos, próprios e/ou de terceiros, necessários ao controle da emergência; os recursos são apenas mobilizados e avaliam-se o tempo e as dificuldades encontradas, com frequência mínima semestral.

SIMULADO EM SALA DE TREINAMENTO – forma de se avaliar o conhecimento de todos os envolvidos, em suas respectivas atribuições para o controle da emergência, por meio de dramatização em sala, com frequência mínima semestral.

SIMULADO DE CAMPO -forma que envolve a mobilização de pessoas e recursos, simulando ações de controle em diversos níveis de dificuldades, requerendo intensa preparação e envolvimento de recursos materiais e humanos, com frequência mínima anual.

Os exercícios simulados devem ser planejados e executados de acordo com os cenários acidentais e os procedimentos operacionais de respostas descritos no PGC

Não se pode deixar de atualizar seu PGC

Um PGC pode converter-se em um desastre se contiver informação errônea e ou obsoleta. Por tal razão, deve-se desenvolver os critérios para mantê-lo atualizado e vigente. Para isto, utilizam-se os resultados do exercício. Também serão usadas as recomendações das equipes de trabalho após a ocorrência de uma emergência ou desastre real.

Manter um plano de emergência atualizado é uma tarefa contínua. A vida útil do plano é extremamente curta se não se possui um processo para manter os procedimentos e funções atualizadas.

Uma crise acontece em situações distintas. Na história atual de nossa sociedade temos diversos exemplos de aplicabilidade do PGC.

Numa organização temos o exemplo da Odebrecht. Com as investigações da “Lava-jato”, a empresa se viu no centro do furação sendo alvo da mídia, da opinião pública e da justiça, tudo que prejudica a imagem e paralisa suas ações com a manutenção de contratos e novas trabalhos. Sem um PGC, a empresa ficaria morta diante a CRISE.

Numa nação podemos ver os casos de sucessão da governancia de um país. Nossa linha sucessória, caso Brasil, faz parte de um PGC, que garante a governabilidade perante a ausência permanente e ou temporária de uma presidente. Na falta do presidente eleito, assume o vice, que por sua vez pode deixar o cargo e assim convocando novas eleições, diretas se o tempo decorrente for inferior a 2 anos e indiretas se o prazo for superior.

No meio da crise existe um grupo que defende mudanças que se tornam impraticaveis pois estamos no meio da crise. Por mais que seja certo ou justo, num momento de crise as condições normais não estão disponíveis e assim não se pode ter garantias de que os impactos serão minimizados e a continuidade não poderá ser garantida.

Desta maneira podemos visualizar a importância de se ter um bom PGC. Além dos exemplos citados também temos catástrofes naturais, como Tsunamis, ou acidentes, como ambientais, aéreos dentre outros.

REFERÊNCIAS:

HOLANDA, A. B. D. Dicionário Aurélio. [S.l.]: [s.n.].

MORETTI, C. D. S. implantacao-de-um-plano-de-gerenciamento-de-crises. administradores.com.br, 1 dez. 2016. Disponível em: <http://www.administradores.com.br/artigos/cotidiano/implantacao-de-um-plano-de-gerenciamento-de-crises/100226/&gt;. Acesso em: 21 maio 2014.

NÚCLEO CONSULT. pgc-plano-de-gerenciamento-de-crise. nucleoconsult.com.br, 2017. Disponivel em: <http://nucleoconsult.com.br/index.php/servicos/gerenciamento-de-riscos-empresariais/pgc-plano-de-gerenciamento-de-crise/&gt;. Acesso em: 20 maio 2017.

PARRA, D. foodsafetybrazil.org. Dicas para se fazer um plano de gerenciamento de crises, 20 out. 2015. Disponivel em: . Acesso em: 22 maio 2017.

Anúncios