Já tentou executar uma atividade sem se planejar? Nem sempre dá certo? Não podemos contar com a sorte, ainda mais falando de um projeto de uma empresa e que envolve mão de obra e muito dinheiro. O plano de gerenciamento do cronograma está diretamente ligado com a criação e execução de projetos. Toda atividade, como um todo, precisa do planejamento de um cronograma.

 

O que é um cronograma?

É um “mapa do tempo”, nele consta quando as atividades do projeto serão desenvolvidas, e com isso, avaliar o término do projeto e se ele está no prazo.

Qual a sua importância?

Um projeto depende de muitas atividades e que estão inter-relacionadas e interdependentes, mas que precisam terminar em um prazo especifico, e o cronograma é a ferramenta certa para esse objetivo.

No cronograma possui um escopo, e nele contém as informações: o que, como e quando claramente definidas.

Os planos de gerenciamento de tempo são importantes para a conclusão com êxito das atividades da empresa, não só um projeto, mas todas as atividades. Por isso, é importantíssimo um cronograma, de preferência, detalhado para que todas as atividades sejam determinadas e estipuladas para que terminem no tempo correto e satisfação do cliente.

Segundo o PMBOK (PMI,2013), o plano de gerenciamento do cronograma é um plano auxiliar do, e integrado ao, plano de gerenciamento do projeto através do processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do cronograma identifica um método e uma ferramenta de cronograma, e estabelece o formato e critérios para o desenvolvimento e controle do cronograma do projeto.

O plano de gerenciamento do cronograma está diretamente ligado com a criação e execução de projetos. Por isso, pode influenciar muito no sucesso do projeto e por consequência, do seu negocio. Com efeito, ele também influencia na satisfação do cliente com o projeto e sua empresa, uma vez que com o cronograma, devidamente planejado, a entrega do serviço no prazo e qualidade satisfaz o cliente.

Devido o aumento de demanda do gerenciamento do cronograma e do gerenciamento de projetos como um todo, houve um aumento do profissional que lida diretamente com todas as atividades do projeto, dentre elas, planejar, coordenar, executar e analisar os projetos.

O plano de gerenciamento do cronograma é, basicamente, o tempo que é necessário para que todas as etapas, de um determinado projeto, sejam concluídas. E esse plano de gerenciamento tem como principal benefício, orientar e instruir o gerente do projeto e sua equipe sobre como desenvolver o cronograma, gerenciar, executar e controlar o cronograma ao longo do tempo.

E por ultimo, o que é gerenciar?

Segundo o dicionário: Organizar, planejar e executar atividades que facilitem o processo de trabalho.

Com todas as definições, podemos entender o que é o planejamento do cronograma.

Segundo o PMBOK planejar o gerenciamento do cronograma estabelece as políticas, procedimentos e documentação para planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.

O plano de gerenciamento do cronograma é, basicamente, o tempo que é necessário para que todas as etapas, de um determinado projeto, sejam concluídas. E esse plano de gerenciamento tem como principal benefício, orientar e instruir o gerente do projeto e sua equipe sobre como desenvolver o cronograma, gerenciar, executar e controlar o cronograma ao longo do tempo. E é uma entrada importante no processo ‘Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto’.

As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse processo estão na figura a seguir:

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Figura I – O diagrama de fluxo de dados do processo/ Fonte: Daniel Duarte(2015)

As entradas de Planejar o Gerenciamento do Projeto são:

O plano de gerenciamento do projeto que contém diversas informações necessárias para planejar e desenvolver o plano de gerenciamento do cronograma que incluem, por exemplo:

  • A linha de base do escopo – como o nome já diz, linha de base é um direcionamento do escopo e contém todas as informações necessárias para definir, estimular e sequenciar as atividades, a estimativa de duração e o gerenciamento do cronograma;

 

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Figura II –Escopo do projeto com exemplo prático de sua especificação/ Fonte: https://hinc.com.br/escopo-do-projeto-exemplo/

  • Outras decisões como custos, riscos e comunicações relacionadas com a elaboração do cronograma.

O termo de abertura do projeto que apresenta o resumo de diversas informações do cronograma de marcos do projeto e requisitos de aprovação que irão influenciar diretamente o gerenciamento do cronograma do projeto.

Os fatores ambientais da empresa que são um conjunto de fatores que influenciam o processo ‘Planejar o gerenciamento do cronograma’ incluem, a estrutura e cultura, disponibilidade de recursos e habilidades, informações comerciais publicadas, sistemas organizacionais de autorização do trabalho, entre outros.

Os ativos de processos organizacionais que são políticas, procedimentos, processo, planos e base de conhecimentos que influenciam o processo ‘Planejar o gerenciamento do cronograma’ e que a organização tem disponível, por exemplo:

  • Ferramentas de monitoramento e relato das informações a serem utilizadas e de controle do cronograma;
  • Informações históricas;
  • Políticas, procedimentos e diretrizes existentes, formais ou informais, relacionadas ao controle do cronograma;
  • Diretrizes para encerramento do projeto;
  • Procedimentos de controle das mudanças e de riscos.

As ferramentas e técnicas utilizadas para transformar o input em output são:

Opinião especializada – a opinião especializada é o uso de informações históricas, baseada em especialização em uma área de aplicação ou conhecimento, deve ser utilizada no desenvolvimento do plano de gerenciamento do cronograma. Em outras palavras, é o uso do conhecimento de profissionais com grande capacitação e experiência na execução do processo e essas experiências anteriores auxiliam no processo de planejar o gerenciamento do cronograma.

Técnicas analíticas – diversas técnicas podem ser usadas no processo planejar o gerenciamento do cronograma, pode envolver a escolha de opções estratégicas na estimativa e elaboração do cronograma, como uma metodologia para a criação de um cronograma, abordagens e modelos de estimativa, e software de gerenciamento de projetos.

Reuniões – o gerente do projeto, junto com a(s) equipe(s) do(s) projeto(s) pode fazer reuniões de planejamento para desenvolver o plano de gerenciamento do cronograma. O ideal é que essas reuniões envolvam os profissionais certos e interessados, esses participantes podem incluir o gerente do projeto, o patrocinador do projeto, ou seja, qualquer pessoa com responsabilidade no planejamento ou execução do cronograma. Lembrando sempre que, reuniões com muitos participantes podem ser em vão e improdutiva, pois é difícil conduzir muitos participantes.

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Figura III – Reunião de negócios / Fonte: http://br.freepik.com/vetores-gratis/reuniao-de-negocios_798219.htm

Como saída (resultado), obtemos o plano de gerenciamento do cronograma que é um documento que estabelece como o cronograma deve ser desenvolvido, monitorado e controlado. O plano de gerenciamento do cronograma pode ser formal ou informal, altamente detalhado ou generalizado, baseado nas necessidades do projeto e inclui os limites de controle apropriados. Por exemplo:

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Figura IV – Aprender como fazer um cronograma é a chave para um cronograma bem organizado e efetivo./ Fonte: http://www.novonegocio.com.br/como-fazer/como-fazer-um-cronograma/

  • Metodologia e ferramenta usada para o desenvolvimento do modelo do cronograma;
  • Exatidão: faixa aceitável usada na determinação das estimativas realistas de duração de atividades, unidades de medida;
  • Associações com procedimentos organizacionais: a estrutura analítica do projeto;
  • Manutenção do modelo do cronograma do projeto: o processo usado para atualizar o processo no andamento e registro do projeto no modelo do cronograma durante a execução do projeto é definido;
  • Limites de controle: limites de variação para monitoramento do desempenho do cronograma podem ser especificados para indicar uma quantidade de variação combinada a ser permitida antes que alguma ação seja necessária. Os limites são tipicamente expressos como percentagens de desvio dos parâmetros estabelecidos no plano da linha de base;
  • Medição do desempenho: pode especificar no plano de gerenciamento do cronograma o percentual de conclusão da atividade, técnicas de medição de valor agregado, índices de variação e desempenho, entre outros;
  • O plano pode conter o formato de relatório;
  • Todas as descrições dos processos são documentadas;
  • Melhorias devem ser realizadas para melhor desempenho dos seus projetos.

Segundo o PMBOK (PMI,2013), o plano de gerenciamento do cronograma é um plano auxiliar do, e integrado ao, plano de gerenciamento do projeto através do processo Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento do cronograma identifica um método e uma ferramenta de cronograma, e estabelece o formato e critérios para o desenvolvimento e controle do cronograma do projeto.

O plano de gerenciamento do cronograma está diretamente ligado com a criação e execução de projetos. Por isso, pode influenciar muito no sucesso do projeto e por consequência, do seu negocio. Com efeito, ele também influencia na satisfação do cliente com o projeto e sua empresa, uma vez que com o cronograma, devidamente planejado, a entrega do serviço no prazo e qualidade satisfaz o cliente.

Devido o aumento de demanda do gerenciamento do cronograma e do gerenciamento de projetos como um todo, houve um aumento do profissional que lida diretamente com todas as atividades do projeto, dentre elas, planejar, coordenar, executar e analisar os projetos.

Os planos de gerenciamento de tempo são importantes para a conclusão com êxito das atividades da empresa, não só um projeto, mas todas as atividades. Por isso, é importantíssimo um cronograma, de preferência, detalhado para que todas as atividades sejam determinadas e estipuladas para que terminem no tempo correto e satisfação do cliente.

 

Um exemplo…

A competitividade no mercado, exige das empresas investimento em metodologia efi­ciente de planejamento e controle de obras, a fim de permitir domínio pleno do projeto. Um eficiente gerenciamento de projetos resulta no aumento da probabilidade de sucesso das atividades e na fina­lização dessas conforme prazos, custos e escopo planejados, bem como de acordo com a qualidade requerida.

Como exemplo de uma empresa construtora, elas procuram se adaptar às técnicas de Gerenciamento de Projetos, visto que essas técnicas possibilitarão a elas planejar e controlar os processos e as etapas constru­tivas, evitando desperdício de materiais, contratações indevidas de equipes de trabalho e ainda, custos desnecessários ao empreendimento. Dessa forma, pode-se confirmar a necessidade de im­plementação de modelos inovadores de gestão de projetos em um empreendimento, de modo que esses modelos possibilitem garantir a satisfação de todos aqueles envolvidos no projeto.

 

Referências Bibliográficas

BUILDER, Project. Plano de gerenciamento de cronograma: como fazer? Disponível em: <http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/projetos/plano-de-gerenciamento-de-cronograma-como-fazer&gt; . Acesso em: 08 maio 2017

CARVALHO, Michele. Aplicação do Gerenciamento de Tempo conforme o Guia PMBOK® em empreendimento habitacional em Brasília. Acesso em: 23 maio 2017

DUARTE, Daniel Teran. Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento do Tempo do Projeto – Parte 2. Disponível em: <http://linksinergia.com.br/2015/03/30/gerenciamento-de-projetos-baseado-no-pmbok-gerenciamento-do-tempo-do-projeto-parte-2/&gt;. Acesso em: 08 maio 2017

PMI. Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (guia PMBOK®/ Project Management Institule. – 5. ed. – São Paulo : Saraiva, 2014.