O que seria de um projeto sem a comunicação? Assim como o planejamento é fundamental a um projeto a comunicação também é, sem ela não seria possível transmitirmos as informações e também provermos interações entre as pessoas.

Gerenciamento da Comunicação do Projeto

Segundo o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o gerenciamento das comunicações de projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de forma oportuna e apropriada. Dessa forma o gerenciamento das comunicações deve conectar as partes interessadas respondendo suas necessidades de informação, gerando confiança e entusiasmo pelo projeto e estimulando trabalho em equipe e cooperação, agilizar a tomada de decisão disponibilizando a informação certa na hora certa para as pessoas certas e garantir o alinhamento entre as pessoas disponibilizando uma documentação resumida e eficiente, o que implicará em menos discussões e conflitos.

 

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Figura 1 – Comunicação para a equipe administrativa / http://www.projetoparceria.com

 

O gerenciamento das comunicações é ,assim como todo o projeto, orientado a pessoas, e se faz presente em todas as etapas do projeto. A importância da comunicação na iniciação ocorre pois é extremamente importante compreender quais são as primeiras informações que devem ser conhecidas, os dados importantes, as restrições de escopo, de tempo e de custo. No planejamento as informações requerem um nível de detalhe maior. Chegar nesta etapa significa que o projeto foi aprovado e que a empresa acredita que os esforços irão gerar resultados. Portanto, os modelos de planejamento devem ser consistentes para estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso por isso é preciso elaborar a estrutura analítica do projeto para facilitar a comunicação entre os colaboradores.

Durante a fase de execução, o foco é o exercício do que foi planejado. Portanto, os documentos devem assegurar o acompanhamento das atividades e o registro das entregas. É essencial que haja registro dos avanços e que sejam documentadas as conclusões parciais do escopo, tendo a prova do aceite de cada uma delas. Logo o gerenciamento da comunicação garante que essas informações sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de forma oportuna e apropriada pois é nesse momento onde ocorrem mudanças no escopo e também nos requisitos de qualidade. Os modelos de projeto devem contemplar meios de realizar essas interações.

O monitoramento e o controle ocorrem em paralelo com a execução, pois essa é a forma de assegurar que ela está em consonância com o planejamento. Por isso, os documentos concebidos para essa fase devem primar por medir o desempenho. Tais documentos são resultado de uma boa gerencia de comunicação. Pois são essenciais para a tomada de decisão do gerente de projetos. Estes documentos envolvem gráficos de controle, acompanhamentos de indicadores de desempenho, ações corretivas e preventivas, dentre outras métricas do negócio.

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Figura 2 – Gerenciamento das comunicações / http://www.escritoriodeprojetos.com.br

 

  • Planejar Gerenciamento das Comunicações – processo que determina as necessidades de informação das partes interessadas (quem precisa saber de quê?) e define os procedimentos e tecnologias de comunicação a serem utilizados no projeto (como e quando as informações são distribuídas?);
  • Gerenciar Comunicações – processo responsável por coletar e por disponibilizar as informações aos stakeholders, realizando as atividades de comunicação previstas conforme o plano de gerenciamento das comunicações;
  • Controlar Comunicações – processo responsável por controlar as comunicações do projeto a partir do Plano de Gerenciamento das Comunicações, identificando a necessidade de ações preventivas, corretivas e melhorias. Trata-se de um processo que exige proatividade e atenção do gerente do projeto.

 

Entradas do processo de Gerenciamento das comunicações:

  • Plano de Gerenciamento das Comunicações: É o documento formal que descreve os procedimentos que serão utilizados para gerenciar todo o processo de comunicação no projeto. Nele devem estar documentados o título do projeto; o nome da pessoa que elaborou o documento; eventos e reuniões; cronograma dos eventos de comunicação; atas de reunião; exemplos de relatórios do projeto; nome do responsável pelo plano; registro de alterações no documento e as aprovações.
  • Relatórios de desempenho do trabalho: Organizam e resumem as informações sobre o desempenho do trabalho e apresentam análises comparando o realizado com o planejado (linha de base). Eles informam a situação e o progresso no nível de detalhe requerido. O gerente de projeto deve usar seu poder de síntese, já que a maioria das partes interessadas, principalmente, os executivos não irão ler relatórios muito extensos.
  • Fatores Ambientais da Empresa: Eles são fatores internos ou externos que podem influenciar o sucesso do projeto e restringir as opções de gerenciamento, tais como a cultura, condições de mercado, infraestrutura, padrões governamentais ou do setor, fornecedores e sua reputação.
  • Ativos e processos organizacionais: Os ativos de processos organizacionais são os ativos relacionados aos processos da empresa que contribuem para o sucesso do projeto. Como por exemplo: Planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos; Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas; Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos; Base de conhecimento dos projetos passados da empresa como lições aprendidas, informações históricas, ou qualquer informação documentada que possa ajudar no sucesso dos novos projetos.

As principais ferramentas da comunicação são os Websites, as intranets, o e-mail e a vídeo conferencia. Tais ferramentas atuam para que sejam transmitidas informações do projeto como relatórios de execução, relatórios de status semanais, reuniões de revisão e plano de comunicação.

Resultado de imagem para matriz de comunicaçãoFigura 3 – Matriz de comunicação / Revista Mundo PM – Ed. 37

A matriz de comunicação é uma ferramenta que especifica quais documentos serão comunicados, para quais stakeholders, em que freqüência (quando) e por qual meio (como). Ela deve estar presente dentro do plano de comunicação do projeto. Segundo o PMBOK o plano de comunicação determina as necessidades de informação e comunicação dos envolvidos no projeto; por exemplo, quem precisa de qual informação, quando ela será necessária, como e por quem ela será distribuída. Um bom plano de comunicação deve especificar métodos que permitam transmitir a informação sem ruído, de maneira clara, tendo sempre o feedback do receptor. Assim, a matriz de comunicação, exemplificada acima, apresenta informações de grande utilidade para o plano de comunicação do projeto.

A matriz de comunicação pode ainda ser utilizada como ferramenta de apoio para projetos que utilizem metodologias ágeis de desenvolvimento. Podemos exemplificar o framework Scrum, o qual desenvolve a comunicação por intermédio de Daily Meeting, Burndown Charts, Quadro de Kanban, entre outros. Dessa forma, estas ferramentas permitem a comunicação e visibilidade do projeto, mas existem outras necessidades que estas ferramentas não atendem. É nesse ponto que entra a utilidade da matriz de comunicação: técnica complementar para apoio à adequada comunicação em projetos ágeis.

Resultado de imagem para Matriz de comunicação para projetos com ScrumFigura 4 – Matriz de comunicação para projetos com Scrum / http://blogdoabu.blogspot.com

 

Saídas do processo de Gerenciamento das comunicações:

  • Comunicações do projeto: Comunicação é um processo através do qual as informações são trocadas entre as pessoas com o uso de um sistema comum de símbolos, sinais ou comportamentos.
  • Atualização no Plano de gerenciamento do projeto:  é a principal referência para a equipe do projeto. Ele descreve, omo os processos serão executados, controlados, monitorados e encerrados. Desta forma, guia a equipe durante todo o projeto.
  • Atualizações nos documentos do projeto: Registros de riscos, aquisições, decisões contratuais, registros das premissas.
  • Atualização nos Ativos e processos organizacionais: Atualização dos planos formais ou não, políticas, diretrizes e procedimentos; Procedimentos de qualidade, auditorias, listas de verificação, instruções de trabalho, regras gerais em diversas áreas; Requisitos de comunicação, gerenciamento de questões e defeitos, controles financeiros e tratamento de riscos.

Como vimos, a comunicação em projetos tem que ser tratada como as demais gestões (custos, riscos, escopo, integração). Um permanente facilitador para obtenção de sucesso em projetos. Trata-se de uma gestão bastante crítica, pois, se desprezada ou negligenciada, pode produzir onerosos retrabalhos, arruinar cronogramas, aumentar os riscos e custos.

 

Fontes de Consulta

 

Referências Bibliográficas

  • CHAVES, Lúcio Edi; [et al.]. Gerenciamento da comunicação em projetos, 2ª Edição. São Paulo: FGV, 2010.
  • Lupetti, Marcelia. Gestão Estratégica da Comunicação Mercadológica. 2ª Edição. Brasil: Cengage, 2013.
  • PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. A Guide to the project Management Body of Knowledge (PMBOK GUIDE). Fifth Edition. Pennsylvania: PMI, 2013.