Vocês sabiam que o fluxograma é uma das muitas ferramentas de qualidade contribuindo para a gestão e que ajudam a otimizar o gerenciamento de processos / projetos através de uma representação esquemática?

 

História do fluxograma

O primeiro fluxograma, ferramenta que auxilia na gestão de processos e projetos, foi introduzido na década de 1920 pelo casal de engenheiros Lilian e Franklin Gilbreth quando buscavam facilitar o entendimento e visualização de processos industriais da época. Logo passou a ser utilizado também pelos teóricos da Administração Cientifica e vem sendo usado como auxilio para tomadas de decisões até os dias atuais.

A importância do fluxograma

Segundo Souza (2001), o fluxograma é uma ferramenta fundamental tanto para o planejamento (elaboração do processo) como para o aperfeiçoamento (análise crítica e alterações) do processo, pode ser utilizado no planejamento de projetos, na documentação de processos, no estudo de melhorias de processos, no desenvolvimento da comunicação entre as pessoas envolvidas na execução e compreensão de como o processo é executado.

É utilizado através de representações gráficas que se utiliza de símbolos previamente estabelecidos, permitindo a descrição precisa e clara do sequenciamento dos processos.

A ferramenta é muito utilizada pois contribui de forma impactante na gestão de um processo e/ou projeto. As principais vantagens na utilização do fluxograma são:

  • Facilitar a visualização do processo/projeto como um todo
  • Identificar oportunidades que contribuam para otimização do processe
  • Identificar riscos, falhas e processos que não agregam valor
  • Ajuda na elaboração das atividades e tarefas
  • Contribui para um melhor entendimento do processo de todos os membros da equipe

Porém a ferramenta também pode apresentar desvantagens se não estiver muito bem elaborada, tais como:

  • Tomada de decisão errada por falta de clareza
  • Não identificação de possíveis informações relevantes
  • Oferece riscos para a concretização dos processos
  • Duplicidade de processos

Portanto para que a utilização de um fluxograma seja um fator crítico de sucesso na gestão de projetos/processos, é essencial que responsáveis pela sua elaboração os conheça totalmente.

Descrição do Fluxograma

O fluxograma é formado por 3 etapas: Entradas ou inputs que são os assuntos/ informações que serão usados durante o planejamento; o processamento, ações que englobam todas as operações e por fim as saídas ou outputs, que são os resultados gerados durante os processos.

Cada tarefa do processo deve ser descrita dentro de um símbolo, contribuindo para a identificação do que deverá ser feito.

É importante que a organização defina uma padronização quanto ao uso de símbolos, pois facilitará na compreensão por partes das pessoas envolvidas.

WhatsApp Image 2017-05-05 at 10.14.55

Figura 1 : Padrão símbolos fluxograma / Fonte: http://pontoabc.com/fluxogramas-o-que-sao-para-que-servem.html

Para a realização de um fluxograma bem elaborado deve-se seguir os seguintes passos:

  1. Definir os componentes de um processo
  2. Definir os escopo do processo
  3. Colocar cada processamento na ordem em que ocorrem
  4. Desenhar símbolos correspondentes para cada etapa do processo
  5. Ligar, através de setas, os processamentos em sequência adequada

Tipos de fluxograma

Existem diversos tipos de fluxograma, mas os principais que são utilizados nas organizações hoje em dia são: Fluxograma de processo simples, que é utilizado normalmente para representação de rotina simples e mostra as relações entre as fases e necessidades básicas de qualquer processo. E o fluxograma funcional, que mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas por onde ele flui, nele é possível identificar os responsáveis por cada fase e nos mostra gargalos do processo.

WhatsApp Image 2017-05-05 at 10.14.51

Figura 2: Fluxograma simples / Fonte: http://pontoabc.com/fluxograma-como-fazer-no-excel-2007.html

Esta ferramenta de qualidade é muito utilizada em qualquer área hoje em dia. Podemos vê-la facilmente no setor de vendas online de uma empresa, onde todas as etapas do processo são descritas em um fluxograma e através dele é possível acompanhar o caminho correto que deve ser seguido.

WhatsApp Image 2017-05-09 at 11.42.35

Figura 3: Fluxograma de uma venda online / Fonte: http://slideplayer.com.br/slide/8303898/

O fluxograma, portanto, é uma ferramenta de análise que é utilizado para facilitar o entendimento  e a sequência das atividades que ocorrerão, seja em um processo ou para a resolução de algum problema, podendo identificar operações gargalos, possíveis riscos, possíveis oportunidades, ajudando assim, os gestores em suas tomadas de decisões, contribuindo para otimização de resultados da organização.

 

Referências Bibliográficas

http://www.citisystems.com.br/fluxograma/. Acessado em Maio de 2017

http://www.ferramentasdequalidade.org/fluxograma/. Acessado em Maio de 2017

PEINADO,  Jurandir; GRAEMIL, Alexandre Reis. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP 2007.

SLACK, Nigel et al. Administração de Produção. São Paulo: Atlas, 2002.