Controlar as Comunicações

Anúncios

Como um gerente de projetos consegue garantir que todas as informações sejam passadas às partes interessadas do projeto, no tempo certo, de modo que decisões corretivas sejam tomadas rapidamente? E como entender isso de forma fácil e sem embromação?

 

Quantas vezes pegamos um livro para estudar, com centenas de páginas para ler e um vocabulário super formal, que chega a cansar a vista? Quantas vezes só queremos encontrar um artigo onde o assunto que procuramos esteja explicado de forma fácil, simples e, de preferência, com exemplos? Difícil, né? Bem, seus problemas acabaram! Nesse post, pretendo explicar de uma forma desprovida de formalidade escrita, um dos novíssimos processos do famoso Guia “bíblia” PMBOK 5ª edição, controlar as comunicações.

Comunicação? Importante para tudo, mas se ocorrer uma má comunicação????

A falha da comunicação está entre os 10 problemas mais freqüentes de um projeto, causando ou ajudando no fracasso dele, por que? O gerente de projetos passa a maior parte do tempo se comunicando com os stakeholders, imagina se essa comunicação for passada de forma incorreta, com ruídos, em um tempo inverso aos acontecimentos, informações sendo passadas para pessoas erradas ou, até mesmo, sendo esquecidas de serem passadas. Complicado. É preciso se comunicar com eficácia e clareza, sempre que necessário, para evitar problemas no projeto e aplicar, antes que aconteça algum desastre, medidas corretivas.

Abaixo segue uma imagem bem legal, mostrando como a falha na comunicação pode prejudicar a construção de um simples balanço na árvore – imagina se fosse um prédio!

Figura 1 – Treinamento Baseado PMBOK como implantar gerenciamento de escopo – Aula 2 / Fonte: http://gpsenior.blogspot.com.br/2013/12/treinamento-baseado-pmbok-como.html

Ficou desesperado? Não sabe como controlar as comunicações do seu projeto? Calma! O Guia “bíblia” PMBOK 5ª edição vai ajudar você.

Em primeiro lugar, vamos abordar a área de conhecimento onde o processo controlar as comunicações faz parte: o gerenciamento das comunicações do projeto.

Citando o nosso amigo Guia PMBOK, “o gerenciamento das comunicações do projeto é um grupo de processos com a finalidade de planejar, coletar, criar, distribuir, armazenar, recuperar, gerenciar e monitorar as informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada”. Isso quer dizer que serão utilizados diversos processos na comunicação, para torná-la extremamente eficiente no projeto. A comunicação terá um gerenciamento durante toda vida do projeto, para ser utilizada da melhor forma possível.

Devemos sempre lembrar que pessoas são diferentes, stakeholders são diferentes, com culturas diferentes, personalidades diferentes, conhecimentos diferentes, muitos querem algo em um projeto mas não sabem os riscos, as vezes o que uns querem, outros não querem e, a comunicação eficaz é muito importante, pois destrói barreiras e cria uma ligação entre os stakeholders, e isso ajuda no desenvolvimento saudável do projeto, por isso, o principal objetivo dessa área é alinhar as partes interessadas, para atender os objetivos do projeto, garantindo que as informações do processo passem por um fluxo eficaz, ligando pessoas as informações necessárias para uma comunicação bem-sucedida. Formal demais? Desculpa.

Dentro da área também vemos formas diferentes de se comunicar e de habilidades, mas, para facilitar, resolvi fazer duas tabelinhas rápidas com essas informações (figuras 2 e 3).

 

Figura 2 – Atividades de comunicação / Fonte: autoria – dados utilizados do guia PMBOK 5ª edição.

Figura 3 – Habilidades de comunicação / Fonte: autoria – dados utilizados do guia PMBOK 5ª edição.

Ainda falando da área de gerenciamento das comunicações, não podemos deixar de explicar, só um pouquinho, do processo de monitorar e controlar. Por acaso, você já viu algum projeto, mas um projeto que tenha dado certo, em que não tenha ocorrido o processo de monitoramento e controle? acho que não. É de extrema importância para qualquer projeto que ocorra esse processo, pois ele se torna um conjunto de atitudes que vão analisar e acompanhar o andamento do projeto, com o intuito de identificar os seus problemas no momento certo, o que precisa ser mudado ou melhorado e aplicar as devidas correções, para controlar a execução do projeto.

Figura 4 – Falha no monitoramento e controle dos projetos / Fonte: http://pmkb.com.br/artigo/falha-no-monitoramento-e-controle-dos-projetos/

Esse processo ajuda, e muito, o gerenciamento de projetos. Além dele poder ser medido e analisado regularmente, ele também possui informações sobre as áreas que devem possuir maior atenção, controla todo o esforço do projeto e coordena as fases que precisam de ações corretivas ou preventivas.

Finalmente, entramos no foco: controlar as comunicações.

Figura 5 – Controlar as comunicações / Fonte: autoria. Dentro da área de gerenciamento das comunicações do projeto, existem 3 processos (figura 6):

Figura 6 – Gerenciamento da comunicação no projeto / Fonte: http://slideplayer.com.br/slide/2920907/

Não tem muito mistério, como já dizia o guia “bíblia” PMBOK, “é o processo de monitorar e controlar as comunicações no decorrer de todo o ciclo de vida do projeto, para assegurar que as necessidades de informação das partes interessadas do projeto sejam atendidas”. É nesse processo que são garantidos, aos stakeholders, que todas as informações necessárias serão passadas a eles, no momento certo e a tempo de ações preventivas, corretivas e melhorias serem feitas.

Definitivamente, não adianta um gerente de projetos fazer um projeto para si mesmo, pois, obviamente, o projeto é para os seus stakeholders. Deve-se interagir e verificar se aquilo que está sendo criado ou executado é realmente aquilo que eles querem e, caso não seja, solucionar da melhor maneira possível. Se por algum motivo, algo teve que ser alterado no projeto, todas as informações devem ser passadas às partes interessadas, no momento certo, pois, caso seja preciso, medidas rápidas poderão ser tomadas.

As comunicações devem ser controladas para que todas as partes interessadas recebam as informações que precisam, que tenham suas necessidades atendidas e que, caso ocorra algum problema no meio do caminho, soluções possam ser tomadas com mais rapidez e facilidade. Com isso, podemos afirmar que, o seu principal objetivo – que rufem os tambores – é um perfeito fluxo das informações, em todos os momentos, entre as partes interessadas.

Figura 7 –  Controlar as comunicações / Fonte: https://escritoriodeprojetos.com.br/controlar-as-comunicacoes

Uma parte bem interessante do processo de controlar as comunicações é que ele consegue obter interação com os outros processos! Isso mesmo! Ele interage com o processo de planejar o gerenciamento das comunicações e/ou gerenciar as comunicações (figura 8), que pode ser de natureza continua. O guia PMBOK também fala que, “elementos de comunicação específicos, tais como questões ou principais indicadores de desempenho (por exemplo, cronograma, custos e qualidade reais versus planejados) podem acionar uma revisão imediata, enquanto outros não. O impacto e as repercussões das comunicações do projeto devem ser cuidadosamente avaliados e controlados para assegurar que a mensagem correta seja entregue à audiência correta, no tempo certo”.

Figura 8 – Projetos e comunicação / Fonte: http://docplayer.com.br/1338383-Master-in-project-management.html

Entramos agora na parte final do post, onde falaremos das entradas, ferramentas e técnicas e saídas do processo controlar as comunicações (figura 9). Esses itens que acabei de citar seriam um conjunto de atividades desse processo, como um passo a passo. Dando um exemplo fácil, como prometi, é como construir uma caixa de madeira, você está usando ferramentas e técnicas, como um martelo, régua, lápis, entre outros, para transformar as entradas da matéria-prima na saída de uma caixa de madeira. Só que, nesse caso, não seria com uma caixa de madeira, e sim com o controle das comunicações.

Figura 9 – Controlar as comunicações: entradas, ferramentas e técnicas e saídas / Fonte: http://docplayer.com.br/1338383-Master-in-project-management.html

Vamos lá! De acordo com a figura 9,  existem 5 entradas no processo de controlar as comunicações.

A primeira é o Plano de Gerenciamento de Projeto, que é um documento onde será escrito como o projeto será executado, controlado, monitorado e encerrado. Simples assim. A função desse plano é passar informações valiosas para o processo controlar as comunicações, mas quais são essas informações? São os requisitos de comunicação das partes interessadas, os motivos da distribuição da informação, os intervalos de tempo e freqüências para a distribuição da informação e quais as pessoas responsáveis por transmitir e receber a informação.

A segunda entrada é a Comunicação do Projeto, que possui um conjunto de atividades que monitoram, analisam e liberam as comunicações e informações às partes interessadas. Dentro de um projeto, a comunicação pode vir de vários lugares e fontes  diferentes, pois nos comunicamos com diversas partes interessadas o tempo todo e, consequentemente, as mensagem passadas entre elas apresentam níveis, formalidades e formatos diferentes. As comunicações podem incluir o andamento das entregas, o progresso do cronograma, os custos incorridos do projeto, entre outros.

A terceira entrada é o Registro das Questões, um documento que serve para documentar e monitorar algumas questões que aparecem no decorrer do projeto. Esse documento é de grande ajuda no processo de controlar as comunicações, pois nele estão registradas todas as informações das questões anteriores e suas resoluções, que podem ser usadas como um apoio ou base para as comunicações que ainda serão entregues.

A quarta entrada são os Dados de Desempenho do Trabalho, que são informações do real desempenho do projeto. Por exemplo, as atividades que foram iniciadas, o progresso das atividades, entre outras. Esses dados podem incluir detalhes sobre quais comunicações foram realmente executadas, feedback sobre a comunicação, a eficácia das comunicações, entre outros.

A quinta e ultima entrada são os Ativos de Processos Organizacionais, que são, de acordo com o guia “bíblia” PMBOK,  “os planos, processos, políticas, procedimentos e as bases de conhecimento específicas da organização e por ela usados”. Traduzindo, é um conjunto gigante de várias coisas que a organização possui e vai usar na hora de gerenciar o projeto. Como eles influenciam o processo de controlar as comunicações? Com modelos de relatórios, tecnologias de comunicação específica, meios de comunicação permitidos, requisitos de segurança, entre outros.

Espero que todos tenham entendido as entradas do processo. Espero de verdade! Agora,  vamos falar das 3 ferramentas e técnicas do processo de controlar as comunicações.

A primeira são os Sistemas de Gerenciamento de Informações. Com certeza você deve saber ou já deve ter ouvido falar a respeito de um sistema de gerenciamento de informação. Quase todas (99,9999%) as empresas do mudo possuem um sistema desse. Ele nada mais é do que um belíssimo sistema integrado que coleta, armazena e distribui informações, utilizando um conjunto de ferramentas, a todas as partes interessadas do projeto. Por ser um sistema integrado, permite a utilização de dados de outras áreas e facilita o envio de relatórios às partes interessadas, gerando tabelas, gráficos e até informações de desempenho do projeto.

A segunda é a Opinião Especializada, que é a utilização de grupos, organizações ou profissionais, que possuam conhecimentos e treinamentos especializados na área, para dar “opiniões” para a equipe do projeto. É necessário uma opinião especializada, pois a equipe precisa que sejam avaliados os impactos das comunicações do projeto, as melhorias no processo de comunicação, entre outros. Entretanto, é o gerente de projetos, em acordo com a equipe, quem determina as ações necessárias para assegurar que a mensagem certa chegue na pessoa certa, na hora certa.

A terceira e última são as Reuniões e, quem não adora uma reunião de trabalho? As reuniões são bastante úteis no processo de controlar as comunicações, pois são momentos específicos de comunicação que facilitam o diálogo das equipes, atualizando e informando o desempenho, e das partes interessadas, atendendo as suas necessidades de informações. Essas reuniões podem ser online ou presencial, em qualquer local do mundo.

Entramos agora na última parte do processo controlar as comunicações e falamos das 5 saídas.

A primeira saída são as Informações Sobre o Desempenho do Trabalho, que são dados coletados de desempenho do trabalho que, organizados, mostram às partes interessadas o progresso do projeto, nos mínimo detalhes. Também ajudam nas tomadas de decisões, ações corretivas, entre outros. O controle das comunicações age verificando se a comunicação está acontecendo de forma correta.

A segunda saída são as Solicitações de Mudanças. No processo de controlar as comunicações, muitas coisas acabam precisando ser ajustadas e corrigidas e, como resultado, solicitações de mudanças são geradas. As solicitações são processadas através do processo de Realizar o controle integrado de mudanças e, provavelmente, vão fazer com que o plano seja reajustado, feitas novas estimativas de custos, de cronograma, ações preventivas, enfim, novas mudanças.

A terceira saída, as Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto, possuem uma ligação com o que acabamos de falar na segunda saída. Trata das mudanças que vão ou podem ocorrer no gerenciamento do projeto. Por exemplo, se o processo de controlar as comunicações realmente precisa de mudanças, o plano de gerenciamento das comunicações vai precisar mudar e isso pode acontecer em outros planos, como o plano de gerenciamento dos recursos humanos.

A quarta e penúltima saída são as Atualizações nos Documentos do Projeto e, como o nome já diz, são atualizações que acontecem nos documentos do projeto. Por exemplo, podemos atualizar um relatório de desempenho, previsões, registro das questões, etc.

A quinta e última saída são as Atualizações nos Ativos de Processos Organizacionais e, como o nome também já diz, são atualizações nos ativos de processos organizacionais, como formatos de relatórios e documentação de lições aprendidas. Esses poderão ser guardados em um banco de dados contendo todas as informações e lições aprendidas no decorrer do projeto.

Vocês lembram que antes de iniciar as explicações das entradas, ferramentas, técnicas e saídas eu dei um exemplo dessas atividades utilizando uma caixa de madeira? Então, com a comunicação é ainda mais fácil! Vamos imaginar que você é o gerente do projeto para construir a caixa de madeira, ok? Suas partes interessadas esperam que você comunique o andamento do projeto, que passe as informações e o progresso do projeto, que se comunique! O gerente precisa controlar as comunicações, para que as informações sejam passadas às pessoas certas, na hora certa. Mas, para isso, você precisa saber para quem se reportar, correto? Com quem devo falar? De quanto em quanto tempo devo me reportar aos stakeholders? Quais são os requisitos de comunicação das partes interessadas? É ai que utilizamos a entrada Plano de Gerenciamento do Projeto, que fornece ao processo de controlar as comunicações informações valiosas para responder a questões como essas.

No decorrer do projeto, a caixa de madeira está sendo construída pelo setor responsável. Porém, de acordo com os gráficos apresentados, o projeto estava atrasado e o desempenho havia caído em relação a última coleta de dados de desempenho do trabalho, levando a um atraso na entrega do projeto. Nesse momento, o gerente precisa comunicar às partes interessadas o atraso do projeto e conversar com a equipe o desempenho do trabalho. Entretanto, uma parte da equipe está na empresa e outra está com você no cliente e, um dos clientes, esta em Miami. Oh my god! Para isso, realizaremos uma reunião, que é uma Ferramenta e Técnica do processo de controlar as comunicações. Além de ser o ambiente mais adequado para conversar com uma equipe e/ou partes interessadas, uma reunião pode ser feita online e de qualquer lugar do mundo. No problem. O importante é que a informação chegue para as pessoas certas, na hora certa.

Depois que o gerente se comunicou com a equipe e com as partes interessadas do projeto, identificou a necessidade de ajustar e corrigir atividades desenvolvidas na fabricação da caixa de madeira e, como resultado dessa análise, resolveu fazer solicitações de mudanças, que é uma saída do processo controlar as comunicações, mas é realizada através do processo Realizar o controle integrado de mudanças. Seqüência de atividades foram revisadas, novas datas de cronogramas foram alinhadas e ações para um desempenho esperado foram tomadas.

Com isso, chegamos ao final desse post, tendo em mente a importância de controlar as comunicações e como esse processo é importante para o gerenciamento de um projeto.

Referências Bibliográficas:

PMI. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos. Guia PMBOK 5ª edição – EUA: Project Management Institute, 2013. Acesso em: 26 abr. 2017.

Site Wiki Dot. Gerenciamento das comunicações. Disponível em: <http://wpm.wikidot.com/area:gerenciamento-das-comunicacoes>. Acesso em: 26 abr. 2017.

LIMA, Daniella. Os 10 erros mais comuns no gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.devmedia.com.br/os-10-erros-mais-comuns-no-gerenciamento-de-projetos/33419>. Acesso em: 30 abr. 2017.

ALVES, Ana. A comunicação na gerência do projeto. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/101>. Acesso em: 30 abr. 2017.

DUARTE, Daniel. Controlar as comunicações – Ger. das comunicações – Parte 1. Disponível em: <http://linksinergia.com.br/2017/03/20/controlar-as-comunicacoes-p-1/>. Acesso em: 30 abr. 2017.

DUARTE, Daniel. Controlar as comunicações – Ger. das comunicações – Parte 2. Disponível em: <http://linksinergia.com.br/2017/03/27/controlar-as-comunicacoes-p-2/>. Acesso em: 30 abr. 2017.

 

 

Anúncios

Anúncios