O que é PDCA? De onde surgiu? Quem inventou? Como a ferramenta PDCA pode ajudar no processo de melhoria contínua da sua vida pessoal e/ou profissional? Veja sexta-feira no globo repórter ou aqui nesse post.

 

A ferramenta PDCA (do inglês Plan – “Planejar”, Do – “Executar”, Check – “Verificar”, Act – “Agir”) ou Ciclo PDCA como também é conhecido, trata-se de uma metodologia que visa a melhoria constante de processos, produtos e serviços através do planejamento, execução, verificação e correção das falhas encontradas.

 

                Figura 1 – Ciclo PDCA – Fonte: https://www.linkedin.com/pulse/recap-105-deming-cycle-vikram-singh

Mas como podemos aplicar essa ferramenta? Calma… Veremos em breve.

Para entendermos melhor a necessidade desta ferramenta, é importante sabermos como ela surgiu. O controle de qualidade moderno iniciou-se em torno de 1930, nos Estados Unidos da América, através da aplicação do gráfico de controle criado pelo Dr. Walter A. Shewhart em uma empresa de telefonia. Esse controle era utilizado durante o processo de inspeção que se tratava da detecção e correção dos produtos defeituosos, contudo, se fez necessário a realização de estudos onde eram feitas as buscas pela prevenção dos problemas relacionados a qualidade.

Durante a segunda guerra mundial, as aplicações de ferramentas voltadas a qualidade aumentaram em larga escala. Sua utilização nas indústrias viabilizava a produção de equipamentos militares em grande quantidade, com menor custo e com maior qualidade, atendendo assim a demanda durante o período da guerra. Na década de 1950, o estatístico W Ewards Deming, refinou o controle realizado por Shewhart e desenvolveu a ferramenta para que pudesse ser realizada de forma sistemática, garantindo a melhoria contínua dos processos, que hoje conhecemos como PDCA.

Para uma melhor compreensão da metodologia PDCA, dividiremos a explicação nas quatro etapas em que ela é composta:

Planejar (P): Esta é a primeira etapa do ciclo onde o processo a ser trabalhado é desenhado e analisado. Nesta fase, ressalta-se o estabelecimento de objetivos e metas, os caminhos que deverão ser percorridos e as ferramentas e métodos a serem utilizados para alcançar esses objetivos.

Executar (D): Alguns autores dividem essa etapa em execução do planejamento feito na primeira etapa e treinamento dos participantes envolvidos no processo. É importante que ocorra uma coleta de dados e informações durante a execução, a fim de analisá-los posteriormente.

Checar ou Verificar (C): Com a coleta dos dados feitos na etapa anterior, será possível identificar se o processo aconteceu de acordo com o planejado. Verifica-se a ocorrência de anomalias durante a execução do projeto e as possíveis tratativas que deverão ser realizadas para eliminação e/ou mitigação dos problemas.

Agir (A): Nesta última fase do ciclo, aplica-se todas as tratativas levantadas na etapa anterior, aprimora-se todas as correções e analisa as melhorias proporcionadas pelo planejamento realizado.

Após “girar” o ciclo PDCA, um novo planejamento deverá ser realizado, buscando garantir que as melhorias realizadas no ciclo anterior se mantenham.  Feito isso, o responsável pela melhoria do processo poderá realizar diversos ciclos buscando a melhoria de cada ponto do processo, otimizando cada vez mais os recursos envolvidos e buscando maiores retornos.

Esta ferramenta é bem conhecida no mundo corporativo quando o assunto é melhoria de processos, entretanto, a ferramenta pode ser útil também para a vida pessoal, afinal, nossa vida é composta por diversos processos.

Para a aplicação do PDCA, antes de tudo, é necessário definir um objetivo de forma clara e simples. Vou utilizar um exemplo bastante comum em nosso dia-a-dia: meu objetivo é aproveitar melhor o tempo para estudar. Pronto, temos um ponto de partida!

Após definir seu objetivo, é necessário começar a fazer questionamentos sobre o seu objetivo, por exemplo: como faço para atingir meus objetivos? O que eu preciso ter para alcançá-lo? Quando pretendo alcançá-lo? Eu tenho capacidade? Preciso ter capacidade? Quais capacidades? Será que escutando um audiobook durante minha ida ao trabalho, eu vou aproveitar melhor meu tempo? Será que escutar um determinado gênero musical enquanto estudo, auxilia a aumentar a velocidade da leitura? Quem poderá me ajudar a alcançar o meu objetivo? Existe alguém que possa me ajudar? Será que existe treinamento para ler mais rápido? Este é o momento de “Planejar”! É o momento de definir prazos, metas, ser criativo e imaginar diversos cenários.

Depois de planejar, vem a segunda etapa do ciclo: “Executar”. Esta é a etapa mais difícil do PDCA – principalmente para nós brasileiros procrastinadores – e onde a maioria possui uma performance negativa. Nesta fase, é necessário que o indivíduo seja disciplinado e esteja convicto de fazer o máximo do que foi planejado para alcançar o objetivo. Uma dica é focar na execução para atingir as metas de curto prazo e com mais urgência, e paralelamente, trabalhar com sistema de recompensas e punições simples, por exemplo: se eu conseguir terminar de ler o livro X até o final de semana, na outra poderei assistir um episódio do seriado que gosto, caso contrário, além do livro, terei que ler um artigo sobre uma das matérias que estou cursando na faculdade.

A terceira etapa, conhecida como “Verificação”, exige uma boa análise crítica de quem está aplicando a metodologia PDCA. Este é o momento de validar tudo que aconteceu durante a primeira e a segunda etapa, separando sucesso, o insucesso e as perdas de oportunidades (tudo aquilo que você descobriu ou se lembrou após o planejamento, porém não aplicou). É o momento de olhar minunciosamente as causas e efeitos de cada ação executada e planejada.

Agora teremos a quarta e última etapa?

– Sim e não!

– Como assim!?

– …

Na quarta etapa “Agir”, devemos atuar nas correções dos insucessos analisados anteriormente, propondo novas soluções ou garantindo que nunca mais se repita. Caso alguma etapa do planejamento ou execução teve sucesso, devemos procurar mantê-la dentro do processo. Feito isso, voltaremos para a primeira etapa do projeto e começaremos um novo ciclo levando em consideração tudo o que foi aprendido no primeiro, e assim sucessivamente.

Entendeu agora por que não era a última etapa!? O ciclo PDCA visa melhoria contínua, ou seja, está sempre sendo utilizado!

– Então deveria se chamar PDCAPDACPDCAPDCAPDCA!?

Em suma, podemos aplicar a lógica do PDCA em quase tudo, no entanto, é necessário refletir bastante sobre cada etapa para conseguir gerar um bom resultado. Aconselho pesquisarem outros exemplos e ferramentas complementares para entenderem melhor as diversas formas de pensar e utilizar a ferramenta.

REFERÊNCIAS

CIRIBELI, JP.; PIRES, V. A.; DIAS, F. M. G. S – O PDCA COMO METODOLOGIA DE INDICADOR DE DESEMPENHO: uma análise das equipes da empresa ENERGISA – VIII Convibra Administração – Congresso Virtual Brasileiro de Administração – www.convibra.com.br. 2011.

LEONEL, H. P.. Aplicação Prática da Técnica do PDCA e das Ferramentas da Qualidade no Gerenciamento de Processos Industriais para melhoria e manutenção de resultados, 2008.76p.(Monografia) – Universidade Federal de Juiz de Fora, 2008.

NASCIMENTO, A. F. G. A utilização da metodologia do ciclo PDCA no gerenciamento da melhoria contínua. Monografia apresentada à Faculdade Pitágoras – Núcleo de pós-graduação e ao Instituto Superior de Tecnologia. MBA em Gestão Estratégica da Manutenção, Produção e Negócios