Os projetos, por definição, são únicos e apresentam resultados únicos. Desta forma, muitos pensam que adotar a ferramenta “Lições Aprendidas” pode ser ineficaz. Porém, projetos podem apresentar erros em comum. Por isso, é aconselhável que as organizações possuam um banco de dados, contendo as lições aprendidas e que este esteja disponível a todos os gerentes de projetos, com o intuito de melhorar continuamente os processos.

Antes de definir o que é a ferramenta “Lições Aprendidas”, é preciso entender o que é conhecimento, fator responsável pela aplicação dessa ferramenta.

O conhecimento é um saber adquirido através de experiências, investigações, capacitações e observações. Ele não nasce do vazio, mas, sim, das experiências que se acumulam no cotidiano, através dos relacionamentos interpessoais, das leituras de livros e artigos diversos.

Figura 1 – Fonte: http://yluminarh.com.br/gestao-de-conhecimento/

De acordo com VALERIANO (2015), o conhecimento pode ser classificado em:

  • Conhecimento explícito: é derivado de reuniões, de um organograma, normas, instruções ou procedimentos escritos, livros, artigos, bancos de dados etc., e pode ser apresentado e trocado nesses mesmos meios de comunicação. O conhecimento explícito pode ser lido, ou escrito e falado.
  • Conhecimento tácito: criado, desenvolvido e aperfeiçoado pela mente humana. Pode ser encontrado nas memórias de dirigentes, empregados, fornecedores, clientes etc. É difícil de ser sistematizado, catalogado ou documentado.

Por ser um ativo de extrema importância dentro de uma organização, o conhecimento dá origem ao capital intelectual, que é o conjunto de ativos intangíveis que agrega valor à empresa e é formado por três tipos de capitais, sendo eles:

  • Capital humano: que consiste no valor do conhecimento tácito, constituído do conhecimento acumulado na mente das pessoas.
  • Capital estrutural: conhecimento contido nos procedimentos, processos e rotinas da organização.
  • Capital relacional: conhecimento inerente às partes interessadas: fornecedores, clientes, entre outros.

Agora que já se sabe os conceitos de conhecimento, é possível entender melhor sua relação com a ferramenta “Lições Aprendidas”, utilizada no gerenciamento de projetos.

Figura 2 – Fonte: http://www.blogdaqualidade.com.br/canais-da-comunicacao/

O que é a ferramenta “Lições Aprendidas”?

É o conhecimento adquirido ao longo do projeto, onde deve ser documentado o que ocorreu em cada fase do projeto, com o objetivo de utilizar esse conhecimento para buscar o melhoramento e aperfeiçoamento contínuo das atividades realizadas.

Com base no conhecimento explícito, pode-se identificar a forma com que as Lições Aprendidas devem ser tratadas. Uma equipe de projetos deve se reunir, formalmente ou informalmente, para relacionar os pontos negativos e, também, positivos ocorridos ao final de cada fase do projeto, para que assim os acertos sejam lembrados e para que se possa mitigar erros cometidos, servindo, estes, como lições aprendidas no projeto.

A Figura 3, mostra um exemplo de relatório que a equipe pode utilizar para que as Lições Aprendidas sejam identificadas.

Figura 3 – Relatório de Lições Aprendidas / Fonte: http://pmkb.com.br/artigo/licoes-aprendidas-devem-ser-registradas-e-gerenciadas/

 

Segundo o site PMI SP (Project Management Institute São Paulo), para articular a aprendizagem com as Lições Aprendidas é necessário:

  1. Estudar decisões tomadas no passado e verificar se elas podem ser reutilizadas;
  2. Analisar os erros cometidos no passado com a intenção de evitar que ocorram novamente;
  3. Compartilhar o conhecimento, permitindo que outros possam aprender;
  4. Converter o conhecimento em plano de ação.

Portanto, seguindo as etapas de aprendizagem, permite-se ter um conhecimento prévio dos fatos que podem ocorrer no projeto seguinte e como lidar com eles.

 

Mas você deve estar se perguntando: “Por que relacionar as Lições Aprendidas durante o projeto, e não no encerramento do mesmo? ”

Pelo simples fato de que ao fim de um projeto não será possível se lembrar de todas as ocorrências. Documentar as informações durante o projeto, garante maior efetividade, pois alguma ocorrência que aconteceu no início poderá voltar a ocorrer na metade do projeto, por exemplo. Sendo assim, já tendo sido documentada e discutida uma maneira de corrigir o erro, sabe-se as providências a serem tomadas futuramente.

Mas lembre-se: Quando revisar o projeto, comunicar as Lições Aprendidas aos stakeholders, pois são as partes interessadas no mesmo!

A não utilização das Lições Aprendidas, pode impactar diversos fatores contidos no projeto, como por exemplo: tempo, custo, qualidade, escopo, cronograma, comunicação. Algumas consequências se dão por falhas cometidas, que se repetiram no projeto, algumas delas são: orçamento maior que o previsto, descumprimento de prazos, falha no cronograma, baixa qualidade do serviço etc.

Diante desses riscos, percebe-se que a ferramenta “Lições Aprendidas” é primordial para a melhoria contínua do processo referente ao projeto.

Através das experiências vividas e do conhecimento obtido no decorrer do projeto, será possível identificar as Lições Aprendidas, aperfeiçoando o processo e evitando possíveis riscos causados pela repetição dos erros.

 

Referências Biliográficas

BARBOSA, Luciana Carla Peixoto. Gestão do conhecimento aplicada à gestão de projetos. Disponível em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1842. Acesso em: 15 Mai. 2017.

BÔAS, Rodolfo Vilas. A importância das lições aprendidas no GP. Disponível em: https://pmisp.org.br/gp-na-midia/1729-a-importancia-das-licoes-aprendidas-no-gp. Acesso em: 15 Mai. 2017.

COIMBRA, PMP. Lições aprendidas, aprendendo a se organizar. Disponível em: http://projetoseti.com.br/licoes-aprendidas-aprendendo-a-se-organizar/. Acesso em: 15 Mai. 2017.

PIMENTA, Alex Fabiano. A importância da gestão do conhecimento no cenário atual. Disponível em: http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/1360. Acesso em: 15 Mai. 2017.

PIMENTA, Luiz Cláudio de Faria. Lições aprendidas devem ser registradas e gerenciadas. Disponível em: http://pmkb.com.br/artigo/licoes-aprendidas-devem-ser-registradas-e-gerenciadas/. Acesso em 15 Mai. 2017.

PROJECT BUILDER. A importância de documentar as lições aprendidas no projeto. Disponível em: http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/blog-gestao-de-projetos/a-importancia-de-documentar-as-licoes-aprendidas-no-projeto. Acesso em: 15 Mai. 2017.

SANTOS, Josivan. Palestra: “10 lições aprendidas em projetos de ERP. Disponível em: https://pt.linkedin.com/pulse/palestra-10-li%C3%A7%C3%B5es-aprendidas-em-projetos-de-erp-hcmbok-. Acesso em: 15 Mai. 2017.

TORRES, Adriano. Canais da comunicação. Disponível em: http://www.blogdaqualidade.com.br/canais-da-comunicacao/. Acesso em: 18 Mai. 2017.

VALERIANO, Dalton. Moderno Gerenciamento de Projetos. 2.ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015.

YLUMINARH, Desenvolvimento Profissional. Gestão de conhecimento. Disponível em: http://yluminarh.com.br/gestao-de-conhecimento/. Acesso em: 18. Mai. 2017.

YOUTUBE. VARGAS, Ricardo. Lições Aprendidas. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=7By3W5ZTKtA. Acesso em: 14 Mai. 2017.

YOUTUBE. SME, Dynamic. Lições Aprendidas. Disponível em: https://www.youtube.com/watch?v=LiJSXwc7lgc. Acesso em: 14 Mai. 2017.

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