Riscos e imprevistos podem surgir à qualquer momento em um projeto, porém alguns métodos são utilizados visando uma menor possibilidade de erro para um projeto bem sucedido. Então, questionamos: Fazer um projeto desde o escopo planejando possíveis erros, seria um erro? Em outras palavras: as devidas edições no projeto, devido à riscos, devem ser incluídas antes ou depois do imprevisto?

De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), guia elaborado pelo PMI  (Project Management Institute), a palavra “projeto” se define em “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. O que nos faz perceber a amplitude do assunto em questão.

Quando se trata de projetos, podemos dizer que um objetivo está querendo ser alcançado e precisa se de planejamento para atingir um resultado. Portanto existem diferentes áreas e um universo vasto dentro do gerenciamento de projetos – o que explica o nível de aprofundamento estudado no tema, devido à quantidade de riscos.

 

Mas como funciona um projeto afinal?

Para começar, seguir o ciclo de vida de um projeto é fundamental, que se divide em 5 fases, são elas: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e controle, e Encerramento. Portanto vemos que projetos se caracterizam por serem Temporários, Gerar resultados únicos, e Elaborados progressivamente; o que difere de processos, que têm como características serem Contínuos, Gerar resultados padronizados, e serem Fortemente definidos. Porém, dentro de um projeto temos diferentes grupos de processos que são divididos em áreas de conhecimento, baseado no guia PMBOK, definem 10 áreas: Gerenciamento da Integração, Gerenciamento de Escopo, Gerenciamento de Custos, Gerenciamento de Qualidade, Gerenciamento das Aquisições, Gerenciamento de Recursos Humanos, Gerenciamento das Comunicações, Gerenciamento de Risco, Gerenciamento de Tempo, e Gerenciamento das Partes Interessadas.

E dentro do processo de Gerenciamento de Riscos podemos ter 6 subgrupos: Planejar o Gerenciamento dos Riscos, Identificação de Riscos, Análise Qualitativa de Riscos, Análise Quantitativa de Riscos, Planejamento de Resposta de Risco, e Monitoramento e Controle de Risco.

Risco: “evento ou condição incerta que, se ocorrer, terá um efeito positivo ou negativo sobre pelo menos um objetivo do projeto, como tempo, custo, âmbito ou qualidade” – PMI, PMBOK Guide 2004;

 

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O que é gerenciamento de riscos? Finalidades e conceito / Fonte: Venki (2014)

Então como evitar os riscos negativos em um projeto?

De acordo com o benchmarking realizado em 2009 (Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil), organizado pela PMI no Brasil, eles ressaltam os problemas mais recorrentes enfrentados como sendo cumprir prazos e os limites de custos. E em questão das causas dos problemas vistos em projetos, os 6 maiores foram: problemas de comunicação, mudança constante de escopo, escopo não-definido adequadamente, não-cumprimento dos prazos, concorrência pelos recursos e estimativas incorretas e sem fundamento.

Na gestão de riscos você terá que analisar inúmeras alterações possíveis no projeto. De acordo com Fernando Barbi, PhD em economia (2010), as causas para um projeto falhado são praticamente as mesmas e pode se resumir em 8 potenciais riscos:

  1. Expectativas irrealistas 

Trata se de não planejar além do possível ou ao improvável. Tem que levar em conta a cultura da empresa e as restrições impostas ao projeto, e discutir com profissionais experientes as reais possibilidades.

  1. Planejamento deficiente

Garantir o sucesso de um projeto totalmente em estatísticas não é o mais indicado. Deve se procurar identificar os fatores relevantes e medir qual o possível impacto no resultado final. Evitando com que surjam novos fatores e tenha que haver alguma mudança organizacional, financeira ou estrutural, que faça com que mude o escopo do projeto.

  1. Falha no controle de desempenho

Procurar com prioridade manter o desempenho da equipe do projeto, e de interessados que afetam no resultado, incluindo os stakeholders, é uma forte arma em qualquer projeto.

  1. Falta de liderança efetiva

“A verdadeira liderança é inspiradora e viral: Um bom líder acaba criando um ambiente propício ao surgimento de novos líderes a sua volta” Lê se: ter a liderança de criar uma organização forte, que mantenha o nível profissional alto e que traga bons resultados sempre.

  1. Falta de skills dos membros do time de projeto

Manter profissionais competentes e bem treinados que saibam agir e reagir bem em um meio ambiente profissional e à situações delicadas ou complicadas.

  1. Falta de motivação do time e dos interessados

Se você é o responsável e líder do projeto, gerenciar sua equipe/influenciados consiste, principalmente, em mantê-los motivados sempre se você visa a obtenção de um melhor, ou mais rápido, resultado.

  1. Falta de apoio dentro da organização 

Mostrar incentivo por meio de uma figura com uma força política alta dentro da organização mostrando a importância do projeto ou cobrando a atenção necessária.

  1. Falta de recursos 

Planejar e tentar se anteceder à qualquer tipo de imprevisto financeiro, nesse caso analisando a situação política e econômica, por exemplo.

 

A importância do gerenciamento de riscos decorre exatamente pela possibilidade do acontecimento do improvável, que vá alterar o resultado esperado, influenciando no alcance do objetivo previamente necessitado.

Para todos os casos, dependendo do projeto, os riscos podem ser maiores ou menores, mas existem em todo projeto, a variável é conseguir se anteceder à ele ou não. Existem riscos e as causas dos mesmos como mostrado acima, logo, de acordo com Pulse of the Profession overview (2017), estar à frente de qualquer imprevisto é um ponto crucial para o sucesso de qualquer projeto. Tomar todas as decisões necessárias que venham evitar problemas pode ser a única solução que evite um projeto falho, até mesmo que não alcance o objetivo financeiro as vezes, dependendo do risco, se anteceder ao erro com ações é o mais indicado para controlar despesas futuras. Pois em termos de gerenciamento de projeto, contar com a sorte pode ser o maior risco que você irá enfrentar.

Portanto, um ótimo planejamento pode acarretar em um projeto bem sucedido sim, mas estar preparado para possíveis riscos é a chave do sucesso.

 

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A sua chave para o sucesso / Fonte: blogSbcAdmin (2014)

 

Referências Bibliográficas: 

BARBIFernando – Porque falham os Projetos? – Disponível em: http://www.gestaodeprojeto.info/porquefalham – Acesso em: 2009

ESPINHA, Roberto – Gestão de Projetos: O que é e para que serve? – Disponível em: http://artia.com/blog/gestao-de-projetos-o-que-e-para-que-serve/  – Acesso em: 14 de fevereiro de 2017

Estudo de Benchmarking em Gerenciamento de Projetos 2009, Project Management Institute – Chapters Brasileiros – Disponível em:  http://gruporh.blogspot.com.br/2010/10/benchmarking-em-gerenciamento-de.html – Acesso em: março de 2017

https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx  – Acesso em: março de 2017

https://pt.wikipedia.org/wiki/Gerenciamento_de_riscos_do_projeto  – Acesso em: março de 2017

http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/conhecimentos/o-que-e-gestao-de-projetos-e-para-que-serve  – Acesso em: março de 2017

PULSE OF THE PROFESSION 2017 – Disponível em: http://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017  – Acesso em: março de 2017

 

 

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