Milhares de projetos são gerenciados nas organizações em torno do globo. Neste contexto, torna-se imprescindível o uso de boas práticas em gerenciamento de projetos.

A melhoria contínua apresenta atualmente uma ligação permanente em negócios que renovam ou implantam suas estratégias e objetivos, aperfeiçoando produtos e processos como um processo sem fim para alcançar avanços, a fim de obter  vantagem competitiva no mercado onde lutam pela sustentabilidade ou reforço da sua posição.

Uma de suas ferramentas é o ciclo PDCA, uma ferramenta de gestão que tem como objetivo promover a melhoria da qualidade do gerenciamento do projeto e também a qualidade do produto do projeto,  por meio de um circuito de quatro ações: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Planejar

Na fase do planejamento são estabelecidos os objetivos, as metas do ciclo e os indicadores de desempenho, podendo ser qualitativo ou quantitativo, capaz de captar informações relevantes sobre a evolução do projeto observado para verificar se o objetivo final está sendo mesmo alcançado. Ferramentas auxiliadoras como Diagrama de Ishkawa, Gráfico de Pareto, brainstorming e 5W2H poderão ser muito úteis nesta fase, para dar suporte à tomada de decisões. Deve-se lembrar que a fase de planejamento é sempre a mais complexa e a que exige mais esforços, assim como é também nessa etapa que se dá o desenvolvimento do plano de ação, isto é, o encadeamento de ações necessárias para que o objetivo seja cumprido.

Fazer

Nessa fase, o plano de ação é colocado em prática segundo o que foi planejado, cuidando para que não haja nenhum tipo de desvio pelo meio do caminho. Antes de iniciar a fase de execução é preciso educar e treinar todos os envolvidos no processo para garantir que todos estejam comprometidos e tudo saia conforme o planejamento realizado na fase anterior. Somente uma equipe capacitada é capaz de agir de maneira alinhada e ter foco nos objetivos corretos.

Checar

Nessa fase é preciso fazer um monitoramento sistemático de cada atividade elencada no plano de ação e comparar o previsto com o realizado, identificando gaps que podem ser sanados em um próximo ciclo, assim como oportunidades de melhoria que podem ser adotadas futuramente. É de suma importância que haja o suporte de uma metodologia estatística. Assim, é possível evitar erros e poupar tempo e recursos. A análise realizada na fase “checar” mostrará se os resultados estão de acordo com o que foi previamente planejado ou se é necessário ajustar o caminho.

Agir

Caso algo não tenha saído como planejado, é hora de agir corretivamente sobre os pontos que impossibilitaram o alcance de todas as metas estipuladas. Com a análise de dados completa, é preciso passar para a realização dos ajustes necessários, corrigindo falhas, implantando melhorias imediatas e fazendo com que o Ciclo PDCA seja reiniciado, visando aprimorar ainda mais o trabalho da equipe, conforme a figura 1 abaixo.

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Figura 1 – Ciclo PDCA / Fonte: http://www.venki.com.br/blog/o-que-e-ciclo-pdca/

O intuito é ajudar a entender não só como um problema surge, mas também como deve ser solucionado, focando na causa e não nas consequências. Uma vez identificada a oportunidade de melhoria, é hora de colocar em ação atitudes para promover a mudança necessária e, então, atingir os resultados desejados com mais qualidade e eficiência. Esse método de análise e mudança de processos parte do pressuposto de que o planejamento não é uma fase estanque — ou seja, não acontece uma única vez —, tampouco é absoluta. Por isso, no decorrer do projeto pode ser preciso mudar o planejamento. E o Ciclo PDCA ajuda a fazer exatamente esse controle, que é contínuo, contribuindo para que cada processo se desenvolva da melhor maneira possível.

Por ser uma ferramenta fácil e bastante intuitiva, o Ciclo PDCA pode ser aplicado a praticamente qualquer tipo de projeto, dos mais simples aos mais complexos, já que ajuda a direcionar a equipe para o desenvolvimento de melhorias contínuas. Com isso, você aumenta a eficiência dos processos e obtém uma maior produtividade por parte do time, garantindo um aprendizado maior durante a execução das atividades que contribui para o desenvolvimento pessoal e profissional da equipe, desenvolvendo projetos com muito mais agilidade e destreza e reduzindo os custos operacionais da empresa, impactando diretamente no orçamento de cada projeto.

O uso do ciclo PDCA pode garantir um diagnóstico apurado sobre os processos e tratar das falhas e soluções que devem ser aplicadas durante o andamento do projeto. O uso desta ferramenta de qualidade é uma maneira eficaz e efetuar o controle dos processos e obter melhorias.

 

Referências Bibliográficas:

NEVES, Sandra et al. Melhoría contínua em gestão de projetos: análise em uma incubadora de base tecnológica. Disponível em: http://www.abepro.org.br/biblioteca/enegep2009_TN_STO_095_646_13060.pdf. Acesso em: 27 mar. 2017.

PRINCIPE, André. Melhoria contínua sob a ótica de gestão de projetos no PMBOK. Disponível em: http://gmc-fep.blogspot.com.br/2015/02/melhoria-continua-sob-otica-da-gestao.html. Acesso em: 25 mar. 2017.

PROJECTBUILDER. Ciclo PDCA: Uma ferramenta imprescindível ao gerente de projetos!. Disponível em: http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/pratica/ciclo-pdca-uma-ferramenta-imprescindivel-ao-gerente-de-projetos. Acesso em: 26 mar. 2017.

VENKI. Entenda o que é ciclo PDCA e como aplicá-lo na gestão da melhoria e qualidade na sua empresa. Disponível em: http://www.venki.com.br/blog/o-que-e-ciclo-pdca/. Acesso em: 26 mar. 2017