Conheça uma das mais importantes ferramentas voltadas para o gerenciamento de projetos!

Imagine que você acabou de acordar cedo em uma bela manhã de segunda-feira para trabalhar. Então você realiza aquelas ações rotineiras como: tomar banho, trocar de roupa, tomar café da manhã, pegar o transporte… Não nos damos conta mas cada uma dessas ações seguem uma sequência  para atingir um objetivo que, nesse caso, é ir para o trabalho.

Tá, mas o que isso tem a ver com o EAP?

Tem tudo a ver! primeiro vamos entender o que é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) e para que ela serve…

Segundo PMBOK® (2013), a EAP “é a decomposição hierárquica do escopo do trabalho a ser executado pela equipe de projetos afim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas requeridas.”

Ou seja, é uma técnica que consiste em colocar em ordem hierárquica as tarefas a serem realizadas pois  muitas vezes dependem de outras, isto é, a não realização de uma poderá acarretar na impossibilidade da outra de ser realizada.

E qual o objetivo disso?

Slack (2015) diz que “a maioria dos projetos é muito complexa para ser planejada e controlada efetivamente a menos que sejam primeiramente desmembrados em partes gerenciáveis,”

Um projeto é algo que, dependendo de sua complexidade, envolve muitas variáveis. Sendo assim, a EAP tem papel fundamental para o sucesso do projeto pois é implantada na fase de planejamento porém segue sendo utilizada por quase todo o ciclo do projeto, permitindo à equipe de projetos não só a visualização/controle de forma geral de todas as tarefas e entregas, como facilitar por exemplo uma necessária atualização de forma mais efetiva.

Como é realizado?

Segundo Valeriano (2015), desenvolvida na fase do planejamento, a EAP é criada a partir de três partes: Entradas, ferramentas e técnicas e saídas.

Vamos abordar aqui apenas a técnica de decomposição.

Essa técnica consiste em aplicar sobre o escopo do projeto uma divisão de forma hierárquica que são denominadas “entregas” e a divisão dessas entregas nos chamados “pacotes de trabalho”, que é o nível baixo da EAP e onde as tarefas são realizadas, além disso, é onde se define os custos e durações do tempo.

Digamos que eu queira decompor em uma EAP a minha rotina matinal…

Primeiro, eu identifico o meu objetivo: Sair de casa para ir ao trabalho.

Depois eu vou decompondo em forma de uma árvore ramificada as tarefas seguintes que são denominadas “entregas”,  no nosso exemplo poderiam ser: Higiene e Alimentação

Por fim, eu decomponho mais uma vez as ações nos chamados “pacotes de trabalho”.

> Higiene: Tomar banho, vestir as roupas e seus itens necessárops

> Alimentação: Preparar o sanduíche, fazer o café e seus itens necessários

Conforme a figura 1 abaixo:

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Figura 1 – EAP “Sair de casa”/ Fonte: Própria (2017)

Os benefícios

Organizando desta forma, conseguimos ter clareza em todas as ações que devemos realizar e podemos controlar com maior eficiência para que as entregas sejam realizadas respeitando prazos, custos e qualidade.

Algo muito comum no gerenciamento de projetos é necessidade de mudança no escopo do projeto, na qual impacta diretamente na EAP e suas entregas. Com esta técnica, podemos por exemplo rever uma tarefa que não seja crítica afim de cumprir o cronograma. No nosso exemplo, poderíamos deixar de tomar o café da manhã… ( alguns podem cortar o banho se preferirem) afim de não perder aquele ônibus que só passa de 30 em 30min.

Concluindo…

A EAP é uma poderosa ferramenta para o gerenciamento do projeto. Realizando-a com eficiência, auxilia a equipe de projetos na identificação de tarefas não críticas permitindo que sejam realizadas alterações no escopo do projeto, assim como controlar o andamento de cada tarefa, o colaborador responsável, os custos e o cronograma.

 

Referências Bibliográficas

PORTAL INDUSTRIA HOJE. O que é e como utilizar uma estrutura analítica de projetos. Disponível em: <http://www.industriahoje.com.br/o-que-e-e-como-utilizar-uma-estrutura-analitica-de-projetos-eap&gt;; Acesso em 29/03/2017

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (Guia PMBOK). Saraiva; Edição: 5ª (19 de dezembro de 2012).

SLACK, N., BRANDON-JONES A. and JOHNSON R.. Administração da produção. Atlas; 4ª ed 2015.

VALERIANO, D. Moderno Gerenciamento de Projetos – 2ª Ed, Pearson – São Paulo, 2015.