Dos inúmeros projetos que são realizados ano após ano em todo o mundo, 30% desses não atingem os objetivos desejados, segundo o site projectbuilder. Mas o que faz isso acontecer? Por que projetos que pareciam promissores vão por água a baixo?

Para saber algum dos maiores erros cometidos em projetos, vamos começar entendendo o que é um projeto. A definição para o PMBOK é:

“Projeto é um esforço temporário para criar um

serviço ou produto ou resultado exclusivo. Para tal

necessita de objetivos claros, parâmetros de

mediação (o que não se pode medir, não se pode

melhorar), datas de início e término que atendam

os requisitos das partes interessadas (stakeholders)”

Ou seja, projeto é um conjunto de atividades que relacionadas irão resultar em algo, seja ele um produto, um serviço ou algo intangível; o projeto tem início e fim definidos, tal como também prazos, custos e escopo pré-determinados.

Ao planejar um projeto, todas as pessoas que fazem parte dele precisam estar cientes do objetivo final deste e saber qual é o seu papel para que se consiga atingir estes objetivos e, para que isso aconteça, é preciso ter uma equipe unida e que saiba se comunicar.

   Com isso, nota-se um dos principais erros…

a falta de comunicação

A comunicação é um dos pontos-chave para o projeto atingir a sua meta, ou seja, uma boa comunicação entre os integrantes da equipe, o cliente e os stakeholders é um passo para o sucesso de um projeto. Para o PMI (Project Management Institute) a comunicação entre os stakeholders é um ponto crucial para se conseguir atingir os objetivos, estratégias e ações planejadas.

E para que isso aconteça não é preciso ter várias reuniões, mas sim encontros que acrescentem ou gerem soluções para o projeto, seja dando feedback, seja expondo novas ideias, seja encontrando respostas para determinados erros.

Além desse problema enfrentado, outros dois também são de igual importância…

… Gold Plating

Esse acontece quando a equipe do projeto, ou parte dela, decide incrementar ao produto final novas melhorias para impressionar o cliente, a ideia de poder dispor a ele esse upgrade e, portanto, agrada-lo é boa, porém esse é um erro que pode aumentar custos e o tempo de término do projeto, além de o cliente ficar insatisfeito e perder sua confiança por apresentar um produto final que não foi solicitado.

Para evitar o gold plating basta o gerente criar normas para o controle das alterações que serão feitas no escopo e que, se não forem solicitadas pelo cliente ou revisadas pelo mesmo, não terão o aval para a implementação.

… Scope Creep

Na maioria dos projetos há mudanças em seu escopo para melhor adaptá-lo a situação atual, contudo se essas mudanças não forem documentadas, podem fugir do controle e assim estourar gastos e prazos. Algumas vezes, a equipe de projeto e/ou o gerente podem pensar que a felicidade do cliente é o fator fundamental, porém há inúmeros outros fatores envolvidos nesta questão como por exemplo prazos a serem cumpridos, documentação necessária e custos extras.

A solução para o scope creep é ter um monitoramento periódico do escopo para que cada mudança possa ser analisada e documentada. Além disso, conversar com o cliente e revisar todo o escopo antes de começar qualquer mudança a ser colocada em prática, faz com que deixe claro para ambas as partes o que será feito.

Sabendo evitar estes e outros erros que possam acontecer que atrapalham o andamento do projeto e utilizando das soluções apresentadas, a chance do seu projeto atingir os objetivos é maior. Portanto ter normas para mudanças de escopo e entrosamento na equipe são alguns dos diferenciais para quem quer atingir a meta final e obter o sucesso desejado.

Além disso, saber como, quando e com quem se comunicar pode fazer com que o seu projeto esteja claro para todos os stakeholders e que não haja falta de esclarecimento quanto  as modificações que possam existir no escopo atual e, com isso, a porcentagem do projeto não atingir seus objetivos diminui.

Referências Bibliográficas:

AVELLAR E DUARTE. Definição de projeto. Disponível em: <http://www.avellareduarte.com.br/contextos/definicao-de-projeto-2/&gt;. Acesso em: 10 Mar. 2017

BRASIL PMI. O que é gerenciamento de projetos?. Disponível em: <https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx&gt;. Acesso em: 10 Mar. 2017

ESPINHA, Roberto Gil. 4 erros mortais que você deve evitar na gestão de projetos. Disponível em: <http://artia.com/blog/4-erros-mortais-que-voce-deve-evitar-no-gerenciamento-de-um-projeto/&gt;. Acesso em: 12 Mar. 2017

ESPINHA, Roberto Gil. Como evitar os erros mais comuns na gestão de projetos de TI. Disponível em: <http://artia.com/blog/como-evitar-os-erros-mais-comuns-no-gerenciamento-de-projetos-em-ti/&gt;. Acesso em: 13 Mar. 2017

GERVAZONI, Thiago Pastorello. Conceitos básicos de gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.linhadecodigo.com.br/artigo/1167/conceitos-basicos-de-gerenciameto-de-projetos.aspx&gt;. Acesso em: 12 Mar. 2017

KNIGHT, Joe; THOMAS, Roger; ANGUS, Brad. Battle scope creep in your projects. Disponível em: <https://hbr.org/2013/06/battling-scope-creep-in-your-p&gt;. Acesso em: 28 Mar. 2017

LIMA, Daniella. Os 10 erros mais comuns no gerenciamento de projetos. Disponível em: <http://www.devmedia.com.br/os-10-erros-mais-comuns-no-gerenciamento-de-projetos/33419&gt;. Acesso em: 12 Mar. 2017

MAZUCO, Vitor. 7 erros comuns de gerenciamento de projetos – e como evitá-los. Disponível em: <https://www.escolalinux.com.br/blog/7-erros-comuns-de-gerenciamento-de-projetos-e-como-evita-los&gt;. Acesso em: 12 Mar. 2017

MIKOSZ, Marcelo. O que é scope creep e gold plating e como evitá-los. Disponível em: <http://rw1tecnologia.com.br/o-que-e-scope-creep-e-gold-plating-e-como-evita-los&gt;. Acesso em: 13 Mar. 2017

PROJECT BUILDER. Conheça os erros mais comuns ao gerenciar projetos e como evitá-los. Disponível em: <http://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/blog-gestao-de-projetos/conheca-os-erros-mais-comuns-ao-gerenciar-projetos-e-como-evita-los&gt;. Acesso em: 10 Mar. 2017

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Essential role of communications. Disponível em: <http://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse/essential-role-communications&gt;. Acesso em: 28 Mar. 2017

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos (guia PMBOK). Saraiva; Edição: 5ª (19 de dezembro de 2012).

SABINO, Gabriela. Gold plating em projetos. Disponível em: <http://www.radardeprojetos.com.br/2015/02/gold-plating-em-projetos.html&gt;. Acesso em: 13 Mar. 2017

Anúncios