No atual cenário de crise que assombra o Brasil, as empresas estão cada vez mais repensando a forma de como está investindo e buscando sempre fazer mais com menos. Pensando neste cenário, como será possível tirar proveito de um cenário tão complicado e estabelecer vantagens competitivas no mercado?

O impacto da gestão de projetos

O gerenciamento de projetos é caracterizado por cinco etapas: início, planejamento, execução, controle e encerramento. Obedecendo as etapas do gerenciamento de projetos, é possível dizer que o projeto tem maiores chances de chegar ao sucesso e deixando seus stakeholders satisfeitos com o resultado.

De acordo com Vargas (2009), o gerenciamento de projetos oferece diversas vantagens para as empresas, tais como:

  • Redução de imprevistos durante a execução dos trabalhos, devido ao processo de documentação e compartilhamento de lições aprendidas;
  • Permite o desenvolvimento de diferenciais competitivos e novas técnicas com alto valor agregado, através do desenvolvimento de metodologias adaptadas para nichos de negócio específicos, baseadas nas melhores práticas utilizadas no mundo todo;
  • Antecipa as situações desfavoráveis que poderão ser encontradas, para que ações preventivas e corretivas possam ser tomadas antes que essas situações se consolidem como problemas;
  • Adapta o trabalho ao mercado consumidor e ao cliente;
  • Agiliza as decisões, já que as informações estão estruturadas e disponibilizadas;
  • Documenta e facilita as estimativas para futuros projetos; e
  • Oferece uma importante ferramenta de compartilhamento de conhecimento organizacional para toda a instituição.

Inovação

No atual mundo contemporâneo, uma organização adotar a metodologia de gestão de processos já a torna um diferencial competitivo. No entanto, o mercado atual está em constante mutação e exige mudanças constantes na organização para a sobrevivência e sucesso da mesma. A inovação está na pauta da maioria das empresas como fator de sobrevivência por conta do atual momento de crise, por essa razão as empresas estão trabalhando para que na fase de iniciação seus projetos prioritários (aqueles que agregam mais valores ao cliente) tenham eficiência e inovação.
Estratégias para a inovação

 

Iluminação LED Porto MaravilhaFigura 1 – Iluminação pública inteligente

Para exemplificar o cenário atual de projetos inovadores, podemos citar o projeto da Prefeitura do Rio de Janeiro de luminárias de LED combinada com sensores e softwares, o projeto foi destaque no evento de Infraestrutura na Casa Rio, maior programa de desenvolvimento de negócio do país. A utilização de luminárias LED com sensores e softwares oferece uma maneira inovadora de reunir e analisar dados, e claro, uma grande economia no consumo de energia para a cidade, reduzindo em até 50% e oferecendo uma maior vida útil e descarte mais sustentável por não conter mercúrio.

 

Etapas do Projeto

etapasFigura 2 – Grupos de Processos do Gerenciamento de Projetos / Fonte: PMI (2013)

 

Concepção

Segundo o livro “Made to Stick”, os princípios para inovar um projeto são:

Simplifique

O projeto tem que ser simples e para ser simples, é preciso encontrar a sua essência, isto é, eliminar elementos supérfluos e superficiais, bem como outros aspectos que sejam importantes, mas não os mais importantes. Além de buscar o essencial, o projeto deve ser compacto.

Surpresa

O projeto precisa gerar interesse e curiosidade, abrindo lacunas no conhecimento das pessoas, para depois, preenchê-las. Projetos inovadores precisam ser inesperados, atrair a atenção das pessoas e fazê-las pensar.

Concretude 

Quanto mais concretos forem os objetivos do projeto maiores são as chances de ser inovador. Isso se deve, em grande medida, à capacidade de nosso cérebro de fazer conexões que nos permitem recordar de dados concretos. Precisamos construir projetos que tenham sentido prático.

Credibilidade 

Esse quarto princípio trata da seguinte questão: como fazer as pessoas acreditarem em nossos projetos? Ter uma autoridade que as sustente pode ser importante, mas o fato é que os projetos devem adquirir credibilidade por si próprios.

Sentimentos 

Para os projetos serem inovadores, as pessoas precisam se importar com eles. Desafio, nesse terreno, é descobrir a emoção certa a ser associada ao projeto. Para fazer com que as pessoas se importem, é preciso não criar barreiras à sua capacidade de sentir.

Relatos

Contar histórias é um mecanismo poderoso para fazer as pessoas agirem sobre nossos projetos, pois ao escutá-las, entramos numa espécie de simulador de voo mental. Quando nos deparamos com aquela mesma situação no ambiente físico fica mais fácil agir.

É importante saber que todos esses princípios podem ser usados para a fase de iniciação de um projeto inovador.

 

Planejamento

Na fase de planejamento, as informações requerem um nível de detalhes maior, assim como é estabelecido em qualquer gerenciamento de projetos, se o projeto está nesta etapa significa que ele foi aprovado e os stakeholders acreditam que o projeto irá gerar resultados. No modelo de planejamento, é necessário estruturar um bom plano que leve o projeto ao sucesso, é possível destacar algumas atividades nesta fase como:

  • Detalhamento das metas e objetivos a serem alcançados;
  • Definição do gerente do projeto;
  • Programação das atividades e elaboração de cronograma para a execução das atividades previstas;
  • Determinação dos resultados tangíveis a serem alcançados durante a execução do projeto;
  • Programação dos recursos financeiros, humanos e materiais;
  • Delineamento dos procedimentos de acompanhamento e controle do projeto;
  • Estruturação do sistema do projeto.

Para um projeto inovador, é muito importante contar com uma boa equipe de profissionais, já que eles que vão executar as ações propostas do projeto. Portando, o entendimento deles com a ideia, compreensão do projeto e a eficiência da implantação vão determinar o sucesso ou não do projeto. O gestor de projeto além de gerenciar uma ideia e a sua aplicação na prática, ele também será o responsável por gerir a equipe do projeto. Um gestor de projetos inovador motiva e tira o melhor de cada membro da equipe, o papel de liderança será essencial para o sucesso do projeto.

 

Execução

Durante a fase de execução, o foco é executar o que foi planejado e documentado, podendo destacas as seguintes atividades:

  • Verificação do escopo;
  • Comunicação entre os participantes do projeto;
  • Disponibilidade de recursos;
  • Mobilização das equipes, materiais e equipamentos;
  • Controle da qualidade dos procedimentos;
  • Monitoramento do emprego dos recursos;
  • Geração e reprogramação de atividades necessárias.

 

Controle

Normalmente acontece ao mesmo tempo que a fase de execução, é a fase que vai assegurar que o projeto está se desenvolvendo de acordo com o planejado e nesta fase será necessário medir o desempenho para auxiliar na tomada de decisão do gerente do projeto. Nesta fase é possível realizar correções e redefinições, por meio dos seguintes métodos:

  • Monitoramento dos processos;
  • Análise das distorções;
  • Apresentação de soluções;
  • Replanejamento do projeto, se necessário.

 

Encerramento

Nesta fase final do projeto, é necessário ter a certeza de que todas as metas foram atingidas e avaliar o desempenho final do projeto. Deve existir uma documentação onde consta as experiências com o desenvolvimento do projeto que possa contribuir futuramente para a organização.

 

Considerações finais

O conhecimento e as práticas de gestão de projetos corretamente aplicados podem oferecer vantagens competitivas para a organização, mas o que é fundamental é o quanto inovador é o projeto a ser implementado. No atual cenário é importante fazer mais com menos de forma sustentável visando sempre as necessidades dos clientes e os custos a serem reduzidos. Neste sentido, o papel de liderança do gestor de projetos é muito importante para obter melhores resultados motivando sua equipe e tornando a equipe mais produtiva.

 

Referências Bibliográficas

Chip Heath, Dan Heath. Ideas que colam: Por que algumas ideias pegam e outras não

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A guide to the project management body of knowledge. 5 ed.. Newtown Square: Project Management Institute, 2013

Senai/PR. Elaboração de Projetos Inovadores na Educação Profissional

VARGAS, Ricardo Viana. Manual Prático do Plano do Projeto. 4 ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2009.

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