É possível enumerar diversas justificativas do porquê um projeto atrasa. Saber gerenciar o tempo do seu projeto é onde tudo se encaixa para alcançar o prazo estimado. Portanto abordaremos as melhores práticas de como utilizar e a importância do Gerenciamento do Tempo na rotina dos Gerentes de Projetos.

Para entender melhor sobre como gerenciar o tempo do seu projeto, primeiro precisamos saber o que é um projeto. Segundo o PMBOK® (PMI, 2013): “Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e um término bem definido”.

O gerenciamento do tempo ou prazo significa realizar processos necessários que se devem realizar ao longo do projeto aos cuidados da gestão, desde planejamento até a entrega final do projeto para que seja finalizado no prazo estimado.

A pergunta chave, em relação ao tempo de execução dos projetos, que é feita é: “Por que quase nenhum projeto consegue terminar no prazo previsto?”.

Os motivos para que as etapas da execução saiam do cronograma são variados. Eventualmente, os projetos podem atrasar por fatores externos, que fogem ao controle da empresa. No entanto, as principais causas alegadas para atrasos são fruto de problemas no gerenciamento e execução, dependendo somente da equipe envolvida para que sejam evitados. Os problemas com os atrasos também acontecem na fase de planejamento, pois se é feita uma “previsão” do tempo necessário para realização do projeto. Sabemos que as “previsões”, como o próprio nome indica, é um prazo estimado ou planejado, ou seja, corre-se o risco de não acontecer exatamente como planejado e até mesmo os especialistas em planejamento estão a mercê deste risco.

Alguns processos podem ser utilizados como boas práticas para tentar alcançar o planejado. De acordo com o PMBOK® (PMI, 2013) os processos principais para gerenciar um projeto sem atrasos são:

  • Planejar o gerenciamento do cronograma;
  • Definir as atividades;
  • Sequenciar as atividades;
  • Estimar os recursos das atividades;
  • Estimar as durações das atividades;
  • Desenvolver o cronograma;
  • Controlar o cronograma.

Cada um desses processos contendo suas entradas, ferramentas, técnicas e saídas. O primeiro passo então seria o processo de planejar como se vai gerenciar o cronograma, para obter orientação e instrução sobre gerenciamento ao longo do projeto. Através do apoio de uma opinião especializada com informações históricas sobre projetos passados similares, fazer uso de técnicas analíticas (metodologias, abordagens, software para gerenciar o projeto) e realizar reuniões de planejamento para desenvolver o plano de gerenciamento.

Ao definir as atividades pode ser utilizada uma técnica de decomposição para dividir e subdividir o escopo do projeto e suas entregas em partes menores para facilitar o controle e gerenciamento.

Saber sequenciar as atividades e utilizar suas técnicas é de extrema importância para o seu planejamento, pois vincular os predecessores e sucessores, com exceção do primeiro e do último, corretamente ajudará a criar um cronograma realista. Podendo fazer o uso do Método do Diagrama de Precedência (MDP) para mostrar logicamente a sequência em que as atividades devem ser executadas.

5b975a5f-1eb8-481e-aad6-e31a334bba6a
Figura 01: Exemplo do Método do Diagrama de Precedência (MDP)

 

Ao estimar recursos das atividades o gerente do projeto irá ter uma visão de todo material, pessoas ou equipamentos que irá ser necessário para realização de cada atividade. Tendo essa visão poderá planejar e prever quando precisará de budget e como alocá-lo em cada atividade.

Estimar as durações de cada atividade será a mais precisa previsão que terá que ser feita através de histórico de projetos passados, brainstorming ou outras técnicas. É a partir destas estimativas que será visto se o escopo do projeto irá se encaixar com o prazo dado pelo cliente. Entender e conversar com a equipe que  realizará aquela atividade é fundamental para identificar se a duração estimada está correta e para verificar como é possível otimizar o tempo para realização da atividade.

Desenvolver e controlar o cronograma é a parte onde se demanda  mais organização e administração, em que coloca-se tudo que foi identificado nos processos anteriores em um cronograma, tendo assim uma interseção de sequências, recursos, durações e disponibilidades. A partir daí, deverá se iniciar o monitoramento e gerenciamento de mudanças para tomar medidas preventivas para que não atrase o projeto. Um método que ajuda encontrar os gargalos e folgas entre atividades é o Método do Caminho Crítico. Verificando assim suas atividades críticas que são aquelas que possam prejudicar o prazo do projeto, pois tem folga zero.

00611e5d-7e41-40e6-ac2c-a53c80d00cbc
Figura 02: Exemplo do Método do Caminho Crítico.

A gestão do tempo e sua importância se tornam imprescindível no dia a dia dos gerentes de projetos. Por requerer uma disciplina e um alto controle, permite corrigir em tempo hábil os possíveis problemas com prazos, objetivando impedir que se tornem graves e, muitas vezes, irreversíveis no decorrer da execução dos projetos. Tais problemas podem comprometer, por exemplo, o orçamento do projeto e/ou atrasar a entrega do produto ou serviço final ao cliente.


Referências Bibliográficas:

PMI – Project Management Boby of Knowledge – 5a. ed – Project Management Institute – EUA, 2013.

MARQUES DA SILVA, LUCAS. A importância do gerenciamento do tempo nos projetos. Disponível em: <http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/409>
Data de acesso: 22/03/2017

 

Anúncios