Por que alguns projetos bem planejados e executados dão errado?

Segundo Kerzner (2006),  O sucesso de um projeto é definido pela capacidade do seu planejamento e execução.

Muito se discute a respeito da importância da definição de etapas de um planejamento que pretenda garantir um retorno exitoso em Gerenciamento de Projetos, porém a discussão deve também se estender aos grandes detalhes por trás do triunfo de cada etapa.

Para isso, será abordadas a seguir o impacto de uma comunicação bem-sucedida quando aplicada à esta fase do gerenciamento de projetos.

 

Qual a importância do planejamento e o sucesso de um projeto?

Para Chiavenato (2008), o planejamento tem o objetivo de tomar decisões mediante a previsão de resultados através de uma simulação de repercussões, enquanto Orlickas (2010) afirma que o planejamento mira antecipar possíveis erros e destacar os facilitadores de tomada de decisão.

O sucesso dos projetos realizados por uma empresa está diretamente ligado à sua sobrevivência e conquista de mercado, sendo a sua conclusão (bem sucedida) um fator determinante.

Esta revolução cultural de mercado é devido ao impressionante poder das finanças internacionais que marcou a economia mundial no final do último século. Iniciado nos anos 70, a necessidade dos governos nacionais em gerenciarem suas dívidas crescentes agravaram a dependência do mercado financeiro privado, que ainda se favoreceu pelas novas tecnologias de informação e pela descontrole dos negócios financeiros a partir dos anos 80. Esse contexto econômico tornou as empresas privadas capacitadas para operar em tempo continuo mudando o cenário de uma vez por todas. Em virtude desta mudança, as empresas buscaram continuamente a otimização de seus rendimentos em proporções mundiais definindo padrões de atuações que geravam resultados mais satisfatórios. (Mattoso, J e Pochmann, M, 1998).

Seguindo esta mesma orientação, pode-se chegar à atual conjuntura, onde as empresas se arriscam no cenário mercadológico, as metodologias de execução, investimento, e melhoria contínua ganham força perante à evolução das formas de trabalho e agressividade da concorrência.

Por exemplo, uma empresa voltada para a produção de tecnologia, um dos mercados mais acirrados e rigorosos da atualidade, deve ter um planejamento focado em excelência de performance para se manter estabelecida, levando em consideração as tendências de mercado, condições econômicas do público alvo, histórico de vendas, necessidade de novos investimentos, estratégia e projeção futura.

Para assegurar este espaço de atuação e lucro, as instituições têm apostado cada vez mais em profissionais qualificados e tecnologias, porém mesmo com o cumprimento de um roteiro competente e mão de obra capacitada, muitos projetos ainda são condenados ao fracasso ou não atingem os resultados esperados.

 

O que acontece na transição das etapas de um planejamento de um projeto?

No decurso de realização de um projeto que possui início e prazo de encerramento, as fases do planejamento como análise do cenário As Is, definição de objetivos e estratégias, levantamento de recursos, implementação e controle podem ser desempenhados por pessoas diferentes, e não esporadicamente é possível identificar inconsistências de trabalho que possam comprometer o resultado final.

E isso é um sério e típico problema de comunicação!

Para amenizar ou eliminar o efeito negativo nesta troca, recomenda-se uma reciclagem e contínua observação na forma de gestão de comunicação interna da empresa, implementando sistemas de gestão de desempenho e a prática do feedback.

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Figura 01: Ciclo de Vida da Informação – Fonte: da autora

A importância da Comunicação Interna no Planejamento.

Algumas companhias notaram o potencial da melhoria de comunicação, que é constantemente associado à facilitação da execução de projetos e a busca pela vantagem competitiva. Como esta é uma tendência recente de investimento, muitas empresas ainda resistem em absorver seus benefícios, principalmente quando esses vêm acompanhados de uma necessidade de dedicação de orçamento para sua implementação, e muitos gerenciadores ainda levam em consideração apenas resultado a curto prazo.

A comunicação é uma ferramenta de intercâmbio de informação e sua aplicação exerce um papel crucial no andamento do planejamento. Uma vez bem realizada, ela será uma grande aliada para os negócios, porém uma vez negligenciada, problemas como gastos não orçamentados, conflito de execução de tarefa e até falta de definição substancial de delegação de responsabilidades podem levar a disfunções executivas sequentes.

Em seu livro “Strategic Project Management Made Simple – Practical Tools for Leaders and Teams.” (2009), Schmidt, escritor e coach em gestão de projetos, menciona a importância do investimento em treinamentos de conscientização interna em uma corporação para disseminar o conhecimento e eliminar gargalos de operação ou colaboração. Segundo ele, muitas empresas não enxergam a dimensão do seu impacto até que estejam fora da disputa pela parcela de negócio.

Um recente estudo elaborado pelo Project Management Institute (PMI) em 2013 endossa a tese de Terry, constatando que uma má comunicação leva à falha de um projeto por cerca de 33% das vezes.

A Figura 2 retrata o diagrama de satisfação dos clientes, de acordo com a teoria das expectativas-confirmação (Festinger, 1957).

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Figura 02: Teoria da expectativa-confirmação – Fonte: Bhattacherjee (2001)

 

Essa tese afirma que uma estrutura centrada na satisfação do cliente está enraizada na teoria da dissonância cognitiva, onde os processos de adquirir informação e conhecimento não necessariamente são o mesmo. Do ponto de vista dos funcionários envolvidos em projetos empresariais, essa teoria descreve a expectativa como fator diretamente relacionado à motivação e desempenho. Uma vez que a comunicação seja falha, ambas expectativas são descontinuadas, na estrutura interna e no mercado.

Para alcançar uma vantagem competitiva sustentável, a pesquisa de influência da comunicação em resultados satisfatórios, também realizada pelo Project Management Institute (PMI, 2017), identificou as relações inter-organizacionais como um dos recursos mais importantes na indústria, diretamente associada a empresas de sucesso, onde uma relação inter-organizacional eficiente contribui para a promoção e utilização de informações entre colaboradores, clientes e fornecedores, a fim de esclarecer corretamente as necessidades do negócio e alcançar seus objetivos. (Han, Lee, Chun, & Seo, 2013).

 

Então como melhorar a comunicação para otimizar resultados?

Recentemente têm se observado o crescimento de procura de empresas por consultorias especializadas no assunto, que podem levar à uma mudança organizacional satisfatória. Além desta alternativa, é importante promover com frequência treinamentos internos destinados às equipes operacionais e estabelecer uma relação de proximidade com setores que atuam em parceria dentro de uma organização, permitindo a familiaridade entre suas atividades. Centralizar a informação em um meio de divulgação comum também se mostra eficiente para atingir um maior número de público envolvido. Por fim, é recomendável estabelecer um canal de interatividade entre gestores, líderes e colaboradores, onde é possível avaliar o índice de compreensão das informações que estão sendo transmitidas, além de incentivar a formulação de novas ideias.

Uma empresa munida de uma comunicação inteligente pode reverter este benefício em uma equipe mais motivada, resultados e rendimentos financeiros que se alinham com os interesses dos steakholders e qualidade de serviço ao consumidor (Celuch et al., 2011; Claycomb & Frankwick, 2004).

Como em todos os processos da evolução da sociedade, é legítimo afirmar que a dimensão da comunicação faz parte do processo natural da vida, define as relações interpessoais e também se faz presente e necessária nos modelos de negócio. Após sintetizar todas essas informações, como você acredita que a comunicação pode melhorar os resultados e o ambiente de trabalho na sua empresa?

 

Referências Bibliográficas:

BHATTACHERJEE, A. Understanding information systems continuance: An expectation-confirmation model. MIS Quarterly, Pag 25(3), 351-370, 2001

CELUCH, K., BANTHAM, J. H., & KASOUF, C. J. The role of trust in buyer-seller conflict management. Journal of Business Research,  Pg64(10), 1082-1088, 2011

CHIAVENATO, I. Planejamento e Controle da Produção. 2, ed. Manole 2008

FESTINGER, L. A Theory of Cognitive Dissonance. Stanford University Press. 1957

HAN, H.-S., LEE, J.-N., CHUN, J. U., & SEO, Y.-W. Complementarity between client and vendor IT capabilities: An empirical investigation in IT outsourcing projects,  2013.

KERZNER, H.R. Gerenciamento de Projetos – Uma Abordagem Sistêmica para Planejamento, Programação e Controle. ed Blucher 2006

MATTOSO, J E POCHMANN, M. Mudanças estruturais e trabalho no Brasil. Economia e Sociedade, Campinas 1998

ORLICKAS, E. Modelos de Gestão: das Teorias da Administração À Gestão Estratégica. 1, ed. Intersaberes (2010)

PMI – PROJECT MANEGEMENT JOURNAL, Vol. 48, No. 1, 81-99. Influence of Communication on Client Satisfaction in Information System Projects. 2017

SCHMIDT, T. Strategic Project Management Made Simple – Practical Tools for Leaders and Teams. ed Kindle, 2009.

 

 

 

 

 

 

 

 

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