Entenda o conceito de Ciclo de Vida de Projetos e como organiza-lo para uma melhor gestão em seus projetos.


A ideia de ciclo de vida pode ser usada em diferentes âmbitos, Segundo Al-Chueyr (2007), na biologia pode ser definido como o conjunto de transformações por que podem passar os indivíduos de uma espécie para assegurar a sua continuidade. Já no marketing refere-se ao conceito de ciclo de vida para avaliar as situações de um produto no mercado. Posto isto, um produto passa por diversas etapas desde o seu nascimento até ao seu fim. Já o livro Project Management Institute (2008)  define o ciclo de vida de um projeto como um conjunto de fases pelas quais um projeto passa, do inicio ao término. Normalmente essas fases possuem uma ordem e são compostas por uma serie de atividades relacionadas de uma forma lógica, o término é estabelecido pela entrega de um ou mais produto ou serviços concretos e verificáveis.

Pulse of the Profession é uma pesquisa de projetos anual feita pelo PMI, e relata que as taxas de sucesso do mesmo estão subindo. Mais projetos estão cumprindo metas originais, intenção comercial e sendo concluído dentro do orçamento. Há um declínio de 20 por cento em dólares desperdiçados devido a falhas.

Os projetos podem se diferenciar de acordo com seu tamanho e complexidade, existe uma estrutura genérica que é muito utilizada para a comunicação e visualização quando é necessário ter detalhes do projeto. Porém não se pode confundir com grupos de processos de gerenciamento de projeto, pois um processo é uma ação continua, ou seja, pode se repetir em cada fase. Essa estrutura genérica é composta pelo início do projeto onde se define o gerente responsável pelo mesmo com autoridade e responsabilidades. Outro nível é a organização e preparação que nada mais é do que o plano de gerenciamento do projeto, levando em consideração que precisa de uma equipe para conseguir atingir os objetivos dessa fase. A execução do trabalho que o nome já diz colocar todos os pontos avaliados da fase anterior em pratica e a ultima fase que é o encerramento que seria a entrega do projeto e o arquivamento dos documentos do mesmo.

O Pulse of the Profession (PMI, 2015) mostrou no passado que ainda é verdadeiro: quando as práticas comprovadas são implementadas, os projetos são mais bem-sucedidos. Ao mesmo tempo, a definição de sucesso está evoluindo. As medidas tradicionais de escopo, tempo e custo não são mais suficientes, e a capacidade dos projetos para entregar o que eles se propuseram fazer, os benefícios esperados é tão importante. Assim, pela primeira vez, quando chega o seu término é possível analisar os níveis de maturidade de realização e de benefícios além das medidas tradicionais.

Os impactos com base no tempo decorrido do projeto estão relacionados com os custos que no inicio é relativamente baixo, aumentando durante a realização do projeto e normalmente tem uma queda repentina no término. Outro impacto importante são os riscos e as incertezas, assim que você começa um projeto são considerados altos, pois você tem diversos fatores que podem atrapalhar o andamento do mesmo, porém diminui conforme o andamento e realização de cada fase e com as entregas aceitas pelos clientes. E o que seriam essas fases? Um conjunto de atividades que são utilizadas para facilitar o entendimento, a gestão e conseguir ligar as outras operações institucionais do projeto, a conclusão de uma fase é determinada pela entrega ou finalização de um determinado trabalho. Toda entrega deve ser concreta e de fácil identificação, como por exemplo, entrega de relatórios confeccionados ou entregas de cronogramas.

Segundo Ralph Keeling (2012), é de extrema importância as organizações fortalecerem as conversas sobre os benefícios da gestão de projetos e seu valor como uma competência estratégica que pode reduzir o risco, reduzir custos e melhorar as taxas de sucesso. O foco tem que está na realização de benefícios: como ganhar, entregar e sustentar o valor que os projetos oferecem.

O ciclo de vida essencial de um projeto deve incluir a iniciação que segundo seria identificar as necessidades, definir os objetivos, buscar alternativas, verificar os riscos que nessa fase são grandes como foi explicado anteriormente, autorização do projeto é muito importante nessa fase, pois sem ela fica difícil dar seguimento ao mesmo. Logo depois vem o planejamento que tem que dar uma definição e refinar os objetivos e as atividades, desenvolver os orçamentos e os cronogramas, desenvolver os planos de gerenciamento de comunicação, risco e de qualidade, e elaborar o plano de projeto. Na execução é importante o cumprimento das atividades planejadas, realizar as aquisições necessárias, entregar os produtos intermediários, verificar a qualidade do projeto e a aprovação do resultado. O controle é um acompanhamento que é feito em paralelo com as fases para garantir que as metas do projeto sejam atingidos. A fase final é a etapa da entrega dos resultados, encerramento das atividades, avaliação do projeto e o arquivamento dos documentos do mesmo.

Portanto o ciclo de vida de um projeto é indispensável, questões simples, se forem utilizadas de forma correta, definem o êxito de um projeto, especialmente se respeitar cada fase de maneira independente. O entendimento das fases do ciclo de vida pode garantir muitas vantagens, é possível avaliar o que realmente foi realizado no projeto, a situação do projeto ate o momento ajuda a não se perder e identificar a que ponto exato se encontra, identificar as mudanças e o que está atrapalhando a conclusão de cada fase. Visualizar algumas particularidades comuns e que tem importância, que ajuda a refletir sobre as tomadas de decisão ao longo do projeto. Lembrando que quando uma fase é ignorada as consequências vêm logo em seguida, iniciando uma serie de problemas em cadeia.

 

Referências Bibliográficas:

 AL-CHUEYR, Lilian. Filosofia e Historia da Biologia 2. 2ª edição, 2007.

KELLING, Ralph. Gestão de projetos: uma abordagem global. 2ª edição, 2012.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A guide to the project management body of knowledge. 5 ed.. Newtown Square: Project Management Institute, 2013

PMI: Project Management Institute – Pulse of profession, success rates rise – transforming the high cost of low performance. Disponível em https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse; Acesso em: 20 mar.2017.

PMI: Project Management Institute – Pulse of profession, The high cost of low performance – How will you improve business results? Disponível em https://www.pmi.org/learning/thought-leadership/pulse; Acesso em: 20 mar.2017.

 

 

 

 

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